Hvernig á að ræsa skýrsluhjálpina í Access 2016

Skýrsluhjálpin krefst nokkurra fleiri ákvarðana frá þér en Skýrslutólið, en það er sveigjanlegra en skyndiskýrslutólið. Hér fer það:

Í gagnagrunnsglugganum þínum, smelltu á Búa til borðann og smelltu síðan á Report Wizard hnappinn. (Það er þarna í skýrsluhlutanum í flipanum.)

Skýrsluhjálparglugginn birtist og listar alla reiti í virku töflunni. Þú finnur einnig fellilista þar sem þú getur valið aðrar töflur og fyrirspurnir og tvo dálka af völdum og tiltækum reitum, sem þú notar til að ákvarða hvaða reitir úr völdum töflu(r) verða notaðir í skýrslunni þinni.

Notaðu Töflur/fyrirspurnir fellilistann til að velja töfluna sem þú vilt byrja á.

Reitirnir úr töflunni sem þú velur birtast í reitnum Tiltækir reitir.

Bættu reitum við skýrsluna þína með því að tvísmella á þá í reitnum Tiltækir reitir.

Með því að tvísmella bætirðu reitunum við valdir reitir reitinn og þeir verða hluti af skýrslunni. Þú getur líka smellt einu sinni á reit og smellt síðan á hnappinn með > tákni á honum.

Endurtaktu skref 2 og 3 fyrir hverja töflu og/eða fyrirspurn í gagnagrunninum sem þú vilt hafa með í skýrslunni. Smelltu á Next til að fara á næstu síðu skýrsluhjálparinnar; smelltu svo á Next aftur.

Ef, á einhverjum tímapunkti, þú vilt bæta við öllum reitum í tiltekinni töflu eða fyrirspurn, smelltu bara á >> hnappinn til að bæta öllum tiltækum reitum við valdir reitir listann.

Með því að smella tvisvar á Næsta er farið framhjá flokkunarspurningum, sem fyrir einfalda skýrslu eru oft óþarfar.

Veldu flokkunarröð fyrir skýrsluna þína - venjulega flokkað á reitinn sem fólk mun nota til að fletta upp upplýsingum í skýrslunni. Smelltu á Next.

Til dæmis, ef skýrslan þín skráir lista yfir starfsmenn, gæti Eftirnafn verið góður kostur. Skýrsla um vörusölu væri gagnleg í vörunúmeri eða vöruheiti röð. Þú getur flokkað eftir fleiri en einum reit, valið allt að fjóra reiti til að raða eftir og annað hvort Hækkandi eða Lækkandi fyrir flokkunarröðina á hverjum reit.

Næst, ef þú hefur valið reiti úr fleiri en einni töflu, ertu beðinn um að velja hvernig þú vilt skoða þá.

Þetta gefur í raun til kynna hvaða tafla er ráðandi eða aðaltafla skýrslunnar. Ef um er að ræða kynninguna hér skaltu velja Viðburðir, sem er sjálfgefið vegna þess að það er taflan sem þú valdir fyrstu skýrslureitina úr.

Annað skref sem birtist ef þú hefur tekið með reiti úr fleiri en einni töflu er sýnt hér að neðan.

Í þessu skrefi velurðu hvernig þú flokkar færslur skýrslunnar. Hér er valið EventType þannig að allir Söfnunarviðburðir eru saman komnir, síðan Fræðsla, svo Fjáröflun, í þessari röð. Til að nota flokkunina, smelltu á heiti reitsins í reitnum til vinstri og smelltu síðan á örina sem vísar til hægri. Þetta setur valinn reit í bláu, fyrir ofan restina af reitunum sem eru í skýrslunni.

Veldu útlit og stefnu úr tveimur settum valhnappa og smelltu á Næsta.

Skipulagsvalkostir (töflur eða dálkar) eru einfaldar - þú vilt annað hvort sjá skýrsluna þína sem lista (töflu) eða í hlutum (dálki), þar sem hver færsla birtist í hluta fyrir sig. Justified er svipað og Tabular, en flokkar reitina í eins konar staflað hrærigraut.

Ákvarðanir um stefnu (andlitsmynd eða landslag) eru yfirleitt auðveldari ef þú sérð skýrsluna fyrir þér - eru fleiri reitir en passa yfir 8,5 tommu breitt blað? Ef svo er skaltu velja Landslag til að gefa þér 11 tommu af pappír (eða 10 tommur, til að gera ráð fyrir minnstu spássíu sem mögulegt er) sem reitirnir þínir munu birtast yfir.

Smelltu á Next.

Sjálfgefið heiti fyrir skýrsluna þína birtist nú í þessu næsta skrefi í hjálpinni.

Gefðu skýrslu þinni nafn.

Sláðu inn nafn í langa reitinn efst í glugganum. Á þessum tímapunkti þarftu líka að ákveða hvernig á að klára hlutina - með forskoðun á skýrslunni, eða með því að stökkva beint inn í hönnunarsýn til að gera fleiri breytingar á útliti og innihaldi skýrslunnar. Í bili skaltu velja að forskoða skýrsluna, sem er sjálfgefið.

Þegar smellt er á Ljúka birtist skýrslan í forskoðunarglugga, en þá er hægt að prenta hana út eða vista hana til notkunar í framtíðinni. (Ýttu á Ctrl+S eða smelltu á Vista hnappinn og gefðu skýrslunni nafn, þegar beðið er um það, til að sjá um vistunarviðskiptin.)

Eftir að þú hefur vistað hana - eða ef þú þarft ekki að vista hana eða halda áfram að skoða hana - geturðu lokað henni með því að hægrismella á flipann í skýrslunni og velja Loka í sprettiglugganum. Ef þú gerir frekari breytingar og hefur ekki valið að vista, verður þú spurður hvort þú viljir loka án þess að vista.

Auðvitað viltu líklega gera breytingar á skýrslunni, eins og að breyta dálkabreiddum þar sem verið er að klippa upplýsingar, svo sem svæðisheiti (sjá FundsNeeded og FundsRaised merki) og gögn þeirra (sjá EventDate merki og gögn) , eins og sýnt er hér að neðan. Þetta er gert annað hvort í hönnunar- eða útlitsskjá og til að skipta yfir í annað hvort skjáinn skaltu hægrismella á flipann í skýrslunni og velja skjáinn sem þú vilt vinna í úr sprettiglugganum.