Hvernig á að nota Table Analyzer í Access 2016

Hljómar þetta ekki frábærlega? Access Table Analyzer lofar að taka sóðalega flatskráatöflu (eins og innflutt töflureikni) - með öllum sínum endurteknu gögnum - og breyta því í skilvirkt sett af venslatöflum. En eins og sagt er, gefin loforð eru svikin loforð. Nema flata skráin þín fylgi ströngum reglum mun Table Analyzer ekki alveg ná því rétt.

A íbúð-skrá gagnasafn er eitt sem öll gögn eru í einni skrá. Access er venslagagnagrunnur sem gerir kleift að geyma gögn í mörgum töflum til að auka skilvirkni.

Stundum færðu fullkomið sett af venslatöflum og stundum stingur Table Analyzer ekki upp á nýja töflu þegar það ætti að vera eða stingur upp á nýrri töflu þegar það ætti ekki. Prófaðu það og sjáðu hvað gerist. Besta tilfellið, það virkar rétt og þú hefur bara sparað þér tíma í bát. Í versta falli, það virkar ekki rétt og þú sóar nokkrum mínútum af tíma þínum. Oftast færðu eitthvað verðmætt sem gæti þurft að laga. Þú sparaðir þér að minnsta kosti bátsfarm að hluta!

Greiningartækið virkar best með flatri töflu sem inniheldur fullt af tvíteknum upplýsingum. Ímyndaðu þér til dæmis flatskráaborð fyrir bókabúð. Hver færsla í töflunni inniheldur viðskiptamanna- og bókunargögn. Ef sami viðskiptavinur kaupir sex bækur inniheldur taflan sex aðskildar færslur með nafni viðskiptavinarins, heimilisfangi og öðrum upplýsingum afritaðar í hverri einustu. Margfaldaðu það með 1.000 viðskiptavinum, og þú ert með nákvæmlega svona flatskrárrusl sem greiningartækið elskar að leysa.

Með þá hugsun í huga, hér er hvernig á að kalla fram Table Analyzer Wizard:

Opnaðu gagnagrunninn þinn og veldu töfluna sem þú vilt meta á leiðarglugganum.

Smelltu á Database Tools flipann.

Greindu hópur hnappa birtist á borði.

Greiningarhópurinn á borði.

Smelltu á hnappinn Greina töflu í greiningarhópnum.

Table Analyzer Wizard svarglugginn birtist.

Hér kemur Table Analyzer.

Lestu fyrstu tvo skjáina ef þú vilt (þeir eru stranglega fræðandi); smelltu á Næsta á eftir hverjum og einum.

Annar Table Analyzer Wizard skjár birtist.

Veldu töflu til að greina.

Nafn töflunnar sem þú valdir í Leiðsöguglugganum ætti að vera valið í Töflur listanum. Ef það er ekki, smelltu á nafn töflunnar sem þú vilt breyta.

Smelltu á Next.

Í glugganum sem birtist spyr töframaðurinn hvort þú viljir bara leyfa töframanninum að gera sitt (hjálparmaðurinn mun ákveða hvernig flatskráatöflunni á að raða í margar töflur) eða hvort þú viljir ákveða hvaða reitir fara í hvað borðum.

Smelltu á Já valmöguleikann (ef hann er ekki þegar valinn) til að gefa töframanninum fullt vald við að ákveða örlög borðsins þíns og smelltu síðan á Næsta.

Ef töframaðurinn mælir með því að þú skiptir ekki borðinu þínu skaltu smella á Hætta við hnappinn og klappa sjálfum þér á bakið fyrir vel unnið verk. Þessi skilaboð þýðir að töframaðurinn heldur að borðið þitt sé í lagi eins og það er.

Ef töframaðurinn skiptir töflunni þinni mun hann greina töfluna þína og sýna þér niðurstöður hennar.

Table Analyzer tekur ákvörðun sína.

Gakktu úr skugga um að upplýsingarnar úr flatskráartöflunni þinni séu flokkaðar rétt í nýjar töflur:

• Ef upplýsingarnar eru flokkaðar rétt, gefðu töflunum nafn með því að tvísmella á titilstiku hverrar töflu og slá inn nýtt nafn í svargluggann sem myndast.

• Ef upplýsingarnar eru ekki flokkaðar rétt, notaðu músina til að draga og sleppa reiti frá töflu til töflu - og tvísmelltu síðan á titilstiku hverrar töflu til að endurnefna töflurnar.

• Ef þú vilt búa til nýja töflu, dragðu reit inn í hvaða opið rými sem er á milli eða í kringum núverandi töflur. Töframaðurinn mun búa til nýjan töfluglugga sem inniheldur reitinn. Tvísmelltu á titilstiku nýju töflunnar til að endurnefna töfluna.

Þegar þú ert búinn að raða og nefna borðin þín skaltu smella á Next.

Töframaðurinn velur sjálfkrafa lykilreit fyrir hverja töflu sem hann telur að þurfi lykilreit. Ef töframaðurinn velur reit rangt sem lykilreit geturðu leiðrétt villuna.

Ef töframaðurinn tilgreinir ekki lykilreit á réttan hátt geturðu það

• Tilgreindu núverandi reit sem lykilreit með því að velja reitinn og smella á hnappinn Setja einstakt auðkenni (lítur út eins og lykill).

• Breyttu tilnefningu lyklasviðs með því að velja viðeigandi lykilreit og smella síðan á Setja einstakt auðkenni (lítur út eins og lykill).

• Bættu við lykilreit með því að smella á hnappinn Bæta við mynduðum lykli (inniheldur plúsmerki og lykil).

Smelltu á Next fyrir síðasta skrefið í ferlinu.

Töframaðurinn býður upp á að búa til fyrirspurn sem lítur út og virkar eins og upprunalega borðið þitt. Ef þú ert með skýrslur og eyðublöð sem vinna með flötu skránni munu þau vinna með nýju fyrirspurninni.

Á þessum tímapunkti í ferlinu getur verið að þú sérð ekki síðasta skjá töframannsins eins og lýst er í skrefi 12; töframaðurinn gæti sagt þér að sum gögnin þín gætu verið röng og að þú ættir að leiðrétta þau. Til dæmis, ef þú ert með Country reit í töflunni þinni og það eru tvær færslur eins og USA og UAS, mun töframaðurinn biðja þig um — eða leggja til — leiðréttingu á villunni. Þú ættir örugglega að leiðrétta þessa tegund af villum.

Því miður er galdramaðurinn oft ekki mjög góður í að bera kennsl á slíkar villur. (Það gæti bent til þess að þú breytir Belgíu yfir í Brasilíu, til dæmis.) Skoðaðu gögnin fljótt fyrir raunverulegar villur og haltu áfram - vegna þess að "leiðréttingar" sem lagt er til eru oft rangar!

Veldu Já til að láta töframann búa til fyrirspurnina eða Nei til að sleppa því að búa til fyrirspurn.

Ef þú velur Já býr til fyrirspurn sem keyrir á móti nýju töflunum. Fyrirspurnin lítur út og virkar eins og upprunalega taflan. Upprunalega taflan er endurnefnd með _OLD slegið í lokin og allar skýrslur og eyðublöð nota fyrirspurnina (frekar en upprunalega taflan) sjálfkrafa. Að velja Nei myndar nýju töflurnar en skilur upprunalegu töfluna eftir með sínu upprunalega nafni.

Smelltu á Ljúka til að hætta í töframanninum.

Töframaðurinn lýkur ferlinu við að skipta flatskráatöflunni í sett af venslatöflum.

Ólíklegt er að töflugreiningartækið skipti flatskráagagnagrunni rétt í rétt hannaðan venslagagnagrunn - sérstaklega ef flatskráin er flókin. Þú ert miklu betra að koma gagnagrunninum til hæfra manneskju og láta hana endurhanna hann almennilega sem tengslagagnagrunn - eða finna út hvernig á að gera það sjálfur!