Hvernig á að nota sjálfvirka útfyllingu í Excel 2016

Mörg vinnublaðanna sem þú býrð til með Excel 2016 krefjast færslu á röð af dagsetningum eða tölum í röð. Sjálfvirk útfylling eiginleiki Excel gerir lítið úr svona endurteknum verkefnum. Allt sem þú þarft að slá inn er upphafsgildið fyrir röðina.

Í flestum tilfellum er sjálfvirk útfylling nógu snjöll til að finna út hvernig á að fylla út röðina fyrir þig þegar þú dregur fyllihandfangið til hægri (til að taka röðina yfir dálka til hægri) eða niður (til að lengja röðina í línurnar fyrir neðan ).

Handfangið fyrir sjálfvirka útfyllingu (eða fylla) lítur svona út — + — og birtist aðeins þegar þú setur músina á neðra hægra hornið á virka reitnum (eða síðasta reitinn, þegar þú hefur valið reitblokk). Ef þú dregur val á hólfum með hvíta kross músarbendlinum frekar en sjálfvirkri útfyllingarhandfanginu, stækkar Excel einfaldlega reitvalið til þeirra refa sem þú dregur í gegnum. Ef þú dregur hólfaval með örvaroddabendlinum færir Excel hólfavalið.

Þegar þú býrð til röð með fyllingarhandfanginu geturðu aðeins dregið í eina átt í einu. Þegar þú dregur áfyllingarhandfangið heldur forritið þér upplýstum um hvaða færslu sem verður færð inn í síðasta reitinn sem valinn er á sviðinu með því að birta þá færslu við hlið músarbendilsins (eins konar ráðleggingar um sjálfvirka útfyllingu, ef þú vilt). Eftir að hafa stækkað svið með fyllingarhandfanginu, býr Excel annað hvort til röð í öllum reitunum sem þú velur eða afritar allt svið með upphafsgildinu.

Hægra megin við síðustu færsluna í útfylltu eða afrituðu seríunni sýnir Excel einnig fellihnapp sem inniheldur flýtivalmynd með valmöguleikum. Þú getur notað þessa flýtivalmynd til að hnekkja sjálfgefna útfyllingu eða afritun Excel.

Þú getur notað sjálfvirka útfyllingu til að slá inn röð af mánuðum, byrjar á janúar í reit B2 og endar með júní í reit G2. Til að gera þetta slærðu einfaldlega inn Jan í reit B2 og staðsetur síðan músarbendilinn (eða fingur þinn eða penna) á fyllingarhandfangið í neðra hægra horni þessa reits áður en þú dregur í gegnum reit G2 hægra megin (eins og sýnt er á myndinni). hér).

Til að slá inn röð mánaða skaltu slá inn fyrsta mánuðinn og draga síðan fyllihandfangið í áttina til að bæta við raðmánuðum.

Þegar þú sleppir músarhnappnum eða fjarlægir fingurinn eða pennann af snertiskjánum, fyllir Excel út nöfn hinna mánaðanna (feb til júní) í völdum hólfum (eins og sýnt er hér). Excel heldur frumunum með mánaðaröðinni sem valin er, sem gefur þér annað tækifæri til að breyta röðinni. (Ef þú fórst of langt geturðu dregið áfyllingarhandfangið til vinstri til að skera niður mánaðalistann; ef þú fórst ekki nógu langt geturðu dregið það til hægri til að lengja listann yfir mánuði lengra.)

Slepptu músarhnappnum og Excel fyllir reitvalið með þeim mánuðum sem vantar.

Einnig geturðu notað valkostina í fellivalmyndinni Valkostir sjálfvirkrar útfyllingar sem sýndur er. Til að birta þessa valmynd smellirðu á fellivalmyndahnappinn sem birtist á fyllingarhandfanginu (hægra megin við júní) til að hnekkja röðinni sem sjálfgefið er búið til. Til að láta Excel afrita Jan inn í hverja völdu reitinn skaltu velja Copy Cells á þessari valmynd. Til að láta forritið fylla valdar reiti með sniðinu sem notað er í reit B2 (í þessu tilfelli hefur reiturinn verið feitletraður), velurðu Fylltu snið eingöngu í þessari valmynd. Til að láta Excel fylla út mánaðaröðina í völdum hólfum án þess að afrita sniðið sem notað er í reit B2, velurðu Fylltu án sniðs skipunarinnar í þessari flýtivalmynd.

Sýnishorn af seríum sem þú getur búið til með sjálfvirkri útfyllingu

Vinna með röð með bili

AutoFill notar upphafsgildið sem þú velur (dagsetning, tími, dagur, ár og svo framvegis) til að hanna röðina. Þú getur sagt sjálfvirkri útfyllingu að búa til röð sem breytist með einhverju öðru gildi: Sláðu inn tvö sýnishornsgildi í nálægum hólfum sem lýsa magni breytinga sem þú vilt á milli hvers gildis í röðinni. Gerðu þessi tvö gildi að upphaflegu vali sem þú framlengir með fyllingarhandfanginu.

Til dæmis, til að hefja röð með laugardag og slá inn annan hvern dag í röð, sláðu inn laugardag í fyrsta hólf og mánudag í hólf við hliðina. Eftir að hafa valið báðar hólfin, dragðu fyllihandfangið yfir hólfin til hægri eins langt og þú þarft til að fylla út röð byggða á þessum tveimur upphafsgildum. Þegar þú sleppir músarhnappnum eða fjarlægir fingur eða penna af skjánum, fylgir Excel dæminu sem sett er í fyrstu tveimur hólfum með því að slá inn annan hvern dag (miðvikudagur til hægri á mánudegi, föstudagur til hægri á miðvikudag, og svo framvegis) .

Afritar með sjálfvirkri útfyllingu

Þú getur notað sjálfvirka útfyllingu til að afrita textafærslu um hólfasvið (frekar en að fylla út röð tengdra færslu). Til að afrita textafærslu í hólfasvið skaltu nota Ctrl takkann á meðan þú smellir og dregur fyllihandfangið. Þegar þú gerir það birtist plúsmerki hægra megin við útfyllingarhandfangið - táknið þitt um að sjálfvirk útfylling muni afritafærsluna í virka reitnum í stað þess að búa til röð með því að nota hana. Þú getur líka séð það vegna þess að færslan sem birtist sem sjálfvirk útfylling ábending við hlið fyllingarhandfangsins á meðan þú dregur inniheldur sama texta og upprunalega reitinn. Ef þú ákveður eftir að hafa afritað upphafsmerki eða gildi í svið að þú hefðir átt að nota það til að fylla út röð, smelltu á fellivalmyndahnappinn sem birtist á fyllingarhandfanginu við reitinn með síðustu afrituðu færslunni og veldu síðan Fylla Röð skipun á flýtivalmynd AutoFill Options sem birtist.

Þó að halda niðri Ctrl á meðan þú dregur fyllihandfangið afritar textafærslu, þá er hið gagnstæða satt þegar kemur að gildum! Segjum sem svo að þú slærð inn töluna 17 í reit og dragir síðan fyllihandfangið yfir röðina - Excel afritar bara töluna 17 í alla reitina sem þú velur.

Að búa til sérsniðna lista fyrir sjálfvirka útfyllingu

Þú getur líka búið til þína eigin sérsniðnu röð með sjálfvirkri útfyllingu. Segðu til dæmis að fyrirtækið þitt hafi skrifstofur á eftirfarandi stöðum og þú verður þreytt á að slá inn röðina í hvern nýjan töflureikni sem krefst þess:

• Nýja Jórvík

• Chicago

• Atlanta

• New Orleans

• San Fransiskó

• Los Angeles

Eftir að hafa búið til sérsniðna lista með þessum stöðum geturðu slegið inn alla röð borga einfaldlega með því að slá inn New York í fyrsta reitinn og draga síðan Fyllingarhandfangið að auðu reitunum þar sem restin af borgunum ætti að birtast:

Veldu File → Options → Advanced eða ýttu á Alt + FTA og skrunaðu síðan niður og smelltu á Breyta sérsniðnum lista hnappinn í Almennt hlutanum til að opna Valkosti valmyndina (eins og sýnt er á myndinni).

Ef þú hefur þegar farið í þann tíma og vandræði við að slá inn sérsniðna listann í fjölda hólfa, farðu í skref 2. Ef þú hefur ekki enn skrifað röðina í opnu vinnublaði skaltu fara í skref 4.

Að búa til sérsniðinn staðsetningarlista fyrir fyrirtæki úr úrvali af fyrirliggjandi frumfærslum.

Smelltu á textareitinn Flytja inn lista úr frumum og veldu síðan svið frumna á vinnublaðinu sem inniheldur sérsniðna listann.

Um leið og þú byrjar að velja frumurnar í vinnublaðinu með því að draga músina eða snertibendilinn, dregur Excel valkostagluggann sjálfkrafa saman í lágmarki til að komast úr vegi. Um leið og þú sleppir músarhnappnum eða fjarlægir fingurinn eða pennann af skjánum, endurheimtir Excel valkostagluggann sjálfkrafa í eðlilega stærð.

Smelltu á Flytja inn hnappinn til að afrita þennan lista yfir í Listafærslur listakassann.

Farðu í skref 6.

Veldu Listafærslur listareitinn og sláðu síðan inn hverja færslu (í þeirri röð sem óskað er eftir), vertu viss um að ýta á Enter eftir að hafa slegið inn hverja færslu.

Þegar allar færslurnar á sérsniðna listanum birtast í listanum List Entries í þeirri röð sem þú vilt hafa þær, haltu áfram í skref 5.

Smelltu á Bæta við hnappinn til að bæta lista yfir færslur við Sérsniðna lista listakassann.

Ljúktu við að búa til alla sérsniðna lista sem þú þarft með því að nota skrefin á undan. Þegar þú ert búinn skaltu fara í skref 6.

Smelltu tvisvar á Í lagi, í fyrra skiptið til að loka Valkostir valmyndinni og í annað skiptið til að loka Excel Valkostir valmyndinni og fara aftur í núverandi vinnublað í virku vinnubókinni.

Eftir að þú hefur bætt við sérsniðnum lista við Excel þarftu héðan í frá aðeins að slá inn fyrstu færsluna í reit og nota síðan fyllihandfangið til að lengja hana í reitina fyrir neðan eða til hægri.