Hvernig á að nota SharePoint Team Services með Outlook 2013

Microsoft býður í raun upp á fleiri en eina aðferð til að nota Outlook 2013 til að vinna með öðru fólki. SharePoint Team Services tengist Outlook og hjálpar þér að vinna. SharePoint er í grundvallaratriðum samstarfsverkfæri á netinu sem hjálpar þér að samræma fundi, verkefni og athafnir ásamt því að deila skjölum með öðru fólki.

En SharePoint getur líka sett upp möppur í Outlook svo þú getir séð lykilupplýsingar (svo sem skjöl, dagatöl og verkefni) frá SharePoint vefsíðu, jafnvel þegar þú ert ekki á netinu. SharePoint býður upp á nokkra handhæga samvinnueiginleika sem þú gætir notað með fólki utan fyrirtækis þíns.

Í flestum tilfellum hefur þú ekki val um hvort þú vilt nota Microsoft Exchange eða SharePoint Team Services; einhver annar (eins og kerfisstjórinn þinn) ákveður það fyrir þig. Reyndar gætir þú þurft að nota báðar vörurnar; Outlook tengist Exchange og SharePoint á sama tíma án vandræða.

Líklegast er að ef þú tekur einhvern tíma þátt í SharePoint Team Services muntu gera það vegna þess að einhver biður þig um að ganga í sameiginlegt teymi. Ef enginn spyr, þarftu ekki að hugsa um það og þú getur sleppt eftirfarandi köflum.

Skráðu þig í SharePoint teymi

Fyrsti lykillinn til að opna SharePoint er tölvupóstur sem biður þig um að ganga í SharePoint teymi. Skilaboðin eru venjulegur tölvupóstur sem inniheldur notendanafnið þitt, lykilorð og tengil á SharePoint síðuna.

Smelltu á hlekkinn.

Vafrinn þinn opnast fyrir síðu sem er helguð starfsemi liðsins sem þú hefur verið beðinn um að ganga til liðs við. Sérhver SharePoint síða lítur öðruvísi út; smelltu á hlekkina á síðunni til að sjá hvað hún hefur upp á að bjóða.

Skráðu þig inn með nafni og lykilorði sem eru í tölvupóstinum.

Tengdu Outlook við SharePoint gögn

Hægt er að tengja ákveðna hluta SharePoint vefsíðu við Outlook þannig að upplýsingarnar frá síðunni birtast sjálfkrafa í Outlook. Ef þú sérð táknmynd á SharePoint vefsíðunni merkt Tengjast Outlook geturðu smellt á það tákn til að senda upplýsingarnar frá þeirri síðu beint í Outlook.

Fáðu aðgang að SharePoint gögnum frá Outlook

Microsoft Office er þétt samþætt SharePoint. Ef þú færð réttar heimildir getur Outlook fengið aðgang að næstum hvaða upplýsingum sem er á SharePoint-síðunni og haldið útgáfum af skjölum sem eru geymd á SharePoint-síðunni samstillt við þau sem eru vistuð á kerfum þínum - og öfugt.

Upplýsingar sem SharePoint sendir til Outlook birtast í eigin setti af SharePoint möppum. Ef þú smellir á Póstur hnappinn á leiðarstikunni sérðu að SharePoint inniheldur möppur sem hluta af listanum. Smelltu á hvaða SharePoint möppu sem er til að sjá hvað er inni.

Þessar möppur hafa sameiginleg skjöl, eins og Word, Excel og PowerPoint skrár. Þegar þú velur skjal birtist sýnishorn af því í lestrarglugganum - ef þú tvísmellir á skjal opnast skjalið í eigin forriti eins og Word.

Ef þú hefur réttar heimildir geturðu breytt skjalinu án nettengingar og síðan sent uppfærða skjalið á SharePoint síðuna með breytingunum þínum. Þú getur hins vegar venjulega ekki bætt nýjum hlutum við SharePoint möppur beint í gegnum Outlook. Þess í stað bætir þú venjulega upplýsingum við SharePoint í gegnum viðkomandi Microsoft Office forrit (eins og Word) eða þegar þú ert skráður inn á SharePoint síðuna með vafranum þínum.

Þú getur skoðað sameiginleg SharePoint dagatöl og verkefni í Outlook á nákvæmlega sama hátt og þú skoðar Outlook dagatöl eða verkefnisupplýsingar. Þau birtast á sömu listum og þín eigin dagatöl og verkefni - þú getur jafnvel skoðað sameiginleg dagatöl hlið við hlið við þitt eigið dagatal. Ef þú hefur réttar heimildir geturðu breytt dagatölum og verkefnum eða búið til nýjar færslur.

Svo hvenær er líklegast að þú keyrir yfir SharePoint og hvenær muntu nota Exchange? Exchange hentar best til samskipta, tímasetningar og verkefnastillinga meðal fólks sem deilir sama tölvupóstkerfi, en SharePoint hentar betur fyrir fólk sem þarf að vinna með sameiginleg skjöl og upplýsingar - sérstaklega fyrir þá sem deila ekki því sama tölvupóstkerfi eða tilföng fyrirtækis.