Hvernig á að nota Microsoft Teams

Microsoft Teams er í boði fyrir notendur sem hafa leyfi með eftirfarandi Office 365 fyrirtækjaáskriftum : E1, E3, E5, Business Premium og Business Essentials. Í menntunaráætlunum er það fáanlegt í A1, A1 Plus, A5 og A3 áskriftum. Áætlanir eru til staðar um að rúlla út Teams í ríkisstjórnarskýinu.

Hægt er að nálgast lið í vafranum, skrifborðsforriti eða farsímaforriti. Hámarksfjöldi notenda sem hefur aðgang að fullri virkni Teams er byggt á fjölda notenda með leyfi í fyrirtækinu. Gestaaðgangur er leyfður, sem þýðir að hægt er að bjóða notendum frá öðrum Office 365 leigjendum á Teams miðstöð fyrirtækisins án þess að þurfa frekari leyfi.

Með Teams geturðu hringt einn á einn eða hópsímtöl og myndsímtöl. Þú getur deilt skjám á veffundum, skipulagt fundi og tekið upp fundi. Að auki hefur hver notandi allt að 1TB geymslupláss.

Frá sjónarhóli stjórnanda býður Teams upp á verkfæri til að stjórna notendum og forritum frá þriðja aðila. Það eru skýrslur til að safna notkun og stillingum sem hægt er að stilla með stefnum sem eru sértækar fyrir fyrirtækið. Fyrir hugarró býður Microsoft upp á 99,9 prósent fjárhagslegan stuðning við þjónustustigssamning (SLA) spenntur fyrir Teams.

Skoðunarferð um notendaviðmót Microsoft Teams

Tabs, bot, @mentions og red bangs er bara hluti af nýja tungumálinu sem þú þarft að bæta við orðaforða þinn til að nota Teams. Það er að því gefnu að þú sért nú þegar snjall notandi á samfélagsmiðlum sem veit hvað emoji, límmiðar og Giphys snúast um.

Við skulum fara í skoðunarferð um Teams notendaviðmótið. Þegar þú keyrir skjáborðsforritið er fyrsti skjárinn sem þú sérð eftir að þú hefur skráð þig inn sýndur hér að neðan.

Notendaviðmót Teams skjáborðsins.

• App bar: Hér geturðu farið í hina ýmsu hluta í Teams. Að ofan sérðu eftirfarandi tákn:
  • Virkni er þar sem þú munt finna minnst á, svör og aðrar tilkynningar.
  • Spjall er þar sem þú sérð nýleg einstaklings- eða hópspjall og tengiliðalistann þinn.
  • Teams sýnir öll liðin sem þú ert meðlimur í.
  • Fundir eru samstilltir við Outlook dagatalið þitt og sýnir alla komandi fundi.
  • Skrár safnar saman öllum skrám frá öllum teymunum sem þú ert meðlimur í. Það er líka þar sem þú hefur aðgang að persónulegu OneDrive for Business geymslunni þinni.
  • […] inniheldur tengla á forrit sem eru tengd við Teams og rásirnar innan Teams.
  • Store fer með þig í öpp og þjónustu sem hægt er að samþætta í Teams.
  • Viðbrögð fara með þig á Microsoft Teams notendaraddsíðuna þar sem þú getur skilið eftir ábendingar um þjónustuna.
• Hluti liðs : Hér að ofan er liðstáknið valið á appstikunni, svo listi yfir liðin sem við erum meðlimir í birtist hér.
• Rás: Sérstakur hluti innan hóps til að skipuleggja samtöl og verkefni í ákveðin efni eða verkefni.
• Taka þátt í eða búa til teymi: Með því að smella á þennan hnapp ferðu í gegnum ferlið við að búa til eða ganga í lið. Þessi hnappur er aðeins sýnilegur þegar Teams táknið er valið á forritastikunni.
• Nýtt spjallhnappur: Með því að smella á þennan hnapp velurðu spjalltáknið á forritastikunni og gerir þér kleift að hefja nýtt spjall við einstakling eða hóp.
• Skipanastikan: Þessi stika efst er notuð til að spyrjast fyrir um forrit eða framkvæma leit í Teams.
• Flipar: Skiptu á milli mismunandi liðssíður með þessum flipum. Samtöl og skrár eru sjálfkrafa innifalin; + tákn flipinn gerir þér kleift að bæta flýtileiðum við efni í Teams.
• Rásarsamtöl: Þessi hluti sýnir öll samtölin á valinni rás. Spjall í rásarsamtölum er viðvarandi, þannig að ef þú hefur verið í burtu er auðvelt að fletta í gegnum til að ná þér þegar þú kemur til baka. Spjall getur falið í sér sjónræna vísbendingar eins og @talið, sem gefur til kynna að spjallið nefnir notanda sérstaklega, eða rauðan smell til að gefa til kynna mikilvægi. Athugaðu að spjall er opið eftir hönnun svo allir í teyminu hafa sýnileika á samtalið til að flýta ákvarðanatökuferlinu þegar þörf krefur.
• Skrifa kassi: Þetta er þar sem þú getur slegið inn skilaboð til að hefja samtal. Þú getur sent fljótlegt spjall eða stækkað Compose reitinn til að fá aðgang að sniðugum sniðverkfærum.
• Senda tákn: Þegar þú ert tilbúinn til að deila spjallinu þínu skaltu smella á Senda táknið til að senda spjallið þitt til teymisins.

Fá hjálp frá Microsoft Teams Command bar

Teams er leiðandi í notkun, en þú, ef þú þarft skjóta aðstoð, er stjórnunarstikan einn áfangastaður þinn fyrir hjálp. Þú getur leitað í samtölum, notendum, skrám og forritum. Til dæmis, ef þú slærð inn orðið „ræsa“ á skipanastikunni, mun vinstri rúðan sýna leitarniðurstöðurnar flokkaðar eftir skilaboðum, fólki og skrám.

Leitarniðurstöður skipanastikunnar.

Þú getur líka keyrt skipun beint frá skipanastikunni með því að slá inn skástrik ( / ). Þessi aðgerð mun sýna tiltækar skipanir eða flýtileiðir. Veldu viðeigandi skipun af listanum til að hefja skipunina.

Skerstu skipunarflýtileiðir.

Samstarf í Microsoft Teams Hub

Margir halda að „tölvupósttré“ fyrirbærið hafi verið einangrað í stórum fyrirtækjaumhverfi, en það rís líka oft upp í litlum stofnunum.

Ímyndaðu þér eftirfarandi atburðarás: Einhver sendir tölvupóst til þriggja manna og biður um inntak þeirra um eitthvað. Tveir viðtakenda svara strax. Viðtakandi #3 svarar viðtakanda #2 en gleymir að svara öllum. Nú hefur viðtakandi #2 upplýsingar sem hinir hafa ekki. Viðtakandi #1 sendir síðan tölvupóstinn áfram til annars aðila (viðtakanda #4) sem svarar öllum með athugasemdum sínum, sem tekur ekki tillit til þess sem þegar hefur verið rætt áður en hann tók þátt. Nokkuð fljótlega springur pósthólfið hjá öllum af svörum við svörum og svörum við öllu sem sendandi hendir loksins upp í gremju því nú er samtalið farið úr böndunum og hún eyðir of miklum tíma í að koma öllum í gang. Ofan á það verður hún nú að sameina öll endurgjöf handvirkt.

Teams lætur tölvupósttré hverfa. Í Teams getur sendandinn forðast fyrri atburðarás með því að hlaða skránni inn á Teams rásina, @nefna fólkið sem hún þarf álit frá og hefja samtal beint úr skjalinu í Teams. Þannig sjá allir athugasemdir og breytingar allra. Nýr aðili sem tekur þátt í samtalinu getur bara skrunað upp til að komast í gang og allir eru ánægðir.

Að hefja samtal um skjal í Teams.

Að búa til og hafa umsjón með Microsoft Teams miðstöð

Til að vinna í Teams þarftu fyrst að vera annað hvort meðlimur í Teams miðstöð eða búa til einn. Til að búa til lið:

Smelltu á Teams á appstikunni.

Smelltu á tengilinn Join or Create a Team sem birtist neðst á forritastikunni.

Smelltu á Búa til lið spjaldið.

Sláðu inn nafn og lýsingu á liðinu.

Veldu persónuverndarstillingar fyrir teymið þitt (einka eða opinbert).

A Private Team þýðir aðeins lið eigendur geta bætt meðlimum, en Opinber Team þýðir neinn í fyrirtæki þínu er hægt að ganga í lið.

Smelltu á Next.

Bættu meðlimum við teymið þitt með því að bæta annaðhvort nafni, netfangi, dreifingarlista eða öryggishópi með pósti í Bæta við reitinn.

Teymi getur haft að hámarki 2.500 meðlimi frá annað hvort fyrirtækinu þínu eða utanaðkomandi notendum í gegnum öruggan gestaaðgang.

Valfrjálst geturðu valið hlutverk liðsmeðlimsins (eigandi eða meðlimur) með því að smella á fellilistaörina við hlið meðlims.
Ef þú gleymir að gera þetta geturðu uppfært aðildartegundina síðar.

Smelltu á Loka.

Liðsstjórnunareiginleikar eru opnaðir með því að smella á sporbauginn við hliðina á liðsnafninu þínu á forritastikunni. Eftirfarandi stjórnunarvalkostir eru í boði:

• Manage Team opnar Members flipann þar sem þú getur bætt við eða fjarlægt meðlimi, breytt hlutverki meðlims eða leitað að meðlim.
• Bæta við rás opnar glugga þar sem þú getur slegið inn rásarheiti og lýsingu fyrir rásina.
• Bæta við meðlimum opnar svarglugga þar sem þú getur slegið inn nöfn fólks, dreifingarlista eða öryggishópa með pósti til að bæta við teymið þitt.
• Leyfi liðinu opnar staðfestingarglugga sem biður þig um að staðfesta ásetning þinn um að yfirgefa liðið.
• Breyta teymi opnar svarglugga þar sem þú getur breytt liðsheiti, teymislýsingu og persónuverndarstillingum.
• Fá tengil á lið opnar valmynd þar sem þú getur afritað vefslóðina fyrir liðið til að deila með öðrum.
• Eyða liðinu opnar staðfestingarglugga sem biður þig um að staðfesta ásetning þinn um að eyða teyminu.

Stjórna meðlimum teymisins.

Spjall í Microsoft Teams

Þegar nýr meðlimur er bætt við teymi fær sá meðlimur sjálfkrafa aðgang að öllum fyrri samtölum, skrám og öðrum tegundum upplýsinga sem deilt er í miðstöð liðsins. Þetta er sérstaklega gagnlegt fyrir nýjan liðsmann í verkefni. Það er engin þörf á að hugsa um hvaða skrár á að áframsenda til að koma nýjum meðlimi í gang, þar sem hann eða hún getur þjónað sjálfum sér frá því efni sem er til í miðstöðinni eða einfaldlega beðið um hjálp frá öðrum í gegnum spjall.

Til að hefja spjall, smelltu á Compose Box og byrjaðu að slá inn skilaboðin þín á meðan þú ert annað hvort í hlutanum Activity, Chat eða Teams. Þegar þú ert búinn skaltu smella á Senda táknið til að senda skilaboðin þín. Það fer eftir menningu liðsins þíns, þú getur kryddað spjallið þitt með emojis, Giphys eða límmiðum. Þú munt finna margs konar valmöguleika þegar þú smellir á þessi tákn fyrir neðan Skrifareitinn.

Stundum geta samtöl í teymi orðið hávær þegar margir meðlimir eru að tala um mismunandi efni. Til að hjálpa til við það, nýttu þér þráða skilaboðaeiginleikann í Teams með því að svara beint tilteknum skilaboðum svo svarið sé í samhengi við upprunalega skilaboðin.

Að deila skrám í Microsoft Teams

Þegar þú býrð til Teams miðstöð er SharePoint síða sjálfkrafa búin til í bakendanum, sem aftur býr til skjalasafn fyrir hverja rás. Skrár sem hlaðið er upp á Teams rás birtast í Files flipanum og eru geymdar í SharePoint skjalasafni. Reyndar geturðu smellt á sporbaug við hliðina á skráarnafninu og síðan valið að opna skrána frá staðsetningu hennar í SharePoint .

Að opna skrá í SharePoint frá Teams.

Til að deila skrá í Teams:

Veldu Teams af App bar.

Skrifaðu skilaboð í Compose reitnum frá rás.

Smelltu á Hengja táknið (það lítur út eins og bréfaklemmu) fyrir neðan Compose reitinn og veldu uppruna viðhengisins sem þú vilt deila.

Veldu skrána úr upprunanum og hlaðið henni upp.

Skráin sem þú hlóðst upp verður nú felld inn í skilaboðin.

Smelltu á Senda táknið (það lítur út eins og flugvél) til að senda skilaboðin þín.
Skráin sem þú deildir mun einnig birtast á flipanum Skrár.

Að öðrum kosti geturðu farið beint á Files flipann og smellt á Upload hnappinn til að hlaða upp skrá. Þegar skránni hefur verið hlaðið upp skaltu smella á nafn skráarinnar til að opna hana. Þegar það hefur verið opnað geturðu hafið samtal við aðra um skjalið.

Fundur og fundur að hætti Microsoft Teams

Spjall og samtöl í Teams eru skemmtilegar leiðir til að eiga samskipti við aðra. Stundum er hins vegar skilvirkara að hringja í stuttan hring með liðsmönnum til að leysa vandamál en að fara fram og til baka í spjalli. Sem betur fer býður Teams upp á heildarfundalausn með stuðningi fyrir hljóð- og myndfundi. Vegna þess að hringingarmöguleikar eru innbyggðir í Teams þarftu ekki að skrá þig út úr Teams og ræsa sérstakt forrit til að hefja sérstakan fund.

Fyrir formlegri fundi geturðu skipulagt fund svipað og þú setur upp fundi í Outlook. Fundir sem þú býrð til í Teams munu birtast í Outlook dagatalinu þínu .

Uppsetning á óundirbúnum Microsoft Teams fundi

Segjum til dæmis að þú sért að spjalla við þrjá meðlimi liðsins þíns um mál. Eftir langan fram og til baka og biðtíma á milli ákvaðstu að það væri miklu fljótlegra að hringja bara og tala um málið. Til að hefja óvæntan fund:

Svaraðu samtalsþræðinum og smelltu á Myndbandstáknið sem birtist neðst í Compose reitnum.

Sláðu inn efni fyrir símtalið í myndglugganum sem opnast.

Kveiktu eða slökktu á myndavélinni til að velja á milli þess að deila myndbandinu þínu eða bara hljóði.

Smelltu á Meet Now til að hefja ráðstefnuna.

Ráðstefnugluggi opnast með glugga til hægri þar sem þú getur boðið öðrum að taka þátt í fundinum.

Byrja á óundirbúnum fundi.

Þegar þú ert búinn með fundinn skaltu smella á rauða símatáknið til að ljúka símtalinu og yfirgefa fundinn.

Eftir fundinn eru minnispunktar og samtöl settar á rásina svo aðrir sem komust ekki á fundinn geti fljótt náð því sem þeir hafa misst af.

Skipuleggur Microsoft Teams fund

Þú getur sett upp formlegan fund fyrirfram og gefið boðuðum þátttakendum nægan fyrirvara um fund. Eins og Outlook, innihalda formlegar fundarbeiðnir í Teams fundarheiti (sem jafngildir efni í Outlook), staðsetning, upphafs- og lokadagsetning eða tími, upplýsingar og lista yfir þátttakendur. Í Teams geturðu valið rás til að hittast á. Þegar rás er valin eru gripir frá fundinum settir á rásina.

Til að skipuleggja Teams fund:

Smelltu á Fundir á forritastikunni.

Smelltu á hnappinn Skipuleggja fund sem birtist neðst á vinstri glugganum.

Að skipuleggja liðsfund.

Í Nýr fundarglugga, sláðu inn Titill, Staðsetning, Upphafs- og Lokadagur/Tími, Upplýsingar, Rás og nöfn þeirra sem þú vilt bjóða á fundinn.

Valfrjálst geturðu bætt við rás fyrir fundinn.

Ef þú vilt athuga hvort fólk sé tiltækt skaltu smella á Tímasetningaraðstoðarmann fyrir ofan hlutann Upplýsingar til að sýna framboð þátttakenda þinna miðað við Outlook dagatöl þeirra.

Smelltu á hnappinn Skipuleggja fund.
Fundurinn er nú áætlaður og mun birtast í fundarhlutanum í Teams sem og í Outlook dagatalinu þínu.