Hér eru tíu af algengustu Microsoft Access vandamálunum og lausnir þeirra. Ekki gefa upp von ef vandamál þitt er ekki á þessum lista. Líklegast er að ef þú ert með vandamálið hefur einhver annar þegar átt það og fundið út lausnina. Þess vegna er internetið dýrmæt auðlind.
Eitt af því sem er erfiðast að gera (en samt mikilvægast þegar gagnagrunnur er byggður) er að byggja upp töflubyggingarnar á réttan hátt. Þetta ferli er þekkt sem normalization. Rétt eðlilegur gagnagrunnur ætti aldrei að hafa aðeins eina töflu sem inniheldur óþarfa upplýsingar. Skoðum eftirfarandi töflu:
| Viðskiptavinur | Heimilisfang | Borg | Ríki | Rennilás | Sími |
| Jones | Aðalstræti 125 | Jonestown | NJ | 08000 | 609-555-1244 |
| Jones | Aðalstræti 125 | Jonestown | NJ | 08000 | 609-555-7890 |
| smiður | 1542 Jones Hwy | Laramie | WY | 82051 | 307-555-5412 |
| Wilson | 78 Smith hringur | Jones | CA | 90000 | 451-555-8645 |
Sérðu óþarfa upplýsingar? Rétt hjá þér. Það er nafn viðskiptavinar og heimilisfang. Hvað veldur offramboðinu? Rétt aftur! Það eru tvö símanúmer viðskiptavinarins Jones. Rétta leiðin til að staðla þessa töflu væri að skipta henni í tvær töflur - önnur fyrir upplýsingar um nafn viðskiptavina og heimilisfang og hin fyrir símanúmer. Þetta myndi útiloka þörfina á að endurtaka annað Jones metið í viðskiptavinatöflunni.
Ef þú átt í vandræðum með að staðla tómar töflur skaltu fylla hverja töflu með fimm til tíu færslum. Með því að skoða töflurnar með gögnum er venjulega auðveldara að koma auga á staðlað vandamál.
Svona á að byrja að staðla töflurnar þínar:
Skoðaðu hverja töflu eins og hún er núna uppbyggð.
Ertu að endurtaka einhverjar upplýsingar að óþörfu (eins og þú sást með heimilisfanginu og nafni viðskiptavinarins áðan)?
Ef þú ert með afritaðar upplýsingar skaltu ákvarða hvers vegna þú ert að endurtaka þær (til dæmis mörg símanúmer fyrir einn viðskiptavin).
Skiptu einu borðinu í tvö borð til að koma í veg fyrir offramboðið.
Endurtaktu skref 1 til 3 fyrir hvert borð þar til allri offramboði er eytt.
Þú gætir komist að því að það að skipta einni töflu í tvennt útilokar samt ekki alla offramboð í töflu. Í því tilviki, haltu áfram að skipta borðunum þar til öll offramboð er horfin.
Sjálfvirk námundun getur truflað lifandi dagsljósið út úr þér, en það er auðvelt að leiðrétta það. Sjálfgefið er að Access setur alla númerareiti til að samþykkja langar heiltölur. Eins og þú manst kannski eftir stærðfræðidögum í menntaskóla er heil tala neikvæð eða jákvæð heil tala. Til að koma til móts við tugastafi breytirðu stillingum reitsstærðar þannig að hún taki við tugabrotum. Svona:
Opnaðu töfluna í hönnunarskjá og smelltu síðan á reitinn sem virkar ekki.
Á Almennt flipanum á Eiginleikum svæðinu neðst á skjánum, smelltu á reitinn Stærð reits.
Smelltu á örina niður í lok reitsins og veldu síðan Single, Double eða Decimal úr fellivalmyndinni sem birtist.
Vistaðu töfluna og vandamálinu þínu við sjálfvirka námundun er lokið.
Til að fá upplýsingar um muninn á stærðum stakra, tvöfaldra og aukastafa, ýttu á F1 takkann í reitnum Reitastærð. Hjálparskjárinn gefur nákvæma lýsingu á hverri reitsstærð, tölunum sem hún mun geyma og hversu mikið pláss er frátekið fyrir þá stærð. Aðgangur krefst nettengingar til að nota hjálparkerfið.
Stundum geta þessir „hjálplegu“ eiginleikar í Access orðið óþægindum. Einn slíkur eiginleiki er kallaður AutoCorrect. Þú gætir kannast við það frá Microsoft Word, þar sem það er oft frábært. Gagnagrunnar innihalda hins vegar oft skammstafanir, hlutanúmer og þess háttar. AutoCorrect getur haft vettvangsdag með slíkum „orðum“. Þú áttar þig kannski ekki einu sinni á því þegar þú slærð inn gögnin þín.
Þú hefur tvo kosti til að leysa þetta vandamál.
1. Smelltu á File flipann í efra vinstra horninu á Access skjánum.
2. Smelltu á Options hnappinn í valmyndinni vinstra megin á skjánum.
Aðgangsvalkostir svarglugginn birtist.
3. Smelltu á Proofing af listanum til vinstri.
Prófunarvalkostir þínir birtast.
4. Smelltu á AutoCorrect Options hnappinn.
Sjálfvirk leiðrétting valmynd birtist.
5. Taktu hakið úr sumum eða öllum gátreitunum í AutoCorrect valmyndinni.
Þú getur slökkt á sumum eða öllum AutoCorrect eiginleikanum, allt eftir því hvað AutoCorrect er að gera til að ónáða þig um þessar mundir. Taktu hakið úr Skiptu um texta þegar þú skrifar valmöguleikann ef þú vilt ekki lengur að Access „laga“ „stafsetningarvillur“ þínar fyrir þig.
6. Smelltu tvisvar á Í lagi til að vista breytingarnar.
Þú getur nú skrifað vandamálatextann þinn rétt, án truflana AutoCorrect, og látið hann vera eins og þú skrifaðir hann.
Þú gætir hafa heyrt þennan mikið í gegnum árin: "Gagnsgrunnurinn eyddi skránni minni!" Jæja, ég hef fréttir fyrir þig: Gagnagrunnurinn gerir ekki neitt án þess að við mannfólkið skipum honum. Og menn geta gert nokkrar mistök:
Afturkalla skipunin (Ctrl+Z) mun ekki snúa við eyðingu skráar.
Afturkalla
Ekki örvænta. Áður en þú gerir eitthvað annað skaltu ýta á Ctrl+Z. Það er Afturkalla skipunin. Ef metið kemur aftur ertu heppinn. Afturkalla dregur til baka villur í gagnafærslu sem geta valdið því að skránni virðist eytt. Hins vegar virkar þetta aðeins ef þú Afturkallar strax eftir að gagnafærsluvillan á sér stað.
Leitaðu að týndu skránni
Ef þú prófar Afturkalla skipunina og skráin kemur ekki aftur, þá er samt möguleiki á að gagnafærsluvilla feli hana með því að setja hana þar sem þú býst ekki við að hún sé. Opnaðu töfluna sem innihélt færsluna og leitaðu að henni á annan hátt en venjulega. Leitaðu að einhverju óvenjulegu á svipuðum plötum. Hér eru nokkur dæmi:
Endurheimt öryggisafrits
Ef þú finnur færsluna hvergi, afritaðu hana úr öryggisafriti af gagnagrunnsskránni.
Þessi lausn virkar aðeins ef þú hefur tekið öryggisafrit af gagnagrunninum þínum síðan færslunni var upphaflega bætt við. Ef þú tekur öryggisafrit á nóttunni og skráin var færð inn sama dag og hún hvarf, verður sú skrá ekki í öryggisafritinu þínu.
Fyrirspurnaskrif er listform. Meira að segja sérfræðingarnir klúðra öðru hvoru. Hér eru nokkrar algengar lausnir á óvæntum niðurstöðum fyrirspurna:
1. Opnaðu vandamálafyrirspurnina í hönnunarskjá.
Hönnun flipinn á borði birtist.
2. Smelltu á hnappinn Eignarblað úr hópnum Sýna/fela borði flipans.
Eignablaðsglugginn opnast hægra megin við fyrirspurnarnetið.
3. Smelltu á gráa svæðið á milli reitalistanna í efsta hluta fyrirspurnarnetsins.
Eignablaðið ætti nú að sýna fyrirspurnareiginleikar. (Líttu til hægri undir titilstiku eignarblaðsins til að staðfesta þetta.)
4. Smelltu í línunni Einstök gildi á eignablaðinu.
Ör á fellilista birtist í lok línunnar Einstök gildi.
5. Veldu Já úr fellilistanum og keyrðu fyrirspurnina.
Tvöföldunin ætti að hverfa.
1. Í hönnunarskjánum, hægrismelltu á sameininguna (línuna sem tengir töflurnar tvær) og veldu Join Properties í valmyndinni sem birtist.
2. Skoðaðu tegundir samtenginga sem boðið er upp á og veldu þá sem segir eitthvað eins og "Taka með ALLAR færslur frá 'Viðskiptavinum' og aðeins þær færslur frá 'pöntunum' þar sem sameinuðu reitirnir eru jafnir".
Raunverulegur texti sem þú sérð er mismunandi eftir nöfnum borðanna þinna. Til að spyrjast fyrir um áhugafólk er þetta kallað ytri sameining. Mjög flott.
3. Smelltu á OK og keyrðu fyrirspurnina.
Þú ættir nú að hafa allar færslur úr töflunni Viðskiptavinir hvort sem það eru samsvarandi færslur í töflunni Pantanir eða ekki.
Ef fyrirspurnin þín felur í sér nokkur viðmið, einhverja útreiknuðu reiti og fjölmörg tengsl, reyndu að skipta verkefninu í nokkur smærri skref í stað þess að reyna að leysa vandamálið í einu. Skref-fyrir-skref nálgunin gerir þér kleift að einbeita þér að hverju stykki, einu í einu, og ganga úr skugga um að hver og einn virki fullkomlega áður en þú ferð yfir í það næsta.
Ef fyrirspurnin þín virkar samt ekki, sama hvað þú gerir skaltu biðja einhvern annan að kíkja. Ég hef oft unnið að erfiðu fyrirspurnarvandamáli í marga klukkutíma, sýnt það einhverjum öðrum og heyrt þessi töfrandi orð: „Þetta er einfalt. Gerðu þetta bara." Og vandamálið er leyst. Að fá ný augu á vandamálið leysir oft hlutina hratt.
Á einhverjum tímapunkti, þegar þú opnar fyrirspurn, eyðublað eða skýrslu, muntu sjá Parameter valmynd þegar þú vilt ekki sjá Parameter valmynd. Ertu að kasta höndum þínum upp í loftið og bölva alheiminum? Auðvitað ekki! Alltaf þegar þú sérð færibreytu valmynd óvænt (þú getur stillt þá viljandi), þýðir það að Access getur ekki fundið reit sem vísað er til í annað hvort eyðublaðið eða skýrsluna eða fyrirspurnina á bak við eyðublaðið eða skýrsluna. Segðu að vandamálið sé með skýrslu. Til að leysa úr vandræðum, byrjaðu á fyrirspurninni á bak við skýrsluna. Opnaðu þá fyrirspurn í gagnablaðsskjá og sjáðu hvort þú færð færibreytuna. Ef þú gerir það, hvaða sviði er verið að biðja um? Sá reitur er sá sem Access getur ekki fundið. Svo skaltu skipta um fyrirspurn í hönnunarsýn og finna dálkinn með reitnum sem Access finnur ekki. Vandamálsreiturinn er venjulega reiknaður reitur sem vísar til annarra reita. Er heiti hvers svæðis og töflu rétt stafsett? Ef ekki, leiðréttu stafsetningarvillurnar. Er hver reitur í töflunni sem hann á að vera í? Til dæmis, ef tilvísunin þín er Orders.LastName og Eftirnafn reiturinn er í Viðskiptavinatöflunni skaltu leiðrétta villuna með því að slá innViðskiptavinir.Eftirnafn .
Ef fyrirspurnin keyrir án færibreytu, þá er vandamálið í skýrslunni. Svo, opnaðu skýrsluna í hönnunarskjá og athugaðu hverja stjórn á skýrslunni sem er bundin við reit. Ef Access finnur ekki einn af reitunum sem stjórnin á að birta mun hann setja grænan þríhyrning í efra vinstra hornið á stjórninni. Athugaðu hvern og einn fyrir græna þríhyrninginn. Ef þú finnur græna þríhyrninginn skaltu athuga stafsetningu reitsins sem stjórnin vísar til. Til dæmis, ef stjórnin á að sýna LastName (ekkert bil) og tilvísunin í stýrinu segir Eftirnafn (bil), fjarlægðu þá bilið þannig að stjórnin á skýrslunni passi við reitarnafnið úr fyrirspurninni. Athugaðu einnig undirliggjandi fyrirspurn skýrslunnar til að staðfesta að vandamálareiturinn sé valinn í fyrirspurninni.
Access gagnagrunnur gæti endað á sameiginlegu drifi fyrirtækis svo hann er aðgengilegur öllum sem þurfa á honum að halda. Vandamálið við að setja allan Access gagnagrunninn á samnýtta drifið er að hann keyrir oft hægt á vinnustöð hvers notanda (það er fínt orð fyrir einstaka tölvu). Þú munt líka líklega lenda í villum ef margir reyna að nota gagnagrunninn á sama tíma. Kvörturnar byrja að berast inn og þú veist ekki hvað þú átt að gera.
Lausnin á þessu vandamáli liggur í því að skipta Access gagnagrunnsskránni í tvær aðskildar skrár:
Framendinn er á vinnustöð notenda.
Bakendinn er á sameiginlega þjóninum.
Framendinn er tengdur við borð í afturendanum.
Allt sem þú ert í raun að deila eru gögnunum — svo gögnin eru það eina sem ætti að fara á samnýtta drifið. Með því að setja hlutina upp á þennan hátt eru einu upplýsingarnar sem þurfa að ferðast um netið gögnin sem notandinn biður um. Slík uppsetning hraðar afköstum gagnagrunnsins verulega og gerir mörgum notendum kleift að slá inn og breyta gögnum á sama tíma.
Að skipta gagnasafninu er ekki eins erfitt og þú gætir haldið. Aðgangur gerir það fljótt með gagnagrunnskljúfunarhjálpinni. Fylgdu þessum skrefum til að skipta gagnagrunninum þínum:
Taktu öryggisafrit af gagnagrunninum sem þú vilt skipta.
Ef eitthvað fer úrskeiðis (ólíklegt, en hey, þú getur aldrei verið of öruggur þegar kemur að gögnum!), geturðu reynt aftur með öryggisafritinu.
Ef nauðsyn krefur skaltu færa gagnagrunninn sem þú vilt skipta í möppu á samnýtta drifinu þínu.
Þetta skref gerir gagnagrunnskljúfanum kleift að setja upp töflutengla rétt fyrir þig.
Opnaðu gagnagrunnsskrána sem þú vilt skipta úr sameiginlegu möppunni.
Gakktu úr skugga um að þú hafir öryggisafrit af þessum gagnagrunni áður en lengra er haldið. Gakktu úr skugga um að allir gagnagrunnshlutir séu lokaðir.
Smelltu á Database Tools flipann á borði.
Hópurinn Færa gögn birtist á borði. Það inniheldur hnapp sem heitir Access Database.
Smelltu á Access Database hnappinn.
Gagnagrunnskljúfarhjálparglugginn birtist.
Smelltu á Split Database hnappinn og láttu töframanninn gera sitt.
Þú verður beðinn um bakenda gagnagrunnsskráarnafn. Sláðu inn nafn, hallaðu þér aftur og horfðu á skemmtunina gerast fyrir augum þínum.
Afritaðu framendaskrána (upprunalega skrána sem þú deildir) á vinnustöð hvers notanda.
Láttu notendur opna skrána frá vinnustöðvum sínum - og sjáðu hvernig þeir undrast aukinn hraða gagnagrunnsins! Þú ert hetja. Já!
Ertu ekki með sameiginlegt drif eða vilt losna við hlutinn þinn? Þú getur samt haft marga notendur í gagnagrunninum þínum í einu með því að setja gögnin þín í skýið.
Eftir því sem tíminn líður finnurðu gagnagrunnsskrána þína verða stærri og stærri. Þetta er afleiðing af því að eyða hlutum og skrám með tímanum. Ef, til dæmis, þú býrð til fyrirspurn og síðan eyðir henni síðar vegna þess að hennar er ekki lengur þörf, fjarlægir Access ekki sjálfkrafa plássið sem sú fyrirspurn tekur úr gagnagrunnsskránni. Sama á við um plötur. Þegar þú eyðir færslum úr töflu verður plássið sem þessar færslur uppteknu í gagnagrunnsskránni eftir. Að lokum getur skráin orðið fjórum eða fimm sinnum stærri en þarf til að geyma gögnin og hlutina í henni.
Af hverju ætti þér að vera sama ef skráarstærðin stækkar? Hér eru tvær ástæður:
Compact and Repair skipunin fjarlægir umfram. Það er góð venja að þjappa gagnagrunninum reglulega saman (einu sinni í viku er venjulega í lagi). Þjappið það alltaf saman eftir að hafa gert breytingar á hönnun. Svona:
Opnaðu uppblásna gagnagrunninn og smelltu á Database Tools flipann á borði.
Verkfæri hópurinn birtist vinstra megin á borði.
Smelltu á Compact and Repair Database hnappinn í Verkfæri hópnum.
Stöðustikan (neðst hægra megin á skjánum þínum) sýnir framvindustiku sem lætur þig vita hvernig ferlið er að þróast. Þegar framvindustikan hverfur er þjöppuninni lokið - og þú munt sitja eftir með miklu klippari (hraðvirkari og stöðugri) gagnagrunnsskrá. Ef þú hefur skipt gagnagrunninum þínum skaltu ekki gleyma að þjappa bæði fram- og bakendaskrám saman.
Viltu gagnagrunnsskrá til að þjappa saman í hvert skipti sem þú lokar henni? Fylgdu þessum skrefum:
Smelltu á File flipann á borði.
Smelltu á Access Options hnappinn í valmyndastikunni vinstra megin á skjánum.
Aðgangsvalkostir svarglugginn birtist.
Smelltu á Núverandi gagnagrunn á listanum til vinstri.
Valkostir fyrir núverandi gagnagrunn birtast.
Hakaðu við Compact on Close gátreitinn.
Smelltu á OK til að vista breytingarnar þínar.
Smelltu á OK úr skilaboðareitnum sem myndast.
Lokaðu gagnagrunninum og athugaðu stöðustikuna neðst til hægri.
Gagnagrunnurinn er að þjappast saman áður en hann lokar!
Compact on close er aðeins notað best á framendaskránni. Þjöppun bakendans við lokun getur valdið skemmdum á bakendaskránni ef annar notandi er í henni þegar þú lokar henni. Ekki kveikja á Compact on Close á bakendaskránni.
Algengt er að uppfæra safn töflureikna í Access gagnagrunn eftir að töflureiknalausnin hentar ekki lengur þínum þörfum. Það er líka algengt að innflutt töflureikni (nú töflu) gögn séu í óreiðu. Auðveldasta leiðin til að leysa þetta vandamál er með því að hreinsa upp töflureiknið áður en þú flytur hann inn. Hér eru nokkur ráð fyrir snyrtilegan innflutning:
Þetta byrjaði sem dagur eins og hver annar. Hins vegar, þennan dag, færðu upp villu þegar þú opnar framenda á skiptan Access gagnagrunninum þínum. Þú virðist ekki geta opnað nein eyðublöð eða skýrslur. Það er fyndið hvað nokkur smá skilaboð geta eyðilagt daginn. Þú byrjar að velta því fyrir þér hvort þú hafir tekið öryggisafrit af gagnaskránni í gærkvöldi og hvenær skráin hafi í raun verið skemmd. Svo fer maður að velta því fyrir sér hvernig maður kemst út úr þessu rugli.
Óttast ekki. Það er einföld lausn á skemmdum gagnagrunni. Hér eru skrefin:
Flettu að möppunni sem inniheldur bakendaskrána.
Tvísmelltu á skrána til að opna hana.
Access mun ræsa og reyna að gera við skrána. Þú ættir að sjá framvindustiku viðgerðar hægra megin á stöðustikunni. Ef allt gengur vel opnast skráin.
Lokaðu bakendagagnaskránni.
Opnaðu framendaskrána aftur og allt ætti að virka eðlilega.
Ef skemmda skráin opnast ekki, eftir að hafa fylgt leiðbeiningunum hér á undan, ert þú með alvarlegt vandamál sem gæti þurft smá átak til að hreinsa upp. Næsta skref er að grípa til öryggisafrits af gagnagrunninum. Athugaðu hvaða gögn vantar á milli öryggisafritsins og endurminningarinnar á skemmdu skránni. Já, þú verður að slá inn öll gögn sem vantar aftur. Því miður!
Ef þú átt ekki öryggisafrit er ekki öll von úti. Þú getur keypt hugbúnað sem er sérstaklega hannaður til að gera við skemmdar Access gagnagrunnsskrár. Prófaðu að leita á vefnum að viðgerðarspilltum Microsoft Access gagnagrunnsskrám. Gakktu úr skugga um að hugbúnaðurinn virki með Microsoft Access 2019 og að hann sé frá lögmætu fyrirtæki.
Fyrir þá sem vilja læra um aðferðir eins og <strong>ROUND</strong>, <strong>ROUNDUP</strong> og <strong>ROUNDDOWN</strong> í Excel 2007, skoðaðu þessa skref-fyrir-skref leiðbeiningu um hvernig á að rúnna tölur á réttan hátt.
Hvernig á að koma í veg fyrir að Microsoft Word opni skrár í skrifvarandi ham á Windows. Microsoft Word opnar skrár í skrifvarandi ham, sem gerir það ómögulegt að breyta þeim? Ekki hafa áhyggjur, aðferðirnar eru hér að neðan
Hvernig á að laga villur við prentun á röngum Microsoft Word skjölum Villur við prentun Word skjala með breyttu letri, sóðalegar málsgreinar, texta sem vantar eða glatað efni eru nokkuð algengar. Hins vegar ekki
Ef þú hefur notað pennann eða hápunktarann til að teikna á PowerPoint glærurnar þínar meðan á kynningu stendur geturðu vistað teikningarnar fyrir næstu kynningu eða eytt þeim út svo næst þegar þú sýnir þær byrjarðu á hreinum PowerPoint glærum. Fylgdu þessum leiðbeiningum til að eyða penna- og auðkenningarteikningum: Að eyða línum einni á […]
Stílsafnið inniheldur CSS skrár, Extensible Stylesheet Language (XSL) skrár og myndir sem notaðar eru af fyrirfram skilgreindum aðalsíðum, síðuuppsetningum og stjórntækjum í SharePoint 2010. Til að finna CSS skrár í stílasafni útgáfusíðunnar: Veldu Site Actions→ View Allt efni á síðunni. Innihald síðunnar birtist. Style bókasafnið er staðsett í […]
Ekki yfirgnæfa áhorfendur með stórkostlegum tölum. Í Microsoft Excel geturðu bætt læsileika mælaborða og skýrslna með því að forsníða tölurnar þínar þannig að þær birtast í þúsundum eða milljónum.
Lærðu hvernig á að nota SharePoints samfélagsnetverkfæri sem gera einstaklingum og hópum kleift að eiga samskipti, vinna saman, deila og tengjast.
Julian dagsetningar eru oft notaðar í framleiðsluumhverfi sem tímastimpill og fljótleg tilvísun fyrir lotunúmer. Þessi tegund af dagsetningarkóðun gerir söluaðilum, neytendum og þjónustuaðilum kleift að bera kennsl á hvenær vara var framleidd og þar með aldur vörunnar. Julian dagsetningar eru einnig notaðar í forritun, hernum og stjörnufræði. Mismunandi […]
Þú getur búið til vefforrit í Access 2016. Svo hvað er vefforrit eiginlega? Jæja, vefurinn þýðir að hann er á netinu og app er bara stytting fyrir „umsókn“. Sérsniðið vefforrit er gagnagrunnsforrit á netinu sem hægt er að nálgast úr skýinu með vafra. Þú smíðar og viðheldur vefforritinu í skrifborðsútgáfunni […]
Flestar síður í SharePoint 2010 sýna lista yfir flakktengla á flýtiræsingarstikunni vinstra megin á síðunni. Flýtiræsingarstikan sýnir tengla á innihaldsefni vefsvæða eins og lista, bókasöfn, síður og útgáfusíður. Flýtiræsingarstikan inniheldur tvo mjög mikilvæga tengla: Tengill á allt efni vefsvæðis: […]
