Hvernig á að leggja saman gögn í Excel 2013

Þú getur notað Subtotals eiginleika Excel til að leggja saman gögn í flokkaðan lista. Til að leggja saman gagnalista flokkarðu fyrst listann á reitinn sem þú vilt hafa undirsamtölur fyrir og tilgreinir síðan reitinn sem inniheldur gildin sem þú vilt leggja saman - þetta þurfa ekki að vera sömu reitir í gagnalistanum.

Þegar þú notar eiginleikann Subtotals ertu ekki bundinn við að hafa gildin í tilgreindum reit bætt við SUM fallinu. Þú getur í staðinn látið Excel skila fjölda færslna með COUNT fallinu, meðaltal færslna með AVERAGE fallinu, hæstu færslunni með MAXIMUM fallinu, lægstu færslan með MINIMUM fallinu, eða jafnvel afurð færslna með VÖRU aðgerð.

Til að leggja saman laun innan hverrar deildar í dæmi um starfsmannagagnalistann minn, flokkaðu fyrst listann í A-til-Ö röð á Dept dálkinum því Excel á að búa til nýja undirsamtölu við hverja breytingu á deildarfærslum á listanum (Bókhald, stjórnun, verkfræði og svo framvegis).

Excel leyfir þér ekki að leggja saman gagnalista sem er sniðinn sem töflu. Áður en þú getur notað Subtotal skipanahnappinn verður þú fyrst að breyta töflunni þinni í venjulegt svið af frumum. Til að gera þetta, smelltu á reit í töflunni og smelltu síðan á Hönnun flipann á samhengisflipa Töfluverkfæra á borði.

Að lokum skaltu smella á Breyta í svið skipunarhnappinn í Verkfæri hópnum og síðan á Já hnappinn í viðvörunarglugganum og biðja þig um að staðfesta þessa aðgerð. Excel fjarlægir síðan síuhnappana úr dálkunum efst á gagnalistanum en heldur samt upprunalegu töflusniðinu.

Eftirfarandi mynd sýnir hversu auðvelt það er að nota hlutsamtölur til að fá heildartölur á gagnalista. Dæmi um gagnalista starfsmanna er fyrst raðað eftir reitnum Dept í hækkandi röð og síðan eftir reitnum Laun í lækkandi röð (stærst í minnst) og gagnalistanum breytt í svið.

Smelltu síðan á Subtotal skipanahnappinn á gagnaflipanum á borði til að opna Subtotal valmyndina.

Hér er Dept reiturinn valinn sem reiturinn sem reikna á millisamtölur fyrir í fellilistanum Við hverja breytingu á fellilistanum, Summa sem fallið til að nota í Nota aðgerð fellilistanum og Laun hakið. kassi sem reitinn þar sem gildin á að leggja saman í listanum Bæta undirsamtölu við.

Eftirfarandi mynd sýnir niðurstöðurnar sem fengnar eru eftir að smellt er á OK í Subtotal valmyndinni. Hér sérðu neðst á gagnalistanum sem sýnir meðaltölur launa fyrir stjórnsýslu-, verkfræði-, mannauðs- og upplýsingaþjónustudeildir ásamt heildarlaunum allra deildanna.

Heildarupphæðin birtist neðst á gagnalistanum vegna þess að gátreiturinn Samantekt fyrir neðan Gögn er valinn í Undirsamtölu valmyndinni - ef þú vildir ekki heildarsamtölu skaltu fjarlægja gátmerkið úr þessum gátreit.

Eins og þú sérð, þegar þú notar undirsamtölur skipunina, útlistar Excel gögnin á sama tíma og það bætir við línum með heildarlaunasamtölum deilda og heildarsamtölu. Þetta þýðir að þú getur fellt gagnalistann niður í deildarlínur hans eða jafnvel bara heildarlínuna einfaldlega með því að fella útlínuna niður á annað eða fyrsta stig.

(Mundu að þú getur skipt á milli þess að sýna og fela útlínutáknin í vinstri brún gagnalistans með því að ýta á Ctrl+8.)

Í stórum gagnalista gætirðu viljað að Excel setji inn blaðsíðuskil (oft nefnd brot s ) í hvert sinn sem gögn breytast á reitnum sem listann er lögð saman á (þ.e. -niður listakassi).

Til að gera þetta velurðu einfaldlega gátreitinn Page Break between Groups í Subtotal valmyndinni til að setja gátmerki í hann áður en þú smellir á OK til að leggja undir listann.