Hvernig á að hanna Excel 2016 vinnubók

Ekki eru öll Excel 2016 vinnublöð komin úr sniðmátum. Oft þarftu að búa til frekar einstaka töflureikna sem eru ekki ætlaðir til að virka sem venjuleg líkön sem ákveðnar tegundir vinnubóka eru búnar til úr. Reyndar geta flestir töflureiknarnir sem þú býrð til í Excel verið af þessu tagi, sérstaklega ef fyrirtæki þitt treystir ekki á notkun mjög staðlaðra reikningsskila og eyðublaða.

Að skipuleggja vinnubókina þína

Þegar þú býrð til nýja vinnubók frá grunni þarftu að byrja á því að huga að útliti og hönnun gagnanna. Þegar þú gerir þessa hugaráætlun gætirðu viljað spyrja sjálfan þig nokkurra af eftirfarandi spurningum:

• Krefst uppsetning töflureiknis notkunar á gagnatöflum (með bæði dálka- og línufyrirsögnum) eða listum (aðeins með dálkafyrirsögnum)?

• Þarf að setja þessar gagnatöflur og listar upp á einu vinnublaði eða er hægt að setja þær í sömu hlutfallslegu stöðu á mörgum vinnublöðum vinnubókarinnar (eins og síður í bók)?

• Nota gagnatöflurnar í töflureikninum sömu tegund formúla?

• Fá sumir dálkarnir í gagnalistunum í töflureikninum inntak sitt frá formúlureikningi eða fá þeir inntak sitt frá öðrum listum (kallaðar uppflettitöflur ) í vinnubókinni?

• Verða einhver af gögnunum í töflureikninum myndrituð og munu þessi töflur birtast í sama vinnublaði (vísað til sem innbyggð töflur ), eða munu þau birtast á aðskildum vinnublöðum í vinnubókinni (kölluð töflublöð )?

• Kemur eitthvað af gögnunum í töflureikninum úr vinnublöðum í aðskildum vinnubókaskrám?

• Hversu oft verða gögnin í töflureikninum uppfærð eða bætt við?

• Hversu mikið af gögnum mun töflureiknið geyma á endanum?

• Verður gögnunum í töflureikninum fyrst og fremst deilt á prentuðu formi eða á netinu?

Allar þessar spurningar eru tilraun til að fá þig til að íhuga grunntilgang og virkni nýja töflureiknisins áður en þú byrjar að smíða hann, svo að þú getir komið með hönnun sem er bæði hagkvæm og fullkomlega hagnýt.

Hagkerfi

Hagkvæmni er mikilvægt atriði vegna þess að þegar þú opnar vinnubók er öllum gögnum hennar hlaðið inn í kraftmikið minni tölvunnar (þekkt einfaldlega sem minni ). Þetta getur ekki valdið neinum vandamálum ef tækið sem þú keyrir Excel 2016 á er ein af nýjustu kynslóð tölvu með meira minni en þú getur hugsað þér að nota í einu, en það getur valdið töluverðu vandamáli ef þú ert að keyra Excel á lítilli Windows spjaldtölvu með lágmarks minni eða snjallsíma með takmarkað minni eða deildu vinnubókarskránni með einhverjum sem er ekki svo vel útbúin. Einnig, allt eftir því hversu mikið af gögnum þú troðir í vinnubókina, gætirðu jafnvel séð Excel skríða og skríða því meira sem þú vinnur með það.

Til að verjast þessu vandamáli skaltu ganga úr skugga um að þú fyllir ekki gagnatöflurnar og listana í vinnubókinni þinni með auka tómum „spacer“ hólfum. Haltu töflunum eins nálægt og hægt er á sama vinnublaði (með ekki meira en einum auðum dálki eða röð sem skilju, sem þú getur stillt til að gera eins breitt eða hátt og þú vilt) eða - ef hönnunin leyfir - hafðu þær á sama svæði í röð vinnublaða.

Virkni

Ásamt hagkvæmni verður þú að huga að virkni töflureiknisins. Þetta þýðir að þú þarft að gera ráð fyrir framtíðarvexti þegar þú velur staðsetningu á gagnatöflum, listum og töflum. Þetta er sérstaklega mikilvægt þegar um er að ræða gagnalista vegna þess að þeir hafa tilhneigingu til að lengjast og lengjast eftir því sem þú heldur áfram að bæta við gögnum, og þurfa fleiri og fleiri raðir af sömu fáu dálkunum í vinnublaðinu. Þetta þýðir að þú ættir venjulega að líta á allar raðir dálkanna sem notaðar eru í gagnalista sem „ótakmörkuð“. Reyndar skaltu alltaf staðsetja töflur og aðrar stuðningstöflur hægra megin á listanum frekar en einhvers staðar fyrir neðan síðustu notaða línu. Þannig geturðu haldið áfram að bæta gögnum við listann þinn án þess að þurfa að stoppa og færa fyrst óskyldan þátt úr vegi.

Þetta staðbundna áhyggjuefni er ekki það sama þegar þú setur gagnatöflu sem mun leggja saman gildin bæði niður í línurnar og yfir dálkatöfluna - til dæmis sölutafla sem leggur saman mánaðarlega sölu þína eftir hlut með formúlum sem reikna út mánaðarlegar heildartölur í síðustu línu töflunnar og formúlur sem reikna út heildartölur liða í síðasta dálki. Í þessari töflu hefur þú engar áhyggjur af því að þurfa að færa aðra þætti, eins og innfelld töflur eða aðrar stuðnings- eða ótengdar gagnatöflur, vegna þess að þú notar möguleika Excel til að stækka raðir og dálka töflunnar innan frá.

Þegar borðið stækkar eða dregst saman, hreyfast þættir í kringum sig í tengslum við og með borðþenslu og samdrætti. Þú gerir svona breytingar á töflunni því að setja inn nýjar töflulínur og dálka á undan formúlunum tryggir að hægt sé að taka þær með í heildarútreikningunum. Þannig virkar röð og dálkur formúla í gagnatöflunni sem mörk sem svífa með stækkun eða samdrætti gagna sinna en sem heldur öllum öðrum þáttum í skefjum.

Að klára hönnun vinnubókarinnar

Eftir að þú hefur meira og minna skipulagt hvar allt fer í nýja töflureikninum þínum, ertu tilbúinn að byrja að setja upp nýju töflurnar og listana. Hér eru nokkrar almennar ábendingar um hvernig á að setja upp nýja gagnatöflu sem inniheldur einfalda heildarútreikninga:

• Sláðu inn titil gagnatöflunnar í fyrsta reitinn, sem myndar vinstri og efstu brún töflunnar.

• Sláðu inn röð dálkafyrirsagna í röðinni fyrir neðan þennan reit, byrjaðu í sama dálki og reitinn með titli töflunnar.

• Sláðu inn línufyrirsagnir niður í fyrsta dálk töflunnar, byrjaðu í fyrstu röðinni sem mun innihalda gögn. (Þegar þetta er gert skilur eftir auðan reit þar sem dálkur línufyrirsagna sker línuna af dálkafyrirsögnum.)

• Búðu til fyrstu formúluna sem leggur saman dálka af (enn tómum) frumufærslum í síðustu röð töflunnar og afritaðu síðan formúluna yfir alla hina töfludálkana.

• Búðu til fyrstu formúluna sem leggur saman línurnar af (enn tómum) frumufærslum í síðasta dálki töflunnar og afritaðu síðan formúluna niður afganginn af töflulínunum.

• Forsníða frumurnar til að geyma töflugildin og sláðu þau síðan inn í reiti þeirra, eða sláðu inn gildin sem á að reikna út og forsníða síðan reiti þeirra. (Þetta er í raun þitt val.)

Þegar þú setur upp nýjan gagnalista í nýju vinnublaði skaltu slá inn nafn lista í fyrsta reit töflunnar og slá síðan inn röð dálkafyrirsagna í röðinni fyrir neðan. Sláðu síðan inn fyrstu línuna af gögnum fyrir neðan viðeigandi dálkafyrirsagnir.

Að opna nýjar tómar vinnubækur

Þó að þú getir opnað nýja vinnubók frá Excel skjánum í baksviðsskjánum þegar þú ræsir forritið fyrst sem þú getur notað til að búa til nýjan töflureikni frá grunni, muntu lenda í tilfellum þegar þú þarft að opna þína eigin auða vinnubók innan úr vinnublaðinu. svæðið sjálft. Til dæmis, ef þú ræsir Excel með því að opna fyrirliggjandi vinnubók sem þarf að breyta og halda síðan áfram að búa til nýjan töflureikni, þarftu að opna auða vinnubók (sem þú getur gert fyrir eða eftir að þú lokar vinnubókinni sem þú byrjaðir Excel með ).

Auðveldasta leiðin til að opna tóma vinnubók er að ýta á Ctrl+N. Excel bregst við með því að opna nýja vinnubók, sem fær almennt bókheiti með næsta ónotaða númeri (Bók2, ef þú opnaðir Excel með auðri bók1). Þú getur líka gert það sama í baksviðssýn með því að velja File → New og smella síðan á Blank Workbook smámynd.

Um leið og þú opnar tóma vinnubók gerir Excel skjalgluggann virkan. Til að fara aftur í aðra vinnubók sem þú ert með opna (sem þú myndir gera ef þú vildir afrita og líma hluta af gögnum hennar inn í eitt af auðu vinnublöðunum), smelltu á hnappinn á verkefnastikunni í Windows eða ýttu á Alt+Tab þar til skráartáknið. er valið í glugganum sem birtist á miðjum skjánum.

Ef þú opnar einhvern tíma tóma vinnubók fyrir mistök geturðu bara lokað henni strax með því að ýta á Ctrl+W, velja File→Loka eða ýta á Alt+FC. Excel lokar síðan skjalaglugganum sínum og skilar þér sjálfkrafa í vinnubókargluggann sem var upphaflega opinn á þeim tíma sem þú opnaðir fyrir mistök tómu vinnubókina.