Fyrsta skrefið þitt þegar þú grípur Excel gögn frá einum af þessum ytri aðilum, að því gefnu að þú viljir flytja gögnin síðar inn, er að nota fyrst hitt forritið - eins og bókhaldsforrit - til að flytja út gögnin sem á að greina til skrá.
Þú hefur tvær grunnaðferðir tiltækar til að flytja út gögn úr öðru forriti: beinan útflutning og útflutning á textaskrá.
Beinn útflutningur er í boði í mörgum bókhaldsforritum vegna þess að endurskoðendur elska að nota Excel til að greina gögn. Til dæmis er vinsælasta bókhaldsforritið fyrir smáfyrirtæki í heiminum QuickBooks frá Intuit. Þegar þú framleiðir bókhaldsskýrslu í QuickBooks inniheldur skýrsluskjalglugginn hnapp sem er merktur Excel eða Export . Smelltu á þennan hnapp og QuickBooks birtir Senda skýrslu í Excel valmynd.
Senda skýrslu í Excel svarglugginn býður upp á valhnappa sem þú gefur til kynna hvort þú vilt senda skýrsluna í skrá með kommum aðskilin gildi, í nýjan Excel töflureikni eða í núverandi Excel töflureikni.
Til að senda ( flytja út ) skýrsluna í núverandi Excel töflureikni þarftu að auðkenna þá vinnubók með því að slá inn slóð vinnubókarinnar og skráarnafnið í textareitinn sem gefinn er upp. Eða smelltu á Browse hnappinn og notaðu Open Microsoft Excel File valmyndina sem birtist (ekki sýndur) til að auðkenna möppuna og vinnubókarskrána.
Útflutningsskýrsluglugginn inniheldur einnig Advanced hnapp. Smelltu á þennan hnapp og QuickBooks birtir Advanced svargluggann sem þú getur notað til að stjórna hvernig útflutta skýrslan lítur út. Til dæmis geturðu valið hvaða leturgerðir, liti, bil og línuhæð sem þú vilt. Þú færð líka að kveikja og slökkva á Excel eiginleikum í nýstofnuðu vinnubókinni, þar á meðal AutoFit, Gridlines og svo framvegis.
Þú getur séð hvernig QuickBooks skýrslan lítur út eftir að hún hefur verið flutt beint út í Excel.
Allt í lagi, augljóslega gætirðu ekki viljað flytja út frá QuickBooks. Þú getur flutt gögn beint út úr gagnagrunnsforriti eins og Microsoft Access, til dæmis.
En lykilatriðið sem þú þarft að vita er að forrit sem geyma og safna gögnum eru oft þægileg leið fyrir þig til að flytja upplýsingar út í Excel. Fyrirsjáanlega virka sum forrit á annan hátt, en venjulega er ferlið lítið annað en að smella á hnapp sem er merktur Excel eða velja skipun sem er merkt eitthvað eins og Export eða Export to Excel.
Þess vegna, þegar þú flytur út gögn úr einhverju öðru forriti, er fyrsta skrefið þitt að grafa smá og rannsaka til að sjá hvort það sé leið til að flytja gögn auðveldlega og sjálfkrafa út í Excel. Þessi staðreyndaleit ætti ekki að taka mikinn tíma ef þú notar hjálparkerfið á netinu.
Útgáfur af Microsoft Access til og með Access 2003 innihalda Export skipun í File valmyndinni og Access 2007 og síðari útgáfur innihalda Export skipun í Microsoft Office valmyndinni. Veldu Flytja út skipunina til að flytja Access töflu, skýrslu eða fyrirspurn í Excel. Veldu bara viðeigandi skipun og notaðu síðan gluggann sem Access sýnir til að tilgreina hvar útfluttu upplýsingarnar eiga að vera settar.
Þegar þú þarft að flytja gögn fyrst út í textaskrá vegna þess að hitt forritið flytur ekki gögnin þín sjálfkrafa út í Excel vinnubók þarftu að leggja aðeins meira á þig. Sem betur fer er ferlið enn frekar einfalt.
Þegar þú vinnur með forrit sem búa ekki sjálfkrafa til Excel vinnubók, býrðu bara til textaútgáfu af skýrslu sem sýnir gögnin sem þú vilt greina.
Galdurinn er sá að þú sendir skýrsluna í textaskrá frekar en að senda þessa skýrslu í prentara. Þannig er skýrslan geymd á disknum sem texti frekar en prentuð. Seinna getur Excel auðveldlega flutt inn þessar textaskrár.
Sjáðu hvernig þetta virkar á nákvæmari hátt með því að fylgjast með því hvernig ferlið virkar í QuickBooks. Segjum að þú hafir virkilega viljað prenta lista yfir hluti sem þú selur. Fyrsta skrefið er að búa til skýrslu sem sýnir þennan lista. Í QuickBooks framleiðir þú þessa skýrslu með því að velja viðeigandi skipun úr valmyndinni Skýrslur.
Næsta skref er að prenta þessa skýrslu í textaskrá. Í QuickBooks smellirðu á Prenta hnappinn eða velur File → Prenta skýrslu. Með því að nota aðra hvora nálgunina birtir QuickBooks gluggann Prentskýrslur.
Gefðu gaum að Prenta á valhnappana sem sýndir eru efst á Stillingar flipanum. QuickBooks, eins og mörg önnur forrit, gefur þér möguleika á að prenta skýrsluna þína annað hvort á prentara eða í skrá.
Ef þú vilt flytja síðar inn upplýsingarnar um skýrsluna ættir þú að prenta skýrsluna í skrá. Þegar um er að ræða QuickBooks þýðir þetta að þú velur File valhnappinn.
Annað sem þú þarft að gera - ef þú færð val - er að nota afmörkun. Skrá fellilistinn sýnir sem tegund skráar sem QuickBooks mun prenta. Oft leyfa forrit þér þó að prenta afmarkaðar textaskrár.
Afmarkaðar textaskrár nota staðlaða stafi, sem kallast afmörkun, til að aðgreina upplýsingasvið skýrslunnar. Þú getur samt flutt inn beina ASCII textaskrá, en það er auðveldara að flytja inn afmarkaða textaskrá. Þess vegna, ef annað forritið þitt gefur þér möguleika á að búa til afmarkaðar textaskrár, gerðu það. Í QuickBooks geturðu búið til skrár sem eru aðgreindar með kommum og skrár sem eru aðgreindar með flipa.
Í QuickBooks gefurðu til kynna að þú viljir afmarkaða textaskrá með því að velja Comma Delimited File eða Tab Delimited File í File fellilistanum í Print Reports valmyndinni.
Til að prenta skýrsluna sem skrá smellirðu einfaldlega á Prenta hnappinn í Print Reports valmyndinni. Venjulega biður forritið þig um slóð. Í slóðarheiti felur bæði í sér ökuferð og mappa staðsetning af the textaskrá auk nafnið á skránni. Þú gefur þessar upplýsingar og síðan framleiðir forritið textaskrána.
Fyrir þá sem vilja læra um aðferðir eins og <strong>ROUND</strong>, <strong>ROUNDUP</strong> og <strong>ROUNDDOWN</strong> í Excel 2007, skoðaðu þessa skref-fyrir-skref leiðbeiningu um hvernig á að rúnna tölur á réttan hátt.
Hvernig á að koma í veg fyrir að Microsoft Word opni skrár í skrifvarandi ham á Windows. Microsoft Word opnar skrár í skrifvarandi ham, sem gerir það ómögulegt að breyta þeim? Ekki hafa áhyggjur, aðferðirnar eru hér að neðan
Hvernig á að laga villur við prentun á röngum Microsoft Word skjölum Villur við prentun Word skjala með breyttu letri, sóðalegar málsgreinar, texta sem vantar eða glatað efni eru nokkuð algengar. Hins vegar ekki
Ef þú hefur notað pennann eða hápunktarann til að teikna á PowerPoint glærurnar þínar meðan á kynningu stendur geturðu vistað teikningarnar fyrir næstu kynningu eða eytt þeim út svo næst þegar þú sýnir þær byrjarðu á hreinum PowerPoint glærum. Fylgdu þessum leiðbeiningum til að eyða penna- og auðkenningarteikningum: Að eyða línum einni á […]
Stílsafnið inniheldur CSS skrár, Extensible Stylesheet Language (XSL) skrár og myndir sem notaðar eru af fyrirfram skilgreindum aðalsíðum, síðuuppsetningum og stjórntækjum í SharePoint 2010. Til að finna CSS skrár í stílasafni útgáfusíðunnar: Veldu Site Actions→ View Allt efni á síðunni. Innihald síðunnar birtist. Style bókasafnið er staðsett í […]
Ekki yfirgnæfa áhorfendur með stórkostlegum tölum. Í Microsoft Excel geturðu bætt læsileika mælaborða og skýrslna með því að forsníða tölurnar þínar þannig að þær birtast í þúsundum eða milljónum.
Lærðu hvernig á að nota SharePoints samfélagsnetverkfæri sem gera einstaklingum og hópum kleift að eiga samskipti, vinna saman, deila og tengjast.
Julian dagsetningar eru oft notaðar í framleiðsluumhverfi sem tímastimpill og fljótleg tilvísun fyrir lotunúmer. Þessi tegund af dagsetningarkóðun gerir söluaðilum, neytendum og þjónustuaðilum kleift að bera kennsl á hvenær vara var framleidd og þar með aldur vörunnar. Julian dagsetningar eru einnig notaðar í forritun, hernum og stjörnufræði. Mismunandi […]
Þú getur búið til vefforrit í Access 2016. Svo hvað er vefforrit eiginlega? Jæja, vefurinn þýðir að hann er á netinu og app er bara stytting fyrir „umsókn“. Sérsniðið vefforrit er gagnagrunnsforrit á netinu sem hægt er að nálgast úr skýinu með vafra. Þú smíðar og viðheldur vefforritinu í skrifborðsútgáfunni […]
Flestar síður í SharePoint 2010 sýna lista yfir flakktengla á flýtiræsingarstikunni vinstra megin á síðunni. Flýtiræsingarstikan sýnir tengla á innihaldsefni vefsvæða eins og lista, bókasöfn, síður og útgáfusíður. Flýtiræsingarstikan inniheldur tvo mjög mikilvæga tengla: Tengill á allt efni vefsvæðis: […]
