Hvernig á að flytja inn verkefni frá Microsoft Outlook

Microsoft býður upp á auðnotaðan innflutningseiginleika sem flytur verkefnin sem þú býrð til í Outlook yfir í Project 2013. Eftir að þú byrjar að hugsa um hvað þarf að framkvæma í verkefninu byrja verkefnin að líkjast ræktunarkanínum; það sem gæti byrjað sem röð einfaldra verkefna í Outlook verður oft að fullu verkefni. Þar kemur innflutningurinn inn.

Eiginleikinn Flytja inn Outlook verkefni er í raun innflutningskort sem er forstillt til að vinna með verkefnareitum í Outlook. Fylgdu þessum skrefum til að flytja Outlook verkefni inn í Project:

Opnaðu áætlunina sem þú vilt setja verkefni inn í, eða opnaðu nýtt verkefni (veldu Skrá→ Nýtt, smelltu á Autt verkefni og smelltu á Búa til).

Smelltu á Verkefnaflipann á borði, smelltu á neðri hlutann (með örina niður) á Verkefnahnappnum í Setja inn hópnum og smelltu á Flytja inn Outlook verkefni.

Ef Microsoft Outlook viðvörunarskilaboð birtast skaltu smella á Leyfa.

Glugginn Flytja inn Outlook verkefni birtist.

Veldu gátreitinn við hlið hvers verkefnis sem þú vilt flytja inn, eða smelltu á Velja allt hnappinn til að flytja inn öll Outlook verkefni.

Sjálfgefið er að Outlook geymir verkefni í Verkefnamöppunni. Að velja Mappa: Verkefni gátreitinn er önnur leið til að velja öll verkefni í Outlook.

Smelltu á OK hnappinn.

Verkefnin eru flutt inn og birtast síðan aftast á verkefnalistanum með breytingamerkingu beitt.

Þegar þú flytur inn verkefni úr Outlook eru nafn þess, tímalengd og athugasemdir (ef einhverjar) einnig fluttar inn. Ef verkefni í Outlook hefur enga tímalengd og þú hefur stillt sjálfvirkan tímaáætlun sem verkefnaham, býr Project til verkefnið með áætluðum eins dags tímaramma.

Að setja inn tengla

Þú getur sett inn tengla í yfirlit yfir verkefni, sem veitir handhæga leið til að fljótt opna annað verkefni, aðra skrá af hvaða gerð sem er eða vefsíðu.

Þú getur sett inn tengil og búið til verk sem þú getur notað til að tákna tímasetningu eða kostnað annars verkefnis eða undirverkefnis í áætluninni vegna þess að upplýsingar um tímasetningu og kostnað eru ekki fluttar frá tengt verkefninu. Tenglar eru oftar notaðir til að tengja við skjöl fyrir núverandi verkefni, svo sem tækniskjöl, forsendur eða ytri upplýsingar.

Til að setja inn tengil á annan í verkefninu, fylgdu þessum skrefum:

Sláðu inn heiti nýja verkefnisins í autt verkheiti reit.

Hægrismelltu á nýja verkheiti reitinn sem þú vilt að tengiliðurinn birtist fyrir.

Veldu Hyperlink.

Glugginn Setja inn tengil birtist.

Í Texti til að birta reitinn, sláðu inn textann sem þú vilt að birtist fyrir tengilinn.

Gakktu úr skugga um að þessi texti taki skýrt fram hvaða upplýsingar er verið að draga saman.

Í Tengill á svæðið, smelltu á núverandi skrá eða vefsíðu táknið.

Þú getur tengt við skjal af hvaða gerð sem er eða á vefsíðu.

Í Leita inn listanum skaltu finna og velja skrána sem þú vilt setja tengil í.

Smelltu á OK hnappinn.

Tengilltextinn er settur inn og stiklatáknið birtist í Vísir reitnum. Þú getur einfaldlega smellt á tengil táknið til að opna hina skrána.

Að setja eitt verkefni inn í annað

Þú getur líka sett verkefni úr einu verkefni inn í annað. Þú gerir þetta með því að setja heilt, núverandi verkefni inn í annað verkefni. Verkefnið sem er sett inn er undirverkefni. Þessi aðferð er gagnleg þegar ýmsir meðlimir verkefnahópsins stjórna mismunandi stigum stærra verkefnis.

Möguleikinn á að setja saman undirverkefni á einum stað gerir þér kleift að búa til aðaláætlun þar sem þú getur skoðað, allt á einum stað, alla hluta stærra og flóknara verkefnis.

Ef þú setur inn mörg undirverk, búðu til safn af tilföngum sem þú gerir aðgengilegt öllum undirverkum til að tilfangaúthlutun sé samkvæm.

Fylgdu þessum skrefum til að setja aðra verkefnisskrá inn í áætlunina:

Í Gantt myndskjá, veldu verkefnið í verkefnalistanum fyrir ofan sem þú vilt að hitt verkefnið sé sett inn.

Veldu Verk → Undirverkefni.

Undirverkefnisskipunin er í Insert hópnum.

Notaðu yfirlitsrúðuna og skráarlistann, finndu skrána sem þú vilt setja inn og smelltu á hana til að velja hana.

Ef þú vilt tengja við hina skrána þannig að allar uppfærslur á henni endurspeglast í afritinu af verkefninu sem þú ert að setja inn skaltu ganga úr skugga um að gátreiturinn Tengill á verkefni sé valinn.

Smelltu á Setja inn hnappinn til að setja skrána inn.

Verkefnið sem sett var inn birtist fyrir ofan verkefnið sem þú valdir þegar þú byrjaðir innsetningarferlið.

Hæsta verkefni verkefnisins sem sett var inn birtist á stigi verksins sem þú valdir þegar þú settir verkefnið inn, með öllum öðrum verkum fyrir neðan það í útlínuröð. Ef þú þarft, notaðu útdráttar- og inndráttarverkfærin á Formatting tækjastikunni til að setja innsett verkefni á viðeigandi stig í verkefninu.