Hvernig á að deila Microsoft Project Resources

Margar stofnanir sem nota Microsoft Project 2019 hafa umsjón með mörgum verkefnum á sama tíma. Stundum er verkefni eina verkefni sinnar tegundar í fyrirtæki, svo sem að skipuleggja skrifstofuflutning. Önnur verkefni, eins og byggingarhönnunarverkefni á arkitektastofu, gerast samtímis nokkrum öðrum, svipuðum verkefnum og nýta margar af sömu auðlindum, svo sem arkitekta og teiknara.

Þegar stofnun tekur þátt í verkefnum af svipuðum toga á sama tíma getur það sparað tíma með því að draga úr miðstýrðum auðlindahópi vegna þess að það þarf ekki að búa til auðlindir sem þegar eru til. Að rekja tilföng þvert á verkefni getur líka verið gagnlegt.

Þú getur notað annan tímasparandi verkefnaeiginleika til að draga fyrirliggjandi tilföng úr heimilisfangaskrá fyrirtækisins eða úr þinni eigin heimilisfangaskrá í Outlook.

Hvernig á að búa til deiliskrár

Bæði einstök tilföng og almenn tilföng er hægt að búa til í auðu verkefni sem tilföng og vista á aðgengilegan stað á fyrirtækisnetinu þínu. Þá getur hvaða verkefnastjóri sem er úthlutað þessum tilföngum til eigin verkefna. Þessum verkefnum er síðan vísað til sem deiliskrárvegna þess að þeir deila auðlindum úr auðlindapottinum. Til dæmis, ef þú ert með hóp af viðhaldsfólki sem allir í framleiðslufyrirtækinu þínu úthluta til verkefna, búðu til verkefnaskrá sem heitir Auðlindahópar og færðu inn öll þau tilföng sem á að deila í Tilfangablaðsyfirliti. Eða búðu til auðlindaskrána sem heitir forstjóri og láttu alla sem eru að stjórna verkefnum sem krefjast aðkomu forstjóra og úthluta honum frá þeim miðlægum stað. Notaðu síðan verkfærin til að deila auðlindum í Project til að úthluta þessum auðlindum til verkefna innan áætlunarinnar þinnar.

Þegar einhver notar auðlindaúthlutun úr deiliskrá eru þær upplýsingar einnig vistaðar í auðlindasafnsskránni. Síðan getur hver sem er notað þá skrá til að skoða úthlutun tilfanga yfir öll verkefni í stofnuninni.

Hvernig á að renna úr verkefnastjórnunarstofnum

Ef þú notar Project í öllu fyrirtækinu þínu gætirðu verið með tilföng, miðlæga geymslu með sameiginlegum tilföngum sem gerir verkefnastjórum kleift að úthluta þessum tilföngum til ýmissa verkefna sinna. Með því að nota tilföng geturðu myndað þér raunsærri hugmynd um hversu upptekin tilföng eru í öllum verkefnum hvenær sem er.

Ekki rugla saman tilföngum og fyrirtækjatilföngum, sem krefjast þess að þú setjir upp Project Professional, Project Server og Microsoft Office Project Web App. Auðlindahópur er einfaldlega verkefnaskrá sem inniheldur aðeins lista yfir auðlindir í auðlindablaðsskjá og er vistuð á sameiginlegu netdrifi fyrir vinnuhópinn þinn eða á netþjóni fyrirtækisins. Allir sem hafa aðgang að tilfangasafnskránni geta úthlutað tilföngunum sem hún inniheldur til verkefna. Auðlindasafn sparar öllum þeim vandræðum að þurfa að búa til þessi úrræði ítrekað í einstökum verkefnum sínum.

Fylgdu þessari aðferð til að fá aðgang að auðlind sem er í boði fyrir allt fyrirtæki þitt:

Opnaðu auðlindaskrána og opnaðu síðan skrána sem verður deiliskráin.

Þegar þú vinnur í deiliskránni skaltu velja Tilföng → Tilföng → Deila tilföngum.
Deila auðlindum svarglugginn birtist.

Tilgreindu úrræði fyrir verkefnið.
Ef þú vilt tilgreina að verkefni noti aðeins eigin tilföng (sjálfgefin stilling) skaltu velja Notaðu eigin tilföng valmöguleikann. Ef þú vilt deila tilföngum skaltu velja Nota tilföng valmöguleikann og velja síðan verkefni af listanum Frá.

Tilgreindu hvað Project ætti að gera þegar tilfangastilling sem stangast á, eins og tilfangagrunndagatalið, er til.
Ef stilling verkefnisins þíns mun hafa forgang skaltu velja valkostinn Sharer Takes Precedent. Ef þú vilt að sundlaugarstillingin ráði, veldu Laug tekur forgang.

Smelltu á OK hnappinn til að ljúka ferlinu.
Öllum tilföngum í tilgreindum tilföngum er bætt við tilfangalista þitt eigið verkefni, tilbúið til að úthluta verkefnum.

Eftir að þú hefur bætt samnýttu tilfangi við verkefnið þitt geturðu uppfært upplýsingar um sameiginlega tilföng, ef aðilinn sem heldur úti þessum sameiginlegu tilföngum hefur gert breytingu, eins og að hækka hlutfall tilfangsins á klukkustund. Til að gera þetta skaltu velja Tilföng → Samnýting auðlinda → Endurnýja tilföng.

Ef þú sameinar aðskilin verkefni í eitt aðalverkefni hvenær sem er, gerir Project þér kleift að hafa tvítekið tilföng. Ef þú tengir sameinuðu verkefnin og eyðir síðan tvíteknu tilfangi í aðalverkefninu, er því einnig eytt í undirverkefninu. Betri aðferð er að láta öll aðskildu verkefnin deila tilföngum úr tilföngum þannig að engin tvítekin tilföng séu til þegar þú býrð til aðalverkefnaskrána.

Að draga tilföng úr tilföngum sparar þér tíma vegna þess að þú þarft ekki að endurskapa þessi tilföng. Hins vegar gætirðu velt því fyrir þér hvort þú ættir að fylgjast með tíma auðlindarinnar þinnar í auðlindasafnsskránni til að sjá hvort auðlindin sé ofbókuð. Flest verkefni í hinum raunverulega heimi nota tilföng sem eru ekki eingöngu tileinkuð einu verkefni. Nýir notendur Project eru oft ruglaðir vegna þess að nánast hver einasti einstaklingur sem vinnur að verkefnum sínum eyðir tíma í aðra vinnu, allt frá almennum samskiptum við vinnufélaga og viðskiptavini til átaks sem fjárfest er í öðrum verkefnum. Ættu þessir byrjendur að byggja upp auðlindapott til að taka tillit til tíma sem deilt er á milli nokkurra verkefna í einu?

Almennt séð, að reyna að fylgjast með hverri mínútu af degi hvers auðlindar til að sjá hvort auðlindir virki 100 prósent eða 50 prósent í verkefnum þínum eða sé deilt á milli margra verkefna jafngildir glundroða. Spyrðu sjálfan þig þessarar spurningar: Þegar þetta úrræði vinnur að verkefni í verkefninu þínu, mun hann leggja alla áherslu á það verkefni á þeim tíma? Ef svo er, gætir þú ekki þurft að fíflast með því að rekja sameiginlegar auðlindir í mörgum verkefnum. Sérstaklega í styttri verkefnum virkar venjulega vel að standast hvötina til að örstýra viðleitni auðlinda þinna utan eigin verkefnis. Ef þú ert aftur á móti með tilföng sem vinna aðeins helminginn af tímanum eða skiptu tímanum á milli tveggja verkefna reglulega skaltu íhuga að nota samnýtt verkfæri til að halda utan um þessi tilföng þvert á verkefni.

Hvernig á að flytja inn auðlindir frá Outlook

Project gerir þér kleift að spara þér þann tíma sem fer í að slá inn upplýsingar um tilföng með því að leyfa þér að draga tilföng úr Outlook.

Til að draga tilföng úr Outlook verður þú að hafa það tilgreint sem sjálfgefið tölvupóstforrit: Opnaðu Outlook og þegar þú ert spurður hvort þú viljir að það sé sjálfgefið forrit skaltu segja já.

Þegar þú setur eitt eða fleiri Outlook tilföng inn í verkefnið þitt, er þeim bætt við verkefnalistann þinn, með því að nota tilfangsnafnið og netfangið eins og þau eru til í Outlook heimilisfangaskránni. Sjálfgefinn upphafsstafur og verkgerð er einnig fyrirfram úthlutað. Þú getur síðan bætt við auðlindina hvaða upplýsingar sem þú vilt.

Til að setja inn tilföng úr Outlook heimilisfangaskránni þinni skaltu birta tilfangablaðsyfirlit og fylgja þessum skrefum:

Farðu í Resource flipann á borði. Í Setja inn hópnum, smelltu á Bæta við auðlindum og smelltu síðan á Heimilisfangaskrá.
Valmyndin Velja auðlindir birtist.

Smelltu á nafn auðlindar í nafnalistanum.

Smelltu á Bæta við til að setja valið nafn á auðlindalistann.

Endurtaktu skref 2 og 3 til að bæta við verkefnið þitt öllum auðlindaheitum sem þú vilt flytja inn.

Þegar þú ert búinn skaltu smella á OK hnappinn.

Nöfnin birtast nú í verkefnalistanum, tilbúinn fyrir þig að úthluta þeim til verkefna.

Fyrir frekari upplýsingar um stjórnun Microsoft Project auðlinda, sjá Hvernig á að stjórna auðlindum í Microsoft Project 2019 .