Hvernig á að búa til tölvupósttilkynningar fyrir SharePoint hóp

Ef RSS er ekki hlutur þinn geturðu valið að fá tilkynningar í tölvupósti þegar SharePoint forrit breytast með því að búa til viðvörun. Tilkynningar eru frábær leið til að fylgjast með breytingunum sem liðsfélagar þínir gera á skjölum og hlutum.

Þú þarft að búa til tilkynningar heimild til að búa til viðvaranir. Þetta leyfi er venjulega veitt með út-af-the-kassa uppsetningu á Site Members SharePoint hópnum.

Til að búa til viðvörun fyrir app skaltu fylgja þessum skrefum:

Flettu að forritinu þar sem þú vilt gerast áskrifandi að viðvörun og smelltu síðan á viðvörun fellivalmyndarhnappinn í Share & Track hlutanum á Bókasafnsflipanum á borði (fyrir app sem byggir á bókasafni) eða Listaflipanum á borði (fyrir app sem byggir á lista).
Ef þú sérð ekki hnappinn Varaðu mig við, eru líkurnar á því að stjórnandi þinn hafi ekki stillt stillingar fyrir sendan tölvupóst. Ef stillingar fyrir útsendan tölvupóst eru ekki stilltar í miðlægri stjórnsýslu, þá mun hnappurinn Vara mig einfaldlega ekki birtast notendum. Ef þú ert hins vegar að nota SharePoint Online, þá hefur sendan tölvupóstur þegar verið stilltur af Microsoft og þú ert góður að fara.

Veldu Setja viðvörun á þessu bókasafni úr fellilistanum.
Ný viðvörunarglugginn birtist.
Þú getur gerst áskrifandi að viðvörun fyrir hlut eða skjal með því að velja hlutinn eða skjalið og velja Viðvörun á flipanum Hlutir á borði.

Í Titill viðvörunar textareitnum, sláðu inn heiti fyrir viðvörunina.
Gerðu nafnið að einhverju þýðingarmiklu fyrir þig í pósthólfinu þínu, svo sem skjölum breytt í dag – fjárhagsáætlunarteymissíða . Annars hefurðu enga þýðingarmikla leið til að greina eina viðvörun frá annarri.

Í Senda viðvaranir til textareitnum skaltu slá inn nöfn fólks auk þín sem ætti að fá viðvörunina.
Það er rétt, þú getur gerst áskrifandi að öðru fólki að viðvörun! Þú verður að hafa stjórn á viðvörunum heimild, sem er sjálfgefið veitt vefeigendum.
Stofnanir og eigendur vefsvæða gætu viljað gerast áskrifandi að mörgum notendum að viðvörun til að tryggja að þeir fái mikilvægar uppfærslur, auk þess að hvetja þá til að leggja sitt af mörkum á umræðuborði, bloggi eða wiki. Notendur geta samt afþakkað með því að breyta stillingum í viðvörunarstillingum sínum.

Í hlutanum Afhendingaraðferð skaltu velja hvort þú vilt fá tilkynningar í tölvupósti eða textaskilaboðum í farsímann þinn.
Textaskilaboð krefjast þess að SharePoint stjórnandi þinn stilli þessa þjónustu í gegnum þriðja aðila, svo þú gætir ekki sent tilkynningar í símann þinn.

Í hlutanum Breyta gerð, veldu valkostinn sem passar við tegund tilkynninga sem þú vilt fá — Allar breytingar, Nýjum atriðum er bætt við, Núverandi atriðum er breytt eða Hlutum er eytt.
Ef þú ert ábyrgur fyrir stjórnun apps ættirðu að fá viðvörun í hvert sinn sem hlutum er eytt.

Í hlutanum Senda tilkynningar vegna þessara breytinga skaltu velja hvenær á að fá viðvaranir.
Valmöguleikarnir sem þú sérð hér eru mismunandi eftir því hvers konar app þú ert að vinna með. Verkefnaforrit gerir þér til dæmis kleift að fá viðvörun þegar verkefni er merkt lokið eða hvenær sem forgangsverkefni breytist.

Í hlutanum Hvenær á að senda tilkynningar skaltu velja tíðni viðvörunarsendingarinnar.
Þú getur fengið þau strax, einu sinni á dag eða einu sinni í viku. Daglegar samantektir eru ágætar; annars muntu líklega fá of marga tölvupósta.

Smelltu á Í lagi til að búa til viðvörun þína.

Skoðaðu þetta dæmi um að stilla viðvörun.

Fáðu tölvupóst þegar listi eða bókasafn breytist.

Hvenær sem notendur segja að þeir þurfi verkflæði til að fá tilkynningu, reyndu fyrst viðvörun. Það kemur þér á óvart hversu oft viðvaranir veita þá valkosti sem þarf.

Ef appið þitt er með persónulega eða opinbera sýn sem inniheldur síu geturðu gerst áskrifandi að breytingum á aðeins þeirri sýn. Segðu til dæmis að þú viljir fá tilkynningu með textaskilaboðum þegar hlutur í útgáfuforriti hefur forgang stillt á High. Þú myndir búa til útsýni sem síar appið fyrir forgangsverkefni. Veldu síaða yfirlitið í Senda viðvaranir fyrir þessar breytingar hlutanum þegar þú býrð til viðvörunina þína og þú munt fá tilkynningar þegar hlutir uppfylla síuskilyrðin.

Þú verður að hafa netfang stillt í SharePoint prófílnum þínum til að fá tilkynningar. Ef SharePoint þjónninn þinn er staðsettur á netinu þínu er það venjulega ekki vandamál. Hins vegar gæti Office 365 ekki verið samþætt við net- og tölvupóstupplýsingarnar þínar. Í þeim aðstæðum getur stjórnandi þinn annað hvort stillt netfangið þitt handvirkt eða veitt þér leyfi til þess.

Þú getur stjórnað öllum viðvörunum þínum frá einni síðu í stað þess að fletta á hvern lista. Til að hafa umsjón með öllum viðvörunum sem þú hefur á tiltekinni síðu og breyta eða eyða þeim skaltu fylgja þessum skrefum:

Skoðaðu forrit þar sem þú gerist áskrifandi að viðvörun.

Á Listi flipanum á borði, í Share & Track hlutanum, veldu Gera mér viðvart → Stjórna viðvörunum mínum.

Veldu viðeigandi tengil viðvörunarheiti.
Síðan Stjórna viðvörunum mínum á þessari síðu birtist með öllum valkostunum sem þú skoðaðir þegar þú bjóst til viðvörunina fyrst. Breyttu stillingunum eins og þú vilt.
Stillti ekki viðvörunina til að byrja með? Þú getur samt lesið í gegnum stillingarnar og breytt valkostunum (sjá skrefalistann á undan). Breytingarnar þínar hafa ekki áhrif á viðvörunarstillingar fyrir aðra ef viðvörunin var búin til fyrir marga notendur á sama tíma.

Smelltu á Í lagi til að breyta viðvöruninni með nýju stillingunum eða Eyða til að eyða viðvöruninni.
Að eyða viðvörun sem var búin til fyrir þig eyðir ekki viðvöruninni frá öðrum notendum sem eru í hópnum sem viðvörunin var búin til fyrir.

Ef þú ert kerfisstjóri vefsvæðisins geturðu stjórnað viðvörunum allra á síðunni með því að smella á hlekkinn Notendaviðvaranir á síðunni Stjórnun vefsvæðis á síðunni Stillingar vefsvæðis.