Hvernig á að þróa Microsoft Project Communications Management Plan

Þegar þú ert að skipuleggja verkefni í Microsoft Project 2019 skaltu íhuga hvaða upplýsingar þú (eða einhver annar hagsmunaaðili) þarft að fylgjast með, hver hefur upplýsingarnar, hvernig þær verða afhentar og hversu oft þarf að uppfæra þær. Oft eru þessar upplýsingar geymdar í sérstöku skjali sem kallast samskiptastjórnunaráætlun. Eftirfarandi tafla sýnir einfalt dæmi.

Stjórnunaráætlun samskipta

Samskiptastjórnunaráætlunin getur verið flókin — eða eins einföld og Word tafla eða Excel töflureikni. Þú slærð inn nafn eða stöðu hvers hagsmunaaðila í dálknum lengst til vinstri og síðan, efst, slærð inn þær upplýsingar sem þarf, aðferð hans og afhendingartíðni.

Það eru ekki eldflaugavísindi, en þú verður samt að ákveða fyrirfram hvaða upplýsingar þú gætir viljað fylgjast með, hvenær þú gætir viljað þær og í hvaða formi. Þú gætir viljað kíkja á Hvernig á að forðast algengar gildrur í verkefnastjórnun .

Skref 1 í verkefnissamskiptastjórnunaráætluninni þinni: safna gögnum

Fyrsta skrefið í því að fylgjast með framvindu verkefnis er að safna upplýsingum um hvað hefur verið að gerast. Því einfaldara sem það er að tilkynna um framvindu verkefnis, því betra, því fólk mun gera það. Því venjubundnari sem þú getur gert skýrslugerðina - eins og á hverjum föstudegi, á tilteknu eyðublaði sem er afhent sama aðila - því auðveldara er að safna gögnum.

Þú getur síðan sett þessar upplýsingar inn í Project á nokkra vegu: Notaðu ýmsar skoðanir og töflur til að slá inn upplýsingar í gagnablöð, slá inn upplýsingar í Task Information svargluggann eða notaðu rakningartækin í Áætlunarhópnum á Verkefnaflipanum á borði .

Magn gagna sem þú safnar ræðst af upplýsingum sem þú þarft að fylgjast með og hversu nákvæmar upplýsingarnar eru. Til dæmis, sumir nota Project eingöngu til að búa til tímalínu fyrir starfsemi sína. Aðrir nota auðlindir og fylgjast með heildarvinnu sinni við verkefni, bara ekki í smáatriðum sem skoðar vinnu á klukkustund. Fyrir sumt fólk, einfaldlega að merkja eitt verkefni 50 prósent lokið og annað 100 prósent lokið - og láta Project gera ráð fyrir að öll tilföng hafi lokið áætlaðri vinnu - er í lagi.

Skref 2 í verkefnissamskiptastjórnunaráætluninni þinni: notaðu rakningaraðferð

Þú verður að finna bestu mælingaraðferðina fyrir þig, sem ræðst af magni og gerð upplýsinga sem þú þarft að fylgjast með. Microsoft býður upp á fjórar rakningaraðferðir í Project 2019:

• Verkefni - samtals
• Verkefni - tímaskipt
• Verkefni – samtals
• Verkefni - tímaskipt

Þú getur byrjað að skilja þessar aðferðir með því að bera saman verkrakningu og verkefnarakningu. Þú getur fylgst með upplýsingum eftir verki, sem gefur til kynna núverandi tíma (eða stöðudagsetningu sem þú velur) heildarvinnu lokið eða kostnað við verkefnið. Eða þú getur fylgst með upplýsingum eftir úthlutun, sem er ítarlegri rakning sem sýnir þér heildarvinnu eða kostnað fyrir hverja tilföng.

Segjum sem svo að áætlað sé að prófun rafmagnsíhluta verkefnisins taki 12 tíma vinnu, samkvæmt grunnlínu verkefnisins. Verkfræðingur, rafvirki og aðstoðarmaður - þrír mannauðir - eru úthlutað á 100 prósent af tíma sínum. Rekja eftir verkum - samtals, þú getur einfaldlega athugað að verkefninu er 75 prósent lokið, sem þýðir níu klukkustunda vinnu sem lokið er.

Verkefnið gerir ráð fyrir að úrræðin þrjú skipti verkinu jafnt — þrjár klukkustundir fyrir hvert tilfang. Í raun eyddi vélstjórinn hins vegar eina klukkustund, rafvirkinn sex og aðstoðarmaðurinn tvo. Þess vegna kemur tímaskipt breytan inn í myndina. Tímabundin rakning notar tilteknar tímahækkanir, hvort sem þú velur að rekja vinnu eftir verki eða vinnu sem unnin er af einstökum tilföngum í verkefninu.

Svo, í prófun rafmagnsíhluta verkefnisins, geturðu notað verkefnið – tímaskipt nálgun til að fylgjast með níu klukkustundunum á hverjum degi. Eða þú getur notað verkefnið – tímaskipt nálgun til að fylgjast með vinnu hvers auðlindar, á klukkutíma fresti eða daglega.

Ef verkefnið eða stofnunin krefst ekki nákvæmrar úthlutunar eða tímabundinnar mælingar, er betra að nota verkefnið - heildaraðferðina. Þá geturðu eytt minni tíma í að setja upplýsingar inn í Project og meiri tíma í að stjórna teyminu og hagsmunaaðilum.

Skref 3 í stjórnunaráætlun verkefnasamskipta: notaðu rakningartækin

Stundum virðist sem Project bjóði upp á handhægan hnapp fyrir allt sem þú þarft að gera í verkefni, svo hvers vegna ætti mælingar að vera öðruvísi? Rakningarverkfærin efst í tímaáætlunarhópnum á Verkefnaflipanum framkvæma uppfærslur á völdum verkefnum í hvaða blaðsýn sem er. Myndin sýnir mælingartækin. Fimm til vinstri eru hnappar sem eru prósentulokaðir og hnappurinn hægra megin gerir þér kleift að merkja á réttan hátt eða uppfæra verkefni.

Rakningarhnapparnir.

Þessi verkfæri gera sérstakar uppfærslur á völdum verkefnum:

• Prósenta lokið: Smelltu á þetta tól til að merkja fljótt framvindu verkefnis með því að nota grófan útreikning á hlutfalli vinnu sem er lokið í 25 prósenta þrepum.
• Merkja á braut: Ef þú velur verkefni og smellir á þetta tól skráir virkni sjálfkrafa á stöðudagsetninguna eins og þú áætlaðir hana í grunnlínunni.
• Uppfærsluverkefni: Til að birta svarglugga sem inniheldur rakningarupplýsingar um framvindu, lengd, upphafs- og lokadagsetningar, finndu þetta tól á valmyndinni sem opnast þegar þú smellir á örina niður á hnappinn Merkja á braut. Til dæmis geturðu gefið til kynna hvort raunveruleg upphafsdagsetning verks hafi verið breytileg frá núverandi upphafsdagsetningu þess. Eftirfarandi mynd sýnir Uppfærsluverkefni svargluggann.

Uppfæra verkefni svarglugginn.

Þú getur notað nokkur verkfæri í viðbót, sem finnast annars staðar í Project, til að fylgjast með og sýna framfarir:

• Uppfæra verkefni: Merktu öll verkefni í verkefni sem lokið að tiltekinni stöðudagsetningu. Þú getur líka notað þetta tól til að endurskipuleggja ólokið verk.
• Færa verkefni: Enduráætlun allt eða hluta af völdum verkefni. Þú getur notað þetta tól, sem er að finna í Verkefnahópnum á Verkefnaflipanum á borði, til að færa verkefni áfram eða afturábak eða til að endurskipuleggja hluta þess eftir stöðudagsetningu.
• Bæta við framvindulínu: Kveiktu á tegund af teikniverkfærum. Á Format flipanum, í Format hópnum, smelltu á Gridlines. Smelltu á örina niður og veldu Framvindulínur. Gluggi birtist þannig að þú getur, á ákveðnum dögum, sett upp framvindulínur: Þær gefa til kynna hvaða verkefni eru á undan eða á eftir áætlun með lóðréttri línu sem tengir saman verkefni sem eru í gangi.

Fyrir allt, það er Microsoft Project útsýni

Þú veist kannski nú þegar að Project hefur yfirsýn yfir allt sem þú vilt gera. Til dæmis er hægt að nota Verkefnablaðsyfirlit og Verkefnanotkunaryfirlit til að uppfæra annað hvort verk- eða tilföngsupplýsingar auðveldlega. Svo mörg afbrigði eru fáanleg að þú gætir trúað því að Microsoft taki gjöld af skoðuninni.

Verkefnablað—Rakningartöfluyfirlit.

Verkefnanotkun—Rakningartöfluyfirlit.

Verkefnanotkun—Notunartöfluskjár.

Þegar ég mæli með verkefnablaðsskjánum set ég inn dálk sem sýnir prósentu lokið. Til að setja dálkinn inn skaltu einfaldlega hægrismella á dálkhaus og smella á Setja inn dálk, smelltu svo á % Lokið.

Það fer eftir rakningaraðferðinni sem þú þarft að mismunandi skoðanir þjóna mismunandi tilgangi. Eftirfarandi tafla tilgreinir bestu yfirsýn til að nota fyrir hverja rakningaraðferð.

Rekja skoðanir

Þegar þú finnur viðeigandi yfirlit með rétta dálka sýnda er það eins einfalt að slá inn rakningarupplýsingar eins og að slá inn fjölda klukkustunda, dollaraupphæð fyrir fastan kostnað eða upphafs- eða lokadagsetningu í viðeigandi dálk fyrir verkefnið sem þú ert að uppfæra.