Hvað er Microsoft Access og til hvers notar þú það?

Access 2019, nýjasta útgáfan af Microsoft Office gagnagrunnsforritinu, hefur alltaf verið öflugt forrit og þessi útgáfa er ekkert öðruvísi. Allur þessi kraftur gerir Access að forriti sem er ekki svo auðvelt að læra á eigin spýtur.

Þú þarft ekki að nota alla eiginleika og verkfæri og ýta á brúnir Access umslagsins. Reyndar geturðu notað mjög lítið af öllu sem Access hefur upp á að bjóða og samt búið til töluverða lausn á þörfum þínum til að geyma og fá aðgang að gögnum - allt vegna þess að Access getur raunverulega "gert allt" - sem gerir þér kleift að setja upp gagnagrunn fljótt, byggja færslur inn í þann gagnagrunn og nota síðan þessi gögn á nokkra gagnlega vegu. Seinna, hver veit? Þú gætir orðið Access sérfræðingur.

Til hvers er Access gott? Það er góð spurning. Jæja, listinn yfir það sem þú getur gert við það er miklu lengri en listinn yfir það sem þú getur ekki gert við það - auðvitað, sérstaklega ef þú skilur eftir hluti eins og "þvo bílinn þinn" og "setja upp diskinn" „get ekki“ listann. Þegar kemur að skipulagningu gagna, geymslu og endurheimt er Access fremstur í flokki.

Byggja stóra gagnagrunna með Alexa

Allt í lagi, hvað á ég við með stórum gagnagrunni? Hvaða gagnagrunnur sem er með fullt af skrám - og mikið, ég meina hundruð. Að minnsta kosti. Og vissulega ef þú ert með þúsundir skráa þarftu tól eins og Access til að stjórna þeim. Þó að þú getir notað Microsoft Excel til að geyma lista yfir færslur, takmarkar það hversu margar þú getur geymt (ekki meira en fjöldi lína í einu verkstæði). Auk þess er ekki hægt að nota Excel til að setja upp neitt umfram einfaldan lista sem hægt er að flokka og sía. Þannig að allt með mikið af skrám og flóknum gögnum er best gert í Access.

Nokkrar ástæður fyrir því að Access sér vel um stóra gagnagrunna eru:

• Venjulega hefur stór gagnagrunnur miklar gagnafærsluþarfir. Access býður ekki aðeins upp á eyðublöð heldur einnig eiginleika sem geta búið til fljótlegt eyðublað þar sem einhver getur slegið inn allar þessar færslur. Þetta getur gert innslátt gagna auðveldara og hraðari og getur dregið verulega úr skekkjumörkum.
• Þegar þú ert með fullt af færslum, hefurðu líka fullt af tækifærum fyrir villur að læðast inn. Þetta felur í sér afrit færslur, færslur með stafsetningarvillum og færslur sem vantar upplýsingar - og það er bara fyrir opnara. Svo þú þarft forrit eins og Access til að losa þig við þessar villur og laga þær.
• Stórir gagnagrunnar þýða miklar þarfir fyrir nákvæma, innsæi skýrslugerð. Access hefur öflug skýrslutól sem þú getur notað til að búa til prentaðar skýrslur og skýrslur á skjánum - og þær geta innihaldið eins fá eða eins mörg gögn þín og þú þarft, dregin úr fleiri en einni töflu ef þörf krefur. Þú getur sérsniðið skýrslur þínar að áhorfendum þínum, allt frá því sem er sýnt á síðum skýrslunnar til litanna og leturgerðanna sem notuð eru.
• Stóra gagnagrunna er erfitt að vaða í gegnum þegar þú vilt finna eitthvað. Access býður upp á nokkur verkfæri til að flokka, leita og búa til þín eigin sérhæfðu verkfæri (þekkt sem fyrirspurnir ) til að finna hina óviðráðanlegu staku skrá eða hóp skráa sem þú þarft.
• Aðgangur sparar tíma með því að gera það auðvelt að flytja inn og endurvinna gögn. Þú gætir hafa notað ákveðin verkfæri til að flytja inn gögn frá öðrum aðilum - eins og Excel vinnublöð (ef þú byrjaðir í Excel og hámarks notagildi þess sem gagnageymslutæki) og Word töflur. Aðgangur bjargar þér frá því að slá inn öll gögnin þín aftur og gerir þér kleift að halda mörgum gagnaveitum í samræmi.

Að búa til gagnagrunna með mörgum töflum

Hvort sem gagnagrunnurinn þinn geymir 100 færslur eða 100.000 færslur (eða fleiri), ef þú þarft að halda aðskildum töflum og tengja þær til að hámarka notkun upplýsinganna, þá þarftu tengslagagnagrunn - og það er Access. Hvernig veistu hvort gögnin þín þurfi að vera í aðskildum töflum? Hugsaðu um gögnin þín - eru þau mjög hólfuð? Fer það af stað á snertingum? Skoðaðu eftirfarandi dæmi og notaðu hugtökin á gögnin þín og athugaðu hvort þú þarft margar töflur fyrir gagnagrunninn þinn.

Gagnagrunnur Big Organization

Ímyndaðu þér að þú vinnur fyrir mjög stórt fyrirtæki og fyrirtækið hefur gögn sem varða viðskiptavini þeirra og pantanir þeirra, vörurnar sem fyrirtækið selur, birgja þess og starfsmenn þess. Fyrir flókinn gagnagrunn eins og þennan þarftu margar töflur, eins og hér segir:

• Ein tafla geymir gögn viðskiptavina - nöfn, heimilisföng, símanúmer og netföng.
• Önnur tafla inniheldur pantanir viðskiptavina, þar á meðal nafn viðskiptavinarins sem lagði pöntunina, sölumanninn sem annaðist söluna, sendingarupplýsingar og dagsetning pöntunarinnar.
• Þriðja tafla inniheldur upplýsingar um þær vörur sem fyrirtækið selur, þar á meðal vörunúmer, nöfn birgja, verð og fjölda vara á lager.
• Fjórða tafla inniheldur birgjagögn — um fyrirtækin sem aðalfyrirtækið fær vörubirgðir sínar frá til að endurselja til viðskiptavina. Taflan inniheldur nöfn fyrirtækja, tengilið þeirra og heimilisfang, netfang og símanúmer til að ná í þau.
• Fimmta tafla inniheldur gögn starfsmanna - frá þeim degi sem þeir voru ráðnir til tengiliðaupplýsinga þeirra til starfsheitis - og inniheldur einnig athugasemdir um þá, eins konar samantekt á ferilskrá þeirra til viðmiðunar.

Aðrar töflur eru líka til - til að halda lista yfir flutningafyrirtæki og tengiliðaupplýsingar þeirra (til að senda pantanir viðskiptavina), kostnaðartöflu (fyrir kostnað sem stofnað er til við rekstur fyrirtækisins) og aðrar töflur sem eru notaðar með helstu fjórum töflunum.

Vegna þess að þú þarft ekki að fylla út alla reiti fyrir hverja færslu - í hvaða töflu sem er í gagnagrunninum - ef þú ert ekki með símanúmer eða veist ekki um netfang, til dæmis, þá er allt í lagi að skilja þá reiti eftir auða þangað til þú hefur fengið þessar upplýsingar.

Mistekst að skipuleggja? Ætla að mistakast

Ef þú hugsar vel um gagnagrunninn þinn, hvernig þú notar gögnin þín og það sem þú þarft að vita um starfsmenn þína, viðskiptavini, sjálfboðaliða, gjafa, vörur eða verkefni - hvað sem þú ert að geyma upplýsingar um - geturðu skipulagt:

• Hversu mörg borð þú þarft
• Hvaða gögn fara inn í hvaða töflu
• Hvernig þú munt nota töflurnar saman til að fá þær skýrslur sem þú þarft

Auðvitað gleyma allir einhverju og áætlanir breytast eftir að kerfi hefur þegar verið innleitt. En ekki hafa áhyggjur - Aðgangur er ekki svo stífur að ringulreið muni skapast ef þú byrjar að smíða borðin þín og gleymir einhverju (reit eða tvo, heilt borð). Þú getur alltaf bætt við reit sem þú gleymdir (eða sem einhver bjartur neisti sagði að þú þyrftir) eða bætt við nýrri töflu eftir það. En það er samt nauðsynlegt að skipuleggja eins vandlega og mögulegt er fram í tímann.

Sem hluti af ítarlegri skipulagningu skaltu skissa fyrirhugaðan gagnagrunn þinn á pappír, teikna eins konar flæðirit með reitum fyrir hverja töflu og listum yfir reiti sem þú munt hafa í hverjum og einum. Teiknaðu örvar til að sýna hvernig þær gætu tengst - það er eins og að teikna einfalt ættartré - og þú ert á góðri leið með vel skipulagðan, gagnlegan gagnagrunn.

Hér er handhægt verklag til að fylgja ef þú ert nýr í því ferli að skipuleggja gagnagrunn:

1. Á pappír eða í ritvinnsluskjali, hvort sem er þægilegra, skrifaðu eftirfarandi:

• Bráðabirgðaheiti fyrir gagnagrunninn þinn
• Listi yfir þær upplýsingar sem þú ætlar að fá úr þeim gagnagrunni daglega eða reglulega

2. Nú, byggt á þeim upplýsingum, búðu til nýjan lista yfir raunverulegar upplýsingar sem þú gætir geymt:

Skráðu allar upplýsingar sem þú gætir hugsað þér um viðskiptavini þína, vörur, hugmyndir, mál, bækur, listaverk, nemendur - hvað sem gagnagrunnurinn þinn á við. Ekki vera hræddur við að fara út fyrir borð - þú getur alltaf sleppt sumum hlutum á listanum ef þeir reynast ekki vera hlutir sem þú þarft virkilega að vita (eða getur hugsanlega fundið út) um hvert atriði í gagnagrunninum þínum.

3. Taktu listann yfir reiti - það er það sem allar þessar upplýsingar eru - og byrjaðu að skipta þeim upp í rökrétta hópa.

Hvernig? Hugsaðu um sviðin og hvernig þau vinna saman:

• Til dæmis, ef gagnagrunnurinn heldur utan um bókasafn af bókum, kannski titil, útgáfuár, útgefandi, ISBN ( I nternational S tandard B ook N umber, sem er einstakt fyrir hverja bók), verð, og síðu telja má geyma í einum hópi, en höfundaupplýsingar, umsagnir og lista yfir aðra titla eftir sama höfund eða bækur um sama efni er hægt að geyma í öðrum hópi. Þessir hópar verða einstakar töflur og búa til tengslagagnagrunn þinn yfir bækur.
• Finndu út hvað er einstakt við hverja skrá. Eins og fram kemur í fyrri lið, þú þarft reit sem er einstakt fyrir hverja skrá. Þó Access geti skapað einstakt gildi fyrir þig ef engin einstök gögn eru til fyrir hverja skrá í gagnagrunninum þínum, þá er oft best að hafa slíkan reit þegar til staðar, eða búa til slíkan reit sjálfur. Viðskiptavinanúmer, nemendanúmer, almannatryggingarnúmer, ISBN-númer bóka, vörulistanúmer, raðnúmer - allt sem er ekki það sama fyrir tvær skrár mun duga.

Með stóran lista yfir reiti og nokkra bráðabirgðahópa af þessum reitum tilbúinn, og með hugmynd um hvaða reit er einstakt fyrir hverja skrá, geturðu byrjað að finna út hvernig á að nota gögnin.

4. Búðu til lista yfir leiðir sem þú gætir notað gögnin, þar á meðal:

• Skýrslur sem þú vilt búa til, þar á meðal listi yfir hvaða reiti ættu að vera með fyrir hverja skýrslu
• Aðrar leiðir sem þú getur notað gögnin — merkimiðar fyrir póstsendingar, vörumerki, vörulistagögn, verðlistar, tengiliðalistar og svo framvegis

5. Skráðu alla staði sem gögnin þín eru núna. Þetta gæti verið á pappírsmiðum í vasanum, á kortum í kassa, í öðru forriti (eins og Excel), eða kannski í gegnum fyrirtæki sem selur gögn í markaðslegum tilgangi.

Þegar þessari skipulagningu lokið ertu tilbúinn til að byrja að byggja upp gagnagrunninn þinn.

Aðgangur að gagnagrunnum með notendaformum

Þegar þú ert að skipuleggja gagnagrunninn þinn skaltu íhuga hvernig gögnin verða færð inn:

• Ef þú ætlar að gera innslátt gagna sjálfur, gætirðu verið ánægður með að vinna í töflureiknu umhverfi (þekkt í Access sem Datasheet view ), þar sem taflan er stórt rist. Þú fyllir það inn í röð fyrir röð og hver röð er met.

Myndin sýnir töflu yfir sjálfboðaliða í vinnslu í gagnablaðsskjá. Þú ákveður: Er það auðvelt í notkun, eða geturðu ímyndað þér að þú gleymir að færa niður röð og slá inn rangt efni í ranga dálka þegar þú slærð inn hverja færslu? Eins og þú sérð eru fleiri reitir en sýna í glugganum, þannig að þú myndir fletta mikið til vinstri og hægri til að nota þessa sýn.

Gagnablaðssýn getur verið auðvelt umhverfi fyrir innslátt gagna. Eða ekki.

• Þú gætir viljað nota eyðublað (sýnt á eftirfarandi mynd) í staðinn. Eyðublað er sérhæft viðmót til að slá inn gögn, breyta og skoða gagnagrunninn þinn eina skrá í einu, ef:
• Einhver annar mun sjá um innslátt gagna
• Að slá inn röð eftir röð af gögnum í stórt rist virðist vera dofandi

Hér er einfalt eyðublað til að slá inn nýjar færslur eða skoða þær sem fyrir eru.

Hugardeyfandi áhrifin (og meðfædd aukin skekkjumörk) eru sérstaklega líkleg þegar þú ert með fullt af reitum í gagnagrunni og notandinn, ef hann vinnur í gagnablaðsskjá, þarf að fara lárétt í gegnum reitina. Eyðublað eins og það sem sýnt er setur reitina á ánægjulegra snið, sem gerir það auðveldara að slá inn gögn í reitina og sjá alla reiti samtímis (eða aðeins þá sem þú vilt að gögn séu færð inn í).

Ef gagnagrunnurinn þinn er nógu stór til að þú þurfir hjálp við innslátt gagna, eða ef hann á eftir að stækka með tímanum, sem gerir áframhaldandi gagnafærsluferli líklegt, þá er Access tækið fyrir þig. Sú staðreynd að það býður upp á einfaldar innsláttar/breytingar gagna er næg ástæða til að gera það að gagnagrunnsforritinu að eigin vali.

Gagnasöfn sem krefjast sérstakrar skýrslugerðar

Enn ein ástæðan fyrir því að nota Access er hæfileikinn sem hann gefur þér til að búa til sérsniðnar skýrslur fljótt og auðveldlega. Sum gagnagrunnsforrit, sérstaklega þau sem eru hönnuð fyrir gagnagrunna með einni töflu (þekkt sem flatskráa gagnagrunna), hafa nokkrar niðursoðnar skýrslur innbyggðar og það er allt sem þú getur gert - veldu bara skýrslu af listanum og keyrðu sömu skýrsluna og hver annar notandi þess hugbúnaðar keyrir.

Ef þú ert Excel notandi er skýrslugeta þín langt frá því að vera auðveld eða einföld og þau eru ekki hönnuð til notkunar með stórum gagnagrunnum – þau eru ætluð fyrir töflureikna og litla lista með einni töflu. Ennfremur þarftu að kafa miklu dýpra í verkfæri Excel til að komast yfir þessar skýrslur. Aðgangur er aftur á móti gagnagrunnsforrit, þannig að skýrslur eru mikilvægur eiginleiki fyrir framan.

Dæmi? Í Excel, til að fá skýrslu sem flokkar gögnin þín eftir einum eða fleiri reitum á listanum þínum, þarftu fyrst að raða línunum í vinnublaðinu, nota reitinn(a) til að flokka gögnin og síðan geturðu búið til það sem er þekkt sem undirheildarskýrsla . Til að búa það til notarðu svarglugga sem spyr þig um útreikninga sem þú vilt framkvæma, hvar á að staðsetja niðurstöðurnar og hvort þú byggir flokkun og/eða undirtölu á fleiri en einum reit. Skýrslan sem myndast er ekki hönnuð til prentunar og þú verður að fikta við blaðsíðusetningu töflureiknisins (með sérhæfðri mynd af töflureikninum) til að stjórna því hvernig skýrslan prentast út.

Í Access? Kveiktu bara á skýrsluhjálpinni og þú getur flokkað gögnin þín, valið hvernig á að flokka þau, ákveðið hvaða gögn á að hafa með í skýrslunni og velja sjónrænt útlit og litasamsetningu, allt í einu einföldu, straumlínulaga ferli. Án þess að þú gerir nokkuð er skýrslan tilbúin til prentunar. Aðgangur er byggð til að tilkynna - eftir allt, það er gagnagrunnur umsókn - og skýrslur eru eitt af mest (ef ekki í flestum) mikilvægum leiðum sem þú munt nota og deila upplýsingum þínum.

Vegna þess að skýrslur eru svo mikilvægur hluti af Access geturðu ekki aðeins búið þær til með lágmarks fyrirhöfn heldur einnig sérsniðið þær til að búa til öflug skjöl um mikilvægustu gögnin þín:

• Búðu til fljótlega, einfalda skýrslu sem spýtir bara út því sem er í töflunni þinni á snyrtilegu, auðlesnu sniði.

Ah, einfaldleiki. Fljótleg skýrsla er aðeins einum smelli í burtu.

• Búðu til sérsniðna skýrslu sem þú hannar skref fyrir skref með hjálp skýrsluhjálparinnar. Í skýrslunni sem sýnd er á myndinni eru sjálfboðaliðarnir flokkaðir eftir eftirnöfnum þeirra. Þessir valkostir voru auðveldlega settir í notkun með örfáum smellum.

Skýrsluhjálpin býr til flóknari (en einfaldari) skýrslur eins og þessa.

• Þú getur virkilega brett upp ermarnar og hannað nýja skýrslu, eða spilað með þeirri sem fyrir er og bætt við alls kyns bjöllum og flautum. Eftirfarandi mynd sýnir þetta gerast í hönnunarsýn. Athugaðu að titill skýrslunnar (Volunteers List by Status) er valinn: Hún er með kassa utan um sig og örsmá handföng á hornum og hliðum kassans, sem þýðir að þú getur endursniðið titilinn, breytt letri, stærð eða lit á texta, eða jafnvel breyta orðunum ef þörf er á nýjum titli.

Hönnunarsýn gæti virst svolítið ógnvekjandi, en til að sérsníða hlutina virkilega þarftu það - og þú gætir jafnvel haft gaman af því!

Svo þú getur búið til hvers kyns sérsniðna skýrslu í Access, með því að nota einhverjar eða allar gagnagrunnstöflurnar þínar og hvaða reit sem er úr þessum töflum, og þú getur flokkað reiti og sett þá í hvaða röð sem þú vilt:

• Með skýrsluhjálpinni geturðu valið úr nokkrum forstilltum útlitum fyrir skýrsluna þína og þú getur sérsniðið hana alla röð fyrir röð, dálk fyrir dálk.
• Þú getur auðveldlega bætt við og fjarlægt reiti eftir að þú hefur búið til skýrsluna, ef þú skiptir um skoðun varðandi það sem er innifalið í skýrslunni. Ef þú vilt setja þinn persónulega stimpil á alla þætti skýrslunnar þinnar geturðu notað hönnunarsýn til að gera eftirfarandi:
• Bættu við titlum, kennslu- eða lýsandi textareitum og grafík.
• Settu upp sérsniðna hausa og fætur til að innihalda allar upplýsingar sem þú vilt birtast á öllum síðum skýrslunnar.

Ef allt þetta hljómar spennandi, eða að minnsta kosti áhugavert, þá ertu í raun á réttri leið með Access. Þörfin fyrir að búa til sérsniðnar skýrslur er aðalástæðan fyrir því að nota Access.