Hvað á að leita að þegar þú skoðar eða endurskoðar fjárhagslíkan

Ef þú hefur notað Excel í nokkurn tíma, kýst þú líklega frekar að búa til þína eigin töflureikna eða fjárhagslíkön frá grunni. Í fyrirtækjaumhverfi fær fólk hins vegar sjaldan þetta tækifæri. Þess í stað er gert ráð fyrir að þeir taki yfir núverandi líkan sem einhver annar hefur smíðað.

Kannski ertu að stíga inn í hlutverk sem þú ert að taka við af einhverjum öðrum og það er fyrirliggjandi fjárhagsskýrslulíkan sem þú þarft að uppfæra í hverjum mánuði. Eða þér hefur verið sagt að reikna út söluþóknun á hverjum ársfjórðungi byggt á ægilegum 50 flipa töflureikni sem þér líkar ekki við útlitið á. Þú erfir ekki aðeins líkön annarra ásamt inntakum, forsendum og útreikningum sem upphaflegi líkangerðarmaðurinn hefur slegið inn, heldur erfir þú líka mistök líkangerðarmannsins.

Ef þú ætlar að taka ábyrgð á fyrirmynd einhvers annars þarftu að vera tilbúinn til að taka við henni og gera hana að þinni. Þú verður að vera ábyrgur fyrir virkni þessa líkans og fullviss um að það virki rétt. Hér er gátlisti yfir hluti sem þú ættir að athuga þegar þú erfir fyrst fjárhagslíkan einhvers annars:

• Kynntu þér útlit þess og tilfinningu. Skoðaðu hvert blað til að sjá hvaða litasamsetningu hefur verið notað. Lestu í gegnum hvaða skjöl sem er. Er einhver lykill til að sjá hvaða frumur eru hverjar? Hefur líkangerðarmaðurinn gert greinarmun á formúlum og harðkóðuðum forsendum?
• Skoðaðu formúlurnar vel. Eru þeir samkvæmir? Innihalda þau einhver harðkóðuð gildi sem uppfærast ekki sjálfkrafa og munu því valda villum?
• Keyrðu villuskoðun. Ýttu á villuskoðunarhnappinn á Formúluskoðun hlutanum Formúlur flipann á borði til að sjá í fljótu bragði hvort einhverjar Excel villur séu á blaðinu sem gætu valdið vandræðum.
• Leitaðu að tenglum á ytri skrár. Ytri tenglar gætu verið gildur hluti af starfræksluferlinu, en þú þarft að vita hvort þessi skrá fær einhver inntak frá ytri vinnubókum til að tryggja að enginn breyti óvart blaða- eða skráarnöfnum, sem veldur villum í líkaninu þínu. Finndu ytri tengla með því að ýta á Breyta tengla hnappinn á Tengingar hlutanum á Data flipanum í borði.
• Skoðaðu nafngreind svið. Nafngreind svið geta verið gagnleg í fjárhagslíkani en þau innihalda stundum villur vegna óþarfa nafna, sem og ytri tengla. Skoðaðu nefndu sviðin í nafnastjórnuninni, sem er í hlutanum Skilgreind nöfn á formúluflipanum á borði. Eyddu öllum nafngreindum sviðum sem innihalda villur eða eru ekki í notkun, og ef þau innihalda tengla á utanaðkomandi skrár skaltu athuga og ganga úr skugga um að þeirra sé þörf.
• Athugaðu sjálfvirka útreikninga. Formúlur ættu að reikna sjálfkrafa, en stundum þegar skrá er mjög stór, eða líkanagerðarmaður vill stjórna breytingunum handvirkt, hefur útreikningurinn verið stilltur á handvirkt í stað sjálfvirkt. Ef þú sérð orðið Reiknaðu í stöðustikunni neðst til vinstri þýðir það að útreikningurinn hefur verið stilltur á handvirkt, svo þú ert líklega í flókinni rannsókn! Ýttu á hnappinn Útreikningsvalkostir í hlutanum Útreikningur á formúluflipanum á borði til að skipta á milli handvirks og sjálfvirks útreiknings á vinnubók.

Auk þessara skrefa eru hér nokkur handhæg endurskoðunarverkfæri í Excel sem þú getur notað til að athuga, endurskoða, sannprófa og, ef nauðsyn krefur, leiðrétta arfgengt líkan svo þú getir verið öruggur um niðurstöður fjárhagslíkans þíns:

• Skoðaðu vinnubók. Kynntu þér falda eiginleika líkansins þíns og auðkenndu hugsanlega erfiða eiginleika sem annars gæti verið mjög erfitt að finna með þessu lítt þekkta tóli. Til að nota það, opnaðu vinnubókina, smelltu á File hnappinn á borði; á flipanum Upplýsingar, smelltu á hnappinn Athuga að vandamálum.
• F2: Ef frumfrumur formúlu eru á sömu síðu, setur F2 flýtivísinn hólfið í breytingaham, þannig að þessi flýtileið er góð leið til að sjá sjónrænt hvaðan upprunagögnin koma.
• Rekja fordæmi/háð: Excel endurskoðunarverkfæri rekja tengslin sjónrænt með sporlínuörvum. Þú getur fengið aðgang að þessum verkfærum í Formúluendurskoðun hlutanum á Formúluflipanum á borði.
• Meta formúlu: Taktu í sundur langar og flóknar formúlur með því að nota Evaluate Formula tólið, í Formula Auditing hlutanum á Formúluflipanum á borði.
• Villuskoðunartæki: Ef þú gerir mistök - eða það sem Excel heldur að sé mistök - mun grænn þríhyrningur birtast í efra vinstra horni reitsins. Þetta gerist ef þú sleppir aðliggjandi hólfum, eða ef þú slærð inn inntak sem texta, sem lítur út fyrir að vera tala.
• Vaktargluggi: Ef þú ert með úttaksfrumur sem þú vilt fylgjast með mun þetta tól birta niðurstöður tilgreindra frumna í sérstökum glugga. Þú getur fundið þetta tól í Formúluendurskoðun hlutanum á Formúluflipanum á borði. Það er gagnlegt til að prófa formúlur til að sjá áhrif breytinga á forsendum á sérstakt hólf eða frumur.
• Sýna formúlur: Til að sjá allar formúlurnar í hnotskurn frekar en gildin sem myndast, ýttu á Sýna formúlur hnappinn í Formúluendurskoðun hlutanum á Formúluflipanum á borði (eða notaðu Ctrl+` flýtileiðina). Sýna formúlur er líka mjög fljótleg og auðveld leið til að sjá hvort einhver harðkóðuð gildi eru til.