Fjárhagslíkön í Excel: Hvað á að gera ef skráarstærðin er stjórnlaus

Þegar þú byrjar að fá heilmikið af gögnum í fjárhagslíkanið þitt er frekar auðvelt að lenda í risastórri Excel skrá sem tekur langan tíma að reikna út, sem gerir það erfitt að skoða eða deila með öðrum.

Ef stór skráarstærð stafar af miklum fjölda raða (t.d. meira en 100.000) skaltu íhuga að nota Power Pivot til að geyma gögnin í staðinn.

Ef þér finnst líkanið þitt fara úr böndunum (og þú ert að nota staðlað Excel, án hjálpar frá Power Pivot eða öðrum viðbótum), þá eru hér nokkur reyndur og prófaður ráð sem þú getur notað til að halda þeirri skráarstærð niður:

Fjarlægðu óþarfa snið. Litir og snið ættu aðeins að eiga við um nauðsynlegt svið, ekki heila röð eða dálk. Forðastu handvirkt snið og notaðu stíla í staðinn.
Þegar þú ert að hreinsa reiti sem þú ert ekki lengur að nota gerirðu það líklega með því að velja reitinn og ýta á Delete takkann. Þessi aðgerð hreinsar innihald og formúlur, en hún hreinsar ekki sniðið. Ef þig grunar að þetta sé vandamál geturðu ýtt á Ctrl+A til að velja allar frumur; síðan á Home flipanum á borði, í Breytingarhlutanum, smelltu á Hreinsa fellivalmyndina og veldu Hreinsa snið.

Gakktu úr skugga um að formúlur vísi aðeins til þess sviðs sem þær þurfa (ekki að velja alla línuna eða dálkinn). Ef formúlurnar þínar vísa til fleiri frumna en þær þurfa, mun þetta nota meira minni. Notaðu til dæmis formúluna =SUM(A1:A1000) til að leyfa fleiri línur í stað =SUM(A:A). Að öðrum kosti geturðu sniðið gögnin sem töflu og vísað til sjálfkrafa stækkandi töflusviða í formúlunni þinni í staðinn.
Fjarlægðu (eða að minnsta kosti athugaðu stærðina) hvaða lógó eða myndir sem þú ert að nota. Ein JPG skrá sem sett er inn í líkan getur auðveldlega bætt 10MB við Excel skráarstærð.
Forðastu PivotTables. PivotTables tyggja virkilega upp minnið. Ef þú ert með margar pivot-töflur skaltu ganga úr skugga um að þær séu að nota sama gagnagjafann og ekki búa til nýjan.
Fjarlægðu ytri tengla á aðrar skrár. Til að athuga hvort það séu einhverjir utanaðkomandi tenglar í líkaninu þínu, farðu í Gögn flipann á borði og smelltu á Breyta tenglum í Tengingar hlutanum. Ef hnappurinn Breyta tenglum er grár þýðir það að það eru engir ytri tenglar. Ef þeir eru til, smelltu á hnappinn og þegar Breyta hlekkur glugganum birtist skaltu smella á Break hlekki til að líma gögnin úr öllum ytri hlekkjum sem gildi og ytri hlekkirnir verða fjarlægðir. Ef þú þarft algerlega að nota ytri tengla skaltu hafa frumskrána opna á sama tíma; þetta mun flýta fyrir.
Athugaðu hvort um offramboð sé að ræða í aðföngum og útreikningum. Stundum þróast líkan og það geta verið hlutar sem eru ekki lengur notaðir eða hlutar þar sem upplýsingar hafa breyst.
Forðastu rokgjarnar aðgerðir. Sumar af algengustu óstöðugu aðgerðunum eru OFFSET, INDIRECT, RAND, NOW, TODAY, ROW og COLUMN. Ofnotkun á þessum tilteknu aðgerðum í líkaninu þínu getur mjög hægt á útreikningum þínum. Ef þú verður að nota þá skaltu reyna að takmarka útlit þeirra í líkaninu. Til dæmis, =TODAY() er mjög gagnlegt til að gefa upp dagsetningu dagsins, en í stað þess að nota hana mörgum sinnum í formúlu skaltu hafa hana í einum reit og vísa stöðugt til baka í eina reitinn fyrir dagsetninguna í dag.
Gakktu úr skugga um að þú sért ekki að nota XLS skráargerðina. XLSX er miklu þéttari skráargerð og þú munt sjá mikinn mun á hraða og skráarstærð ef þú notar hana. XLSB er Excel tvöfaldur vinnubókarskráargerð sem er jafnvel þéttari en XLSX.

Ef þú hefur prófað allar þessar ráðleggingar og ert enn í vandræðum skaltu íhuga að skipta yfir í handvirkt útreikning (þú getur gert þetta með því að smella á Formúlur flipann á borði, fara í útreikningahlutann og velja handvirka útreikningsvalkostinn). Ýttu svo aðeins á F9 þegar þú þarft að endurreikna. Þú munt vita hvort eitthvað þarf að reikna út, því þú munt sjá Reikna á stöðustikunni.

Að lokum, sem síðasta úrræði, er smá bragð að skilja eftir einn reit efst í dálknum með lifandi hlekknum og líma allar hinar frumurnar sem gildi. Afritaðu hólfið niður og endurreiknaðu hvenær þú þarft að endurnýja. Þetta er vissulega ekki ákjósanlegur kostur, vegna þess að það er tímafrekt og viðkvæmt fyrir mistökum, en þess vegna er þetta síðasta úrræði.

Námundun tölur í Excel 2007 með ROUND, ROUNDUP og ROUNDDOWN

Fyrir þá sem vilja læra um aðferðir eins og ROUND, ROUNDUP og ROUNDDOWN í Excel 2007, skoðaðu þessa skref-fyrir-skref leiðbeiningu um hvernig á að rúnna tölur á réttan hátt.

Hvernig á að koma í veg fyrir að Microsoft Word opni skrár í skrifvarinn ham á Windows

Hvernig á að koma í veg fyrir að Microsoft Word opni skrár í skrifvarandi ham á Windows. Microsoft Word opnar skrár í skrifvarandi ham, sem gerir það ómögulegt að breyta þeim? Ekki hafa áhyggjur, aðferðirnar eru hér að neðan

Hvernig á að laga ranga prentun á Microsoft Word skjölum

Hvernig á að laga villur við prentun á röngum Microsoft Word skjölum Villur við prentun Word skjala með breyttu letri, sóðalegar málsgreinar, texta sem vantar eða glatað efni eru nokkuð algengar. Hins vegar ekki

Eyddu penna- og auðkennisteikningum á PowerPoint-skyggnunum þínum

Ef þú hefur notað pennann eða hápunktarann til að teikna á PowerPoint glærurnar þínar meðan á kynningu stendur geturðu vistað teikningarnar fyrir næstu kynningu eða eytt þeim út svo næst þegar þú sýnir þær byrjarðu á hreinum PowerPoint glærum. Fylgdu þessum leiðbeiningum til að eyða penna- og auðkenningarteikningum: Að eyða línum einni á […]

Innihald stílasafns í SharePoint 2010

Stílsafnið inniheldur CSS skrár, Extensible Stylesheet Language (XSL) skrár og myndir sem notaðar eru af fyrirfram skilgreindum aðalsíðum, síðuuppsetningum og stjórntækjum í SharePoint 2010. Til að finna CSS skrár í stílasafni útgáfusíðunnar: Veldu Site Actions→ View Allt efni á síðunni. Innihald síðunnar birtist. Style bókasafnið er staðsett í […]

Snið tölur í þúsundum og milljónum í Excel skýrslum

Ekki yfirgnæfa áhorfendur með stórkostlegum tölum. Í Microsoft Excel geturðu bætt læsileika mælaborða og skýrslna með því að forsníða tölurnar þínar þannig að þær birtast í þúsundum eða milljónum.

Hvernig á að deila og fylgja SharePoint síðum

Lærðu hvernig á að nota SharePoints samfélagsnetverkfæri sem gera einstaklingum og hópum kleift að eiga samskipti, vinna saman, deila og tengjast.

Hvernig á að umbreyta dagsetningum í Julian snið í Excel

Julian dagsetningar eru oft notaðar í framleiðsluumhverfi sem tímastimpill og fljótleg tilvísun fyrir lotunúmer. Þessi tegund af dagsetningarkóðun gerir söluaðilum, neytendum og þjónustuaðilum kleift að bera kennsl á hvenær vara var framleidd og þar með aldur vörunnar. Julian dagsetningar eru einnig notaðar í forritun, hernum og stjörnufræði. Mismunandi […]

Hvernig á að búa til Access Web App

Þú getur búið til vefforrit í Access 2016. Svo hvað er vefforrit eiginlega? Jæja, vefurinn þýðir að hann er á netinu og app er bara stytting fyrir „umsókn“. Sérsniðið vefforrit er gagnagrunnsforrit á netinu sem hægt er að nálgast úr skýinu með vafra. Þú smíðar og viðheldur vefforritinu í skrifborðsútgáfunni […]

Quick Launch Bar í SharePoint 2010

Flestar síður í SharePoint 2010 sýna lista yfir flakktengla á flýtiræsingarstikunni vinstra megin á síðunni. Flýtiræsingarstikan sýnir tengla á innihaldsefni vefsvæða eins og lista, bókasöfn, síður og útgáfusíður. Flýtiræsingarstikan inniheldur tvo mjög mikilvæga tengla: Tengill á allt efni vefsvæðis: […]