Finndu leiðina með yfirlitsrúðunni í Outlook 2003

Það getur verið sársaukafullt að fletta þér í gegnum sum tölvuforrit, en Outlook getur dregið nokkuð úr óþægindum þínum með hjálp leiðsögugluggans. Þessi hluti af Outlook skjánum var áður kallaður Outlook Bar, en til að koma í veg fyrir að neinn framkvæmi EWI (e-mailing While Intoxicated), breytti Microsoft nafni þessa skepna í Navigation Panel. Nú þarftu að gera tipp í einhverju öðru forriti.

Dálkurinn vinstra megin á Outlook skjánum er sá sem kallast Navigation Panel. Það inniheldur nokkra hnappa með nöfnum eins og Póstur, Dagatal, Tengiliðir, Verkefni og Skýringar - grunneiningar Outlook.

Leiðsöguglugginn samanstendur af tveimur hlutum: efri gluggahluta og neðri hluta sem samanstendur af hnöppum. Hver hnappur í neðri hlutanum er tengdur við eina af aðaleiningum Outlook - póstur, dagatal, tengiliðir, verkefni og svo framvegis. Smelltu bara á hnapp, hvaða hnapp sem er, og þú munt sjá hvað hann setur af stað. Með því að smella á hnappinn breytist efni á aðalskjánum þannig að það passi við það sem hnappurinn lýsir. Smelltu til dæmis á Dagatalshnappinn og dagatalsskjár birtist. Smelltu á Tengiliðir og þú færð skjá fyrir nöfn og heimilisföng. Ferlið er eins og að skipta um rásir í sjónvarpinu. Ef þú skiptir yfir á rás sem þú vilt ekki skaltu skipta yfir í aðra — ekkert mál.

Efsti hluti yfirlitsrúðunnar sýnir mismunandi tegundir upplýsinga á mismunandi tímum. Stundum sýnir efsti helmingur yfirlitsrúðunnar möppulistann, stundum sýnir hann lista yfir tiltækar skoðanir og stundum inniheldur hann setningar með bláum letri. Þú getur smellt á setningu til að gera eitthvað eins og "Opna sameiginlegt dagatal." Ef þú vilt láta möppulistann birtast í þessum efsta gluggahluta skaltu velja Fara –> Möppulisti.

Rétt fyrir ofan pósttáknið í yfirlitsrúðunni er grár rammi sem aðskilur hnappa neðst frá efsta hluta stikunnar. Ef þú dregur þessa gráu landamæralínu niður með músinni hverfa hnapparnir í leiðarglugganum einn af öðrum. Það er eitthvað sem þú gætir viljað gera til að fá betri sýn á möppulistann þinn. Þú getur látið þessa hnappa birtast aftur með því einfaldlega að draga gráa rammann upp aftur.

Upplýsingaskoðarinn: heitur reitur Outlook

Upplýsingaskoðarinn er þar sem mest af aðgerðunum gerist í Outlook. Ef leiðsöguglugginn er eins og rásarvalið á sjónvarpstækinu þínu, þá er upplýsingaskoðarinn eins og sjónvarpsskjárinn. Þegar þú ert að lesa tölvupóst líturðu í upplýsingaskoðarann ​​til að lesa skilaboðin þín; ef þú ert að bæta við eða leita að tengiliðum sérðu nöfn tengiliða hér. Upplýsingaskoðarinn er líka þar sem þú getur gert alls kyns fín flokkunarbrellur sem hver eining í Outlook gerir þér kleift að framkvæma.

Vegna þess að þú getur geymt meiri upplýsingar í Outlook en þú vilt sjá á hverjum tíma, sýnir upplýsingaskoðarinn þér aðeins sneið af þeim upplýsingum sem til eru. Dagatalið, til dæmis, getur geymt dagsetningar allt aftur til ársins 1601 og eins langt fram í tímann og 4500. Það er mikill tími, en Outlook brýtur það niður og sýnir þér það í viðráðanlegum sneiðum í upplýsingaskoðaranum. Minnsta dagatalssneið sem þú getur skoðað er einn dagur; stærsta sneiðin er mánuður.

Upplýsingaskoðarinn flokkar hlutina sem hann sýnir þér í einingar sem kallast skoðanir. Þú getur notað skoðanir sem fylgja Outlook þegar þú setur það upp, eða þú getur búið til þínar eigin skoðanir og vistað þær.

Þú getur flett á milli upplýsingasneiðanna sem Outlook sýnir þér með því að smella á mismunandi hluta upplýsingaskoðarans. Sumir nota orðið vafra um ferlið við að hreyfa sig í upplýsingaskoðaranum - það er svolítið eins og að fletta í gegnum síðurnar á dagbókinni þinni).

Þú getur breytt útliti upplýsingaskoðarans á óendanlega margar leiðir til að gera starfið sem þú gerir í Outlook skynsamlegt fyrir þig. Til dæmis gætir þú þurft að sjá stefnumót fyrir einn dag, eða aðeins hlutina sem þú hefur úthlutað í ákveðinn flokk. Skoðanir geta hjálpað þér að skoða nákvæmlega þá sneið af upplýsingum sem þú þarft.

Farið í möppulistann

Ef þú vilt vafra um Outlook á ítarlegri hátt en þú getur með Leiðsögurúðunni geturðu notað möppulistann. Ef þú heldur að hnappar á leiðsöguglugganum séu eins og útvarpshnappar bíls til að velja uppáhaldsstöðvar, þá er möppulistinn eins og fínstillingarhnappur sem stillir stöðvarnar á milli uppáhaldsstöðvanna. Möppulistinn sýnir þér einfaldlega möppurnar - Windows möppurnar þínar eða Outlook möppurnar þínar - þar sem skrárnar þínar og Outlook hlutir eru geymdar.

Saga um tvær möppur

Möppur geta virst ruglingslegri en þær þurfa að vera vegna þess að enn og aftur gaf Microsoft tvo mismunandi hluti sama nafn. Rétt eins og tvær tegundir af Explorer (Windows og Internet) eru til, eru fleiri en tvær tegundir af Outlook til og fleiri en tvær tegundir af Windows (3.1, 95, 98, 2000, CE, NT, Me og XP) eru til. Þú gætir rekist á tvær mismunandi tegundir af möppum þegar þú notar Outlook - og hver hegðar sér öðruvísi.

Þú gætir verið vanur möppum í Windows 95 eða 98, sem eru hlutirnir sem þú skoðar til að skipuleggja skrár. Þú getur afritað, flutt og eytt skrám í og ​​úr möppum á disknum þínum. Outlook tekur ekki á svona möppum. Ef þú þarft að hafa umsjón með skránum sem þú hefur búið til á tölvunni þinni skaltu smella á Windows XP Start hnappinn og velja síðan My Documents.

Outlook hefur sínar sérstakar möppur til að geyma hluti (dagatalsatriði, nöfn tengiliða, verkefni og svo framvegis) sem þú býrð til í hinum ýmsu Outlook-einingum. Hver eining hefur sína eigin möppu og möppulistinn veitir þér strax aðgang að hverri þeirra.

Ef þú ert að skoða Outlook-einingu, eins og pósthólfið, til dæmis, og þú kveikir á möppulistanum með því að velja Fara –> Folder List, sérðu lista yfir möppur sem tákna hinar stöðluðu Outlook-einingarnar, eins og Verkefnalisti, tengiliðir, dagatal og svo framvegis.

Notkun möppulistans

Eina skiptið sem þú verður að nota möppulistann er þegar þú vilt búa til nýja möppu fyrir sérstaka tegund hlutar (svo sem sérstakan tengiliðalista eða möppu til að skrá tölvupóst) eða finna þá möppu aftur til að nota hlutina þú hefur geymt þar.

Þú gætir alveg hugsanlega aldrei notað möppulistann yfirleitt. Leiðsöguglugginn inniheldur möppuvalkosti sem flestir nota oftast. Þú gætir aldrei þurft að fá þér annan. Sem betur fer birtist möppulistinn alveg af sjálfu sér þegar þú ert líklegur til að þurfa á honum að halda. Ef þú sérð ekki möppulistann en vilt það skaltu velja Fara –> Möppulisti (eða ýta á Ctrl + 6). Þetta er smekksatriði, svo veljið ykkur.