Fáðu aðgang að 2013 All-In-One For Lucky Templates Cheat Sheet

Access 2013 auðveldar stjórnun gagna þinna og sameinar sjónrænt viðmót með krafti tengslagagnagrunns. Uppgötvaðu hvernig á að skipuleggja gögn í töflur, hanna eyðublöð og skýrslur til að breyta og kynna upplýsingar og búa til fyrirspurnir til að velja og sameina upplýsingar. Næstu skref eru að skrifa fjölvi og Visual Basic for Applications (VBA) forskriftir til að gera gagnagrunninn þinn snjalla og nota SharePoint til að birta gögn á vefnum.

Hönnun tengslagagnagrunns í Access 2013

Þegar þú notar gagnagrunnsforrit eins og Access 2013 geturðu ekki bara byrjað að slá inn gögn. Þess í stað þarftu að búa til tengslagagnagrunnshönnun, skipta upplýsingum þínum í eina eða fleiri töflur, hver samansettur af sviðum (sem eru eins og dálkarnir í töflureikni). Töflur eru tengdar með tengslatengingum, þar sem reitur í einni töflu passar við (tengir) reit í annarri. Hér er almenn hugmynd:

Þekkja gögnin þín.

Búðu til lista yfir mögulega reiti (upplýsingar), þar á meðal texta, tölustafi, dagsetningu, satt/ósatt og aðrar tegundir gagna.

Fjarlægðu óþarfa reiti.

Ekki geyma sömu upplýsingar á fleiri en einum stað. Ef þú getur reiknað einn reit út frá öðrum skaltu aðeins geyma einn. (Geymdu fæðingardag eða aldur, en ekki bæði, til dæmis.)

Skipuleggðu reitina í töflur.

Flokkaðu reiti þína í samræmi við það sem þeir lýsa þannig að hver hópur verði að töflu. Pantanafærslugagnagrunnur fyrir verslun gæti haft eina töflu fyrir viðskiptavini, eina fyrir vörur og eina fyrir pantanir.

Bættu við töflum fyrir kóða og skammstafanir.

Áformaðu að innihalda töflu yfir nöfn ríkisins og tveggja stafa kóða og töflu yfir hvern annan kóða eða skammstöfun sem þú ætlar að nota í gagnagrunninum. Þú munt nota þessar töflur til að búa til fellivalmyndir með gildum sem þú getur valið þegar þú slærð inn færslur.

Veldu aðallykil fyrir hverja töflu.

Aðallykillinn er reiturinn sem auðkennir hverja færslu á einkvæman hátt í töflunni. Þú getur sagt Access að úthluta einstakri kennitölu fyrir hverja færslu með því að nota sjálfnúmerareit.

Tengdu töflurnar.

Sjáðu hvaða töflur innihalda reiti sem passa við reiti í öðrum töflum. Í pöntunarfærslugagnagrunni verður Pantanir taflan að innihalda reit sem auðkennir viðskiptamanninn sem lagði pöntunina — reit sem passar við aðallykilsreitinn í töflunni Viðskiptavinir. Flest sambönd eru eitt á móti mörgum , þar sem ein færsla í einni töflu getur passað við fleiri en eina (eða enga) skrá í annarri töflu.

Ráð til að velja svæðisgerðir í Access 2013

Þegar þú hannar gagnagrunn í Access 2013 ákveður þú hvaða gerð hver reitur verður. Aðgangur býður upp á 12 svæðisgerðir sem þú getur valið á milli. Veldu þá reittegund sem lýsir best gögnunum sem þú vilt geyma á reitnum og sem virkar fyrir þá tegund greiningar sem þú þarft til að nota reitinn. Hér eru ábendingar um hvenær á að nota hvaða tegund af reit.

Handy Access 2013 Flýtilykla

Sumir vilja frekar nota lyklaborðið en músina og Access 2013 hefur nóg af flýtilykla fyrir það fólk. Eftirfarandi flýtilykla eru sérstaklega gagnlegar í Access 2013. Sumar takkaáslættir virka hvar sem er í Access 2013; aðrir vinna aðeins í sérstökum skoðunum, eins og fram hefur komið.

Secrets of Access 2013 Gagnagrunnshönnun

Hér eru fimm boðorð gagnagrunnshönnunar, hvort sem þú notar Access 2013 eða annað gagnagrunnsforrit. Vel hannaður gagnagrunnur gerir viðhald gagna þinna auðveldara.

• Geymdu upplýsingar þar sem þær eiga heima, ekki þar sem þær birtast. Hvar þú geymir upplýsingar hefur ekkert að gera með hvar þær birtast. Í töflureikni slærðu inn upplýsingar þar sem þú vilt að þær birtist þegar þú prentar töflureiknið, en gagnagrunnar virka öðruvísi. Í gagnagrunni geymir þú upplýsingar í töflum sem byggja á uppbyggingu upplýsinganna. Upplýsingar geta birst í mörgum skýrslum, en þú geymir þær í aðeins einum reit í einni töflu.

• Geymdu upplýsingar eins og þær eru í raun og veru, ekki eins og þú vilt að þær birtist í tiltekinni skýrslu. Þessi regla er afleiðing af fyrstu reglunni. Ef þú vilt að bókatitlar komi fram með öllum hástöfum (stöfum) í innkaupapöntunum þínum getur Access skrifað titlana með hástöfum fyrir þig. Geymdu bókatitlana með réttri hástöfum svo að þú sért ekki fastur í að hafa þá með hástöfum í hverri skýrslu. Access hefur fullt af innbyggðum aðgerðum sem geta stillt hvernig texti, tölur og dagsetningar eru sniðnar.

• Forðastu sorp inn, sorp út (GIGO). Ef þú nennir ekki að búa til góða og skynsamlega hönnun fyrir gagnagrunninn þinn - og ef þú gætir ekki að slá inn rétt, hrein gögn - mun gagnagrunnurinn þinn enda fullur af rusli. Vel hannaður gagnagrunnur er auðveldari í viðhaldi en illa hannaður vegna þess að hver upplýsingahluti er aðeins geymdur einu sinni, í skýrt nafngreindum reit í skýrt nafngreindri töflu, með viðeigandi löggildingarreglum til staðar. Já, það hljómar eins og mikil vinna, en að þrífa upp gagnagrunn með 10.000 röngum gögnum er (afsakið vanmatið) enn meiri vinna.

• Aðskildu gögnin þín frá forritunum þínum. Ef þú býrð til gagnagrunn til að deila með eða dreifa til annarra, geymdu allar töflurnar í einum gagnagrunni (bakendinn) og alla hina hlutina í öðrum gagnagrunni (framendanum). Svo er hægt að tengja þessa tvo gagnagrunna til að allt gangi upp. Með því að aðskilja töflurnar frá öllu öðru er hægt að hagræða öllu því að uppfæra fyrirspurnir, eyðublöð, skýrslur og annað síðar án þess að trufla gögnin í töflunum.

• Aftur snemma og oft. Allt í lagi, þessi ábending snýst ekki um hönnun, en það er of mikilvægt til að sleppa því: Taktu öryggisafrit af gagnagrunninum þínum á hverjum degi. Með heppni hefur skrifstofan þín nú þegar kerfi með reglulegum (líklega nóttu) afritum sem inniheldur gagnagrunninn þinn. Ef ekki, taktu öryggisafrit af gagnagrunninum þínum með reglulegu millibili og taktu örugglega öryggisafrit áður en þú gerir einhverjar meiriháttar breytingar. Geymdu nokkur afrit, ekki bara það nýjasta, ef það tekur smá tíma að uppgötva vandamál.

Að finna rétta Access 2013 tólið til að halda sorpi úti

Ef gögnin sem fara inn í gagnagrunninn þinn í gegnum töflur og eyðublöð eru rusl, mun öll framleiðsla eða greining sem þú gerir með fyrirspurnum og skýrslum gefa þér rusl líka. Sem betur fer býður Access upp á fullt af verkfærum til að hjálpa þér að ganga úr skugga um að gögnin sem fara á hverju sviði séu þau gögn sem eiga að fara á það sviði. Þú getur fundið mörg af verkfærunum sem halda sorpi úti í töfluhönnunarsýn:

• Gagnategund: Notaðu rétta gagnategund til að koma í veg fyrir að gögn af rangri gerð séu færð inn.

• Reitarstærð: Þessi eiginleiki takmarkar fjölda stafa. Ef þú veist að reitur ætti aldrei að fara yfir fjóra stafi, til dæmis, stilltu reitstærð á 4.

• Snið: Þessi eiginleiki lætur gögnin líta rétt út. Þú getur til dæmis breytt texta í hástafi eða lágstafi.

• Inntak Mask: An inntak gríma takmarkar upplýsingar leyft á sviði með því að tilgreina hvaða stafi þú getur slegið inn. Notaðu innsláttargrímu þegar þú veist í hvaða formi gögnin ættu að vera - ef pöntunarnúmer hefur tvo bókstafi á eftir fjórum tölustöfum, til dæmis. Símanúmer og póstnúmer eru önnur dæmi um reiti þar sem inntaksgrímur eru gagnlegar. Inntaksgrímur virka með Snið reitnum.

• Sjálfgefið gildi: Þessi eiginleiki skilgreinir gildi sem birtist sjálfgefið ef ekkert annað gildi er slegið inn. Sjálfgefið gildi birtist í reitnum þar til annað gildi er slegið inn.

• Staðfestingarregla reits eða færslu : Gögn verða að standast þessa reglu áður en þau eru færð inn. Þessi eiginleiki vinnur með eiginleikum löggildingartexta.

• Áskilið: Þessi eiginleiki tilgreinir að reiturinn verður að hafa gildi til að þú getir vistað færsluna. Þegar ekkert gildi er slegið inn, býr Access ekki til nýja færslu þegar ýtt er á Tab eða Enter og hnappurinn New Record er grár út.

• Leyfa núll lengd: Þessi eiginleiki tilgreinir hvort núll-lengd færsla eins og "" (gæsalappir án bils á milli þeirra) er leyfð (aðeins fyrir texta, langan texta og tengil reiti). Núll-lengd reit gerir þér kleift að greina á milli upplýsinga sem ekki eru til og núllgildis (autt) sem er óþekkt eða hefur ekki verið slegið inn. Þegar þessi valkostur er stilltur leyfir hann núll-lengd streng í áskilinn reit. Þú gætir viljað nota inntaksgrímu til að láta núlllengd reit líta öðruvísi út en núllgildi þegar hvort tveggja er leyfilegt.

• Verðtryggt: Þegar þú velur að skrá reit geturðu tilgreint að engin tvítekin gildi séu leyfð í reitnum. Þessi eign er einnig aðgengileg frá gagnablaðsskjá; það er gátreitur á Datasheet flipanum á borði.

• Uppflettireitir: Þessi eiginleiki gerir notandanum kleift að velja gildi fyrir reit sem er geymdur í öðrum reit, þar með útrýma mörgum stafsetningarvillum og staðla valkosti reitsins. Notaðu leitarhjálpina til að búa til uppflettingarreit.

Notkun Visual Basic fyrir forrit á skilvirkan hátt í Access 2013

Þegar þú ert að gera sjálfvirkan Access 2013 gagnagrunnsforrit með því að nota Visual Basic for Applications (VBA), geturðu villst með auða síðu til að byrja að skrifa kóða. Hvar byrjar þú? Hér eru nokkrar einfaldar leiðbeiningar til að fylgja sem munu fá þig til að skrifa VBA kóða eins og atvinnumaður:

Fá hjálp.

Ýttu á F1 hvenær sem er til að hefja Microsoft Access hjálp, þar sem þú getur séð dæmi um VBA kóða.

Notaðu Object Browser.

Object Browser gerir þér kleift að kanna eiginleika og aðferðir hlutanna í VBA. Í Visual Basic Editor, veldu View, síðan Object Browser eða einfaldlega ýttu á F2.

Fáðu meiri hjálp.

Vissulega eru innbyggðu hjálpartækin innan VBA dásamleg, en þú getur líka notað uppáhalds vafrann þinn til að leita á netinu eftir hjálp við að skrifa VBA kóða. Þú getur jafnvel fundið dæmi sem þú getur stolið - eða fengið lánað - fyrir þitt eigið verkefni.

Meðhöndla villur þínar.

Jafnvel fullkomnasti forritarinn getur ekki komið í veg fyrir að villur komi upp, en hann eða hún getur komið í veg fyrir að þær stöðvi forritið. Notaðu innbyggða villumeðferð VBA með yfirlýsingunum On Error Goto og Resume til að fanga villur og breyta forritaflæðinu þannig að forritin þín trufli ekki fólkið sem notar þær.

Notaðu aðgerðir og undiraðferðir.

Notaðu aðgerðir og undirverklag til að takast á við verkefni sem verða unnin af mismunandi sviðum forritsins þíns. Sem almenn regla, ef þú finnur sjálfan þig að afrita og líma kóða frá einu svæði forrits í annað, gætirðu viljað setja þann kóða í eigin aðferð.

Umbreyttu fjölvi í VBA kóða.

Fjölvihönnuðurinn í Access 2013 gerir þér kleift að velja á milli lista yfir fyrirfram skilgreind verkefni til að gera forritið þitt sjálfvirkt. Búðu til fjölvi sem gerir það sem þú vilt og umbreyttu síðan fjölvi í VBA kóða svo þú getir séð hvernig hann myndi líta út ef þú hefðir slegið hann inn frá grunni.

Að deila gögnum með öðrum forritum innan frá Access 2013

Access 2013 er frábært gagnagrunnsforrit eitt og sér, en það spilar líka vel með öðrum, sem gerir þér kleift að birta og sækja gögn úr nokkrum öðrum forritum. Ef forrit styður Visual Basic for Applications (VBA) geturðu stjórnað því frá Access. Hér er stuttur listi yfir forrit sem þú getur tekið stjórn á og deilt gögnum með:

• Microsoft Excel: Margir notendur Excel taka þátt í Access vegna þess að þeir þurfa meiri uppbyggingu til að geyma gögnin sín. Sumt af þessu fólki nær þó ekki stökkinu til Access, þannig að sterk tengsl eru enn á milli Access og Excel. Þú getur notað Excel töflureikni sem töflu í Access eða alveg tekið stjórn á Excel forriti frá VBA.

• Microsoft SQL Server: SQL Server er eins og Access á sterum - að minnsta kosti frá sjónarhóli töflunnar og fyrirspurnarinnar. Þú getur flutt gögnin þín frá Access til SQL Server til að bæta hraða og afköst þegar þú ert að nota mikið magn af gögnum. Eftir að gögnin eru komin í SQL Server geturðu smíðað aðgangseyðublöð, skýrslur, fjölva og einingar til að nota gögnin frá SQL Server.

• Microsoft Word: Flestir sem nota Access hafa líka notað Word. Hvort sem þú ert að skrifa bréf eða búa til lista yfir verkefni til að gera, þá er Word þar sem þú gætir verið vanur að snúa. Þú getur líka notað Word sem skýrslutól, þar sem þú getur búið til bókamerki til að setja gögn úr Access og einhver annar - sem kann ekki að þekkja Access - getur breytt öðrum upplýsingum í Word skjalinu.

• Microsoft SharePoint: SharePoint er framtíðarsýn Microsoft til að deila og vinna með gögnum á vefnum. Frá Access 2013 geturðu deilt gögnum með SharePoint netþjóni. Þú getur jafnvel búið til sérsniðið vefforrit sem geymir Access töflur, fyrirspurnir, eyðublöð (sem skoðanir) og fjölvi á SharePoint 2013 netþjóni og gerir þér eða öðrum kleift að fá aðgang að þessum eyðublöðum á vefnum - allt án þess að hafa Access 2013 uppsett.

• Microsoft Outlook: Outlook er meira en bara tölvupóststæki; það er líka tengiliðastjórnunarkerfi. Þú getur deilt upplýsingum um tengiliði, dagatal og verkefni með Access forritinu þínu þannig að þú þarft aðeins að slá þær inn á einum stað.