Fáðu aðgang að 2010 All-In-One For Lucky Templates Cheat Sheet

Hvernig á að hanna tengslagagnagrunn í Access 2010

Þegar þú notar gagnagrunnsforrit eins og Access 2010 geturðu ekki bara byrjað að slá inn gögn. Þess í stað þarftu að búa til tengslagagnagrunnshönnun, skipta upplýsingum þínum í eina eða fleiri töflur, hver samansettur af sviðum (sem eru eins og dálkarnir í töflureikni). Töflur eru tengdar með tengslatengingum, þar sem reitur í einni töflu passar við (tengir) reit í annarri. Hér er almenn hugmynd.

1. Þekkja gögnin þín .

   Búðu til lista yfir mögulega reiti (upplýsingar), þar á meðal texta, tölustafi, dagsetningu, satt/ósatt og aðrar tegundir gagna.

2. Fjarlægðu óþarfa reiti.

   Ekki geyma sömu upplýsingar á fleiri en einum stað. Ef þú getur reiknað einn reit út frá öðrum skaltu aðeins geyma einn. (Til dæmis, geymdu fæðingardag eða aldur, en ekki bæði.)

3. Skipuleggðu reitina í töflur.

   Flokkaðu reiti þína í samræmi við það sem þeir lýsa, þannig að hver hópur verður að töflu. Til dæmis gæti gagnagrunnur fyrir pöntunarfærslu fyrir verslun verið með eina töflu fyrir viðskiptavini, eina fyrir vörur og eina fyrir pantanir.

4. Bættu við töflum fyrir kóða og skammstafanir.

   Áformaðu að innihalda töflu yfir nöfn ríkisins og tveggja stafa kóða og töflu annan hvern kóða eða skammstöfun sem þú ætlar að nota í gagnagrunninum. Þú munt nota þessar töflur til að búa til fellilista yfir gildi sem þú getur valið úr þegar færslur eru færðar inn.

5. Veldu aðallykil fyrir hverja töflu.

   Aðallykillinn er reiturinn sem auðkennir hverja færslu á einkvæman hátt í töflunni. Þú getur sagt Access að úthluta einstakri kennitölu fyrir hverja færslu með því að nota sjálfnúmerareit.

6. Tengdu töflurnar.

   Sjáðu hvaða töflur innihalda reiti sem passa við reiti í öðrum töflum. Í pöntunarfærslugagnagrunni verður Pantanir taflan að innihalda reit til að auðkenna viðskiptamanninn sem hefur lagt pöntunina — reit sem passar við aðallykilsreitinn í töflunni Viðskiptavinir. Flest sambönd eru eitt á móti mörgum, þar sem ein færsla í einni töflu getur passað við fleiri en eina (eða enga) skrá í annarri töflu.

Ráð til að velja svæðisgerðir í Access 2010

Þegar þú hannar gagnagrunn í Access 2010 ákveður þú hvaða gerð hver reitur verður. Hér eru ábendingar um hvenær á að nota hvaða tegund af reit.

Handy Access 2010 Flýtilykla

Þessar flýtilykla eru sérstaklega gagnlegar í Access 2010. Sumar takkaásláttar virka hvar sem er í Access 2010, á meðan aðrar virka aðeins í sérstökum sýnum, eins og fram hefur komið.

Secrets of Access 2010 Gagnagrunnshönnun

Hér eru fimm boðorð gagnagrunnshönnunar, hvort sem þú notar Access 2010 eða annað gagnagrunnsforrit. Vel hannaður gagnagrunnur gerir viðhald gagna þinna auðveldara.

• Geymdu upplýsingar þar sem þær eiga heima, ekki þar sem þær birtast. Hvar þú geymir upplýsingar hefur ekkert að gera með hvar þær birtast. Í töflureikni slærðu inn upplýsingar þar sem þú vilt að þær birtist þegar þú prentar töflureiknið, en gagnagrunnar virka öðruvísi. Í gagnagrunni geymir þú upplýsingar í töflum sem byggja á uppbyggingu upplýsinganna. Upplýsingar geta birst í mörgum mismunandi skýrslum, en þú geymir þær í aðeins einum reit í einni töflu.

• Geymdu upplýsingar eins og þær eru í raun og veru, ekki eins og þú vilt að þær birtist í tiltekinni skýrslu. Þetta er afleiðing af fyrstu reglunni. Ef þú vilt að bókatitlar komi fram með öllum hástöfum (stöfum) í innkaupapöntunum þínum getur Access skrifað titlana með hástöfum fyrir þig. Geymdu bókatitlana með réttri hástöfum svo þú sért ekki fastur með þá í hástöfum í hverri skýrslu. Access hefur fullt af innbyggðum aðgerðum sem geta stillt hvernig texti, tölur og dagsetningar eru sniðnar.

• Sorp inn, rusl út (GIGO). Ef þú nennir ekki að búa til góða, skynsamlega hönnun fyrir gagnagrunninn þinn - og ef þú gætir ekki að slá inn rétt, hrein gögn - mun gagnagrunnurinn þinn enda fullur af rusli.

  Vel hannaður gagnagrunnur er auðveldari í viðhaldi en illa hannaður vegna þess að hver upplýsingahluti er aðeins geymdur einu sinni, í skýrt nafngreindum reit í skýrt nafngreindri töflu, með viðeigandi löggildingarreglum til staðar. Já, það hljómar eins og mikil vinna, en að þrífa upp gagnagrunn með 10.000 röngum gögnum er (afsakið vanmatið) enn meiri vinna.

• Aðskildu gögnin þín frá forritunum þínum. Ef þú býrð til gagnagrunn til að deila með (eða dreifa til) öðru fólki, geymdu allar töflurnar í einum gagnagrunni ( bakendinn ) og alla hina hlutina í öðrum gagnagrunni ( framendanum ) . Síðan er hægt að tengja þessa tvo gagnagrunna saman til að allt gangi upp. Með því að aðskilja töflurnar frá öllu öðru er hægt að hagræða öllu því að uppfæra fyrirspurnir, eyðublöð, skýrslur eða annað síðar án þess að trufla gögnin í töflunum.

• Aftur snemma og oft. Allt í lagi, þessi ábending snýst ekki um hönnun, en það er of mikilvægt til að sleppa því: Taktu öryggisafrit af gagnagrunninum þínum á hverjum degi. Með heppni hefur skrifstofan þín nú þegar kerfi með reglulegum (líklega nóttu) afritum sem inniheldur gagnagrunninn þinn. Ef ekki, taktu öryggisafrit af gagnagrunninum þínum með reglulegu millibili, og örugglega áður en þú gerir einhverjar meiriháttar breytingar. Geymdu nokkur afrit, ekki bara það nýjasta, ef það tekur smá tíma að uppgötva vandamál.

Hvernig á að halda sorpi úr aðgangsgagnagrunninum þínum

Ef gögnin sem fara inn í gagnagrunninn þinn í gegnum töflur og eyðublöð eru rusl, þá mun öll framleiðsla eða greining sem þú gerir með fyrirspurnum og skýrslum gefa þér rusl líka. Sem betur fer býður Access upp á fullt af verkfærum til að hjálpa þér að ganga úr skugga um að gögnin sem fara á hverju sviði séu þau gögn sem eiga að fara á það sviði. Þú getur fundið mörg af tækjunum til að halda sorpi úti í töfluhönnunarskjánum:

• Gagnategund : Notaðu rétta gagnategund til að koma í veg fyrir að gögn af rangri gerð séu færð inn.

• Stærð reits: Takmarkar fjölda stafa. Til dæmis, ef þú veist að reitur ætti aldrei að fara yfir fjóra stafi, stilltu reitstærðina á 4 stafi.

• Snið: Lætur gögnin líta rétt út. Til dæmis geturðu breytt texta í hástöfum eða lágstöfum. Inntaksgrímur, til dæmis, vinna með Snið reitnum.

• Inntak Mask : An inntak gríma takmarkar upplýsingar leyft á sviði með því að tilgreina hvaða stafi þú getur slegið inn. Notaðu innsláttargrímu þegar þú veist á hvaða formi gögnin ættu að vera - til dæmis ef pöntunarnúmer er með tveimur bókstöfum á eftir fjórum tölustöfum. Símanúmer og póstnúmer eru önnur dæmi um reiti þar sem innsláttargrímur eru gagnlegar.

• Sjálfgefið gildi : Skilgreinir gildi sem birtist sjálfgefið ef ekkert annað gildi er slegið inn. Sjálfgefið gildi birtist í reitnum þar til annað gildi er slegið inn.

• Staðfestingarregla reits eða færslu : Regla sem gögn verða að standast áður en þau eru færð inn. Þessi eiginleiki vinnur með eiginleikum löggildingartexta .

• Áskilið : Tilgreinir að reiturinn verði að hafa gildi til að þú getir vistað færsluna. Þegar ekkert gildi er slegið inn, býr Access ekki til nýja færslu þegar ýtt er á Tab eða Enter og hnappurinn New Record er grár út.

• Leyfa núll lengd : Tilgreinir hvort núll-lengd færsla eins og "" (gæsalappir án bils á milli þeirra) er leyfð (aðeins fyrir texta-, minnis- og stiklureit). Núlllengd reit gerir þér kleift að greina á milli upplýsinga sem ekki eru til og núllgildis (autt) sem er óþekkt eða hefur ekki verið slegið inn. Þegar þessi valkostur er stilltur leyfir hann núll-lengd streng í áskilinn reit. Þú gætir viljað nota inntaksgrímu til að láta núlllengd reit líta öðruvísi út en núllgildi þegar hvort tveggja er leyfilegt.

• Verðtryggt : Þegar þú velur að skrá reit geturðu tilgreint að engin tvítekin gildi séu leyfð í reitnum. Þessi eign er einnig aðgengileg frá gagnablaðsskjá - það er gátreitur á Gagnablaðsflipanum á borði.

• Uppflettireitir : Leyfa notandanum að velja gildi fyrir reit sem er geymdur í öðrum reit. Þetta útilokar margar stafsetningarvillur og staðlar valkostina fyrir reitinn. Notaðu leitarhjálpina til að búa til leitarreit.

Notkun VBA á skilvirkan hátt í Access 2010

Þegar þú gerir Access 2010 gagnagrunnsforrit sjálfvirkt með því að nota VBA geturðu villst með auða síðu sem þú getur byrjað að skrifa kóða á. Hvar byrjar þú? Hér eru nokkrar einfaldar leiðbeiningar til að fylgja sem munu fá þig til að skrifa VBA kóða eins og atvinnumaður:

• Fá hjálp. Já, þessi grein sýnir nokkrar leiðir til að auka notkun VBA í Access, en ýttu á F1 hvenær sem er til að hefja Microsoft Office Access Help, þar sem þú getur lært um og séð dæmi um VBA kóða.

• Notaðu Object Browser. Object Browser gerir þér kleift að kanna mismunandi eiginleika og aðferðir hlutanna í VBA. Í VBA Editor glugganum, veldu View → Object Browser - eða einfaldlega ýttu á F2.

• Fáðu meiri hjálp. Vissulega eru innbyggðu hjálpartækin í Access 2010 VBA dásamleg, en þú getur líka notað uppáhaldsvafrann þinn til að leita á netinu til að fá hjálp um ýmis efni við að skrifa VBA kóða. Þú getur jafnvel fundið dæmi sem þú getur stolið - eða fengið lánað - fyrir þitt eigið verkefni.

• Meðhöndla villur þínar. Jafnvel fullkomnasti forritarinn getur ekki komið í veg fyrir að villur komi upp, en hann eða hún getur komið í veg fyrir að þær stöðvi forritið. Notaðu innbyggða villumeðferð VBA með yfirlýsingunum On Error Goto og Resume til að fanga villur og breyta forritaflæðinu þannig að forritin þín trufli ekki fólkið sem notar þær.

• Notaðu aðgerðir og undiraðferðir. Notaðu aðgerðir og undiraðferðir til að takast á við verkefni sem verða unnin af mismunandi sviðum forritsins þíns. Sem almenn regla, ef þú finnur sjálfan þig að afrita og líma kóða frá einu svæði forrits í annað, gætirðu viljað setja þann kóða í eigin aðferð.

• Umbreyttu fjölvi í VBA kóða. Macro hönnuður í Access 2010 gerir þér kleift að smella og velja úr lista yfir fyrirfram skilgreind verkefni til að gera forritið þitt sjálfvirkt. Búðu til fjölvi sem gerir það sem þú vilt og umbreyttu síðan fjölvi í VBA kóða svo þú getir séð hvernig hann myndi vilja ef þú skrifaðir hann frá grunni.

Að deila gögnum með öðrum forritum innan frá Access 2010

Access 2010 er frábært gagnagrunnsforrit eitt og sér, en það spilar líka vel með öðrum. Þú getur birt og sótt gögn úr fjölda mismunandi forrita. Ef forrit styður VBA geturðu stjórnað því frá Access. Hér er stuttur listi yfir Microsoft forrit sem þú getur tekið stjórn á og deilt gögnum með:

• Excel: Margir Excel notendur taka þátt í Access vegna þess að þeir þurfa meiri uppbyggingu til að geyma gögnin sín. Sumt af þessu fólki gerir það hins vegar ekki, svo það er enn sterk tengsl á milli Access og Excel. Þú getur notað Excel töflureikni sem töflu í Access, eða alveg tekið stjórn á Excel forriti frá Access VBA.

• SQL Server: SQL Server er eins og Access á sterum - að minnsta kosti frá sjónarhóli töflunnar og fyrirspurnarinnar. Þú getur flutt gögnin þín frá Access til SQL Server til að bæta hraða og afköst þegar mikið magn af gögnum er notað. Þegar gögnin eru komin í SQL Server geturðu smíðað aðgangseyðublöð, skýrslur, fjölva og einingar til að nota gögnin frá SQL Server.

• Word: Flestir sem nota Access hafa líka notað Word. Hvort sem þú ert að skrifa bréf eða búa til lista yfir verkefni sem þú átt að gera, þá er Word þar sem mörg okkar snúa. Þú getur líka notað Word sem skýrslutæki þar sem þú getur búið til bókamerki til að setja gögn úr Access, þannig að þú getur látið einhvern sem ekki þekkir Access breyta kyrrstæðum gögnum í skýrslunni.

• SharePoint: SharePoint er framtíðarsýn Microsoft til að deila og vinna með gögnum á vefnum og frá Access 2010 er hægt að deila gögnum með SharePoint Server. Þú getur meira að segja búið til eyðublöð og skýrslur í Access og birt þær á SharePoint síðu þannig að notendur geti notað þau innan vafra þeirra - allt án þess að hafa Access 2010 uppsett.

• Outlook: Outlook er meira en bara tölvupóststæki; það er líka tengiliðastjórnunarkerfi. Með Access 2010 er hægt að senda tölvupóst og safna gögnum beint úr mótteknum tölvupósti. Þú getur líka deilt upplýsingum um tengiliði, dagatal og verkefni með Access forritinu þínu þannig að þú þarft aðeins að slá inn þessi gögn á einum stað.