Þú gætir hafa lesið að ráðstafanir sem notaðar eru á Excel mælaborði ættu algjörlega að styðja upphaflega tilgang þess mælaborðs. Sama hugtak á við um bakendagagnalíkanið. Þú ættir aðeins að flytja inn gögn sem eru nauðsynleg til að uppfylla tilgang mælaborðsins eða skýrslunnar.
Í viðleitni til að hafa eins mikið af gögnum og hægt er innan seilingar, koma margir Excel notendur með inn í töflureiknina hvert gagnastykki sem þeir geta komist yfir. Þú getur komið auga á þetta fólk með 40 megabæta skrám sem þeir senda með tölvupósti. Þú hefur séð þessa töflureikna – tvo flipa sem innihalda eitthvað skýrslu- eða mælaborðsviðmót og síðan sex falda flipa sem innihalda þúsundir lína af gögnum (sem flest eru ekki notuð). Þeir byggja í rauninni gagnagrunn í töflureikninum sínum.
Hvað er að því að nýta eins mikið af gögnum og hægt er? Jæja, hér eru nokkur atriði:
Söfnun gagna innan Excel eykur fjölda formúla. Ef þú ert að koma með öll hrá gögn þarftu að safna þeim gögnum saman í Excel. Þetta veldur því óhjákvæmilega að þú auki veldisvísis fjölda formúla sem þú þarft að nota og viðhalda.
Mundu að gagnalíkanið þitt er tæki til að setja fram greiningar, ekki til að vinna úr hrágögnum. Gögnin sem virka best í skýrslugerðum eru þau sem þegar hafa verið safnað saman og tekin saman í gagnlegar skoðanir sem hægt er að fletta í um og færa inn á íhluti mælaborðsins. Það er miklu betra að flytja inn gögn sem þegar hafa verið safnað saman eins mikið og mögulegt er.
Til dæmis, ef þú þarft að tilkynna um tekjur eftir svæði og mánuði, þá er engin þörf á að flytja inn sölufærslur inn í gagnalíkanið þitt. Notaðu í staðinn uppsafnaða töflu sem samanstendur af svæði, mánuði og summa af tekjum.
Gagnalíkaninu þínu verður dreift með mælaborðinu þínu. Með öðrum orðum, vegna þess að mælaborðið þitt er matað af gagnalíkaninu þínu, þarftu að viðhalda líkaninu á bak við tjöldin (líklega í földum flipum) þegar þú dreifir mælaborðinu. Fyrir utan þá staðreynd að það veldur því að skráarstærðin er ómeðhöndluð, að innihalda of mikið af gögnum í gagnalíkaninu þínu getur í raun dregið úr frammistöðu mælaborðsins. Hvers vegna?
Þegar þú opnar Excel skrá er allri skránni hlaðið inn í minnið til að tryggja skjóta gagnavinnslu og aðgang. Gallinn við þessa hegðun er að Excel krefst mikils vinnsluminni til að vinna úr jafnvel minnstu breytingu á töflureikninum þínum. Þú gætir hafa tekið eftir því að þegar þú reynir að framkvæma aðgerð á stóru, formúlufreka gagnasafni, þá er Excel hægt að bregðast við og gefur þér reiknivísir á stöðustikunni. Því stærri sem gagnasafnið þitt er, því minna skilvirkt er gagnaöflunin í Excel.
Stór gagnasöfn geta valdið erfiðleikum við sveigjanleika. Ímyndaðu þér að þú sért að vinna í litlu fyrirtæki og þú sért að nota mánaðarlegar færslur í gagnalíkaninu þínu. Í hverjum mánuði eru 80.000 línur af gögnum. Eftir því sem tíminn líður byggirðu upp öflugt ferli með öllum formúlum, snúningstöflum og fjölvi sem þú þarft til að greina gögnin sem eru geymd á snyrtilega viðhaldsflipanum þínum.
Hvað gerist núna eftir eitt ár? Byrjarðu nýjan flipa? Hvernig greinir þú tvö gagnasöfn á tveimur mismunandi flipa sem ein eining? Eru formúlurnar þínar enn góðar? Þarftu að skrifa ný fjölvi?
Þetta eru allt vandamál sem hægt er að forðast með því að flytja aðeins inn samanlögð og samantekt gögn sem eru gagnleg fyrir kjarnatilgang skýrsluþarfa þinna.
Fyrir þá sem vilja læra um aðferðir eins og <strong>ROUND</strong>, <strong>ROUNDUP</strong> og <strong>ROUNDDOWN</strong> í Excel 2007, skoðaðu þessa skref-fyrir-skref leiðbeiningu um hvernig á að rúnna tölur á réttan hátt.
Hvernig á að koma í veg fyrir að Microsoft Word opni skrár í skrifvarandi ham á Windows. Microsoft Word opnar skrár í skrifvarandi ham, sem gerir það ómögulegt að breyta þeim? Ekki hafa áhyggjur, aðferðirnar eru hér að neðan
Hvernig á að laga villur við prentun á röngum Microsoft Word skjölum Villur við prentun Word skjala með breyttu letri, sóðalegar málsgreinar, texta sem vantar eða glatað efni eru nokkuð algengar. Hins vegar ekki
Ef þú hefur notað pennann eða hápunktarann til að teikna á PowerPoint glærurnar þínar meðan á kynningu stendur geturðu vistað teikningarnar fyrir næstu kynningu eða eytt þeim út svo næst þegar þú sýnir þær byrjarðu á hreinum PowerPoint glærum. Fylgdu þessum leiðbeiningum til að eyða penna- og auðkenningarteikningum: Að eyða línum einni á […]
Stílsafnið inniheldur CSS skrár, Extensible Stylesheet Language (XSL) skrár og myndir sem notaðar eru af fyrirfram skilgreindum aðalsíðum, síðuuppsetningum og stjórntækjum í SharePoint 2010. Til að finna CSS skrár í stílasafni útgáfusíðunnar: Veldu Site Actions→ View Allt efni á síðunni. Innihald síðunnar birtist. Style bókasafnið er staðsett í […]
Ekki yfirgnæfa áhorfendur með stórkostlegum tölum. Í Microsoft Excel geturðu bætt læsileika mælaborða og skýrslna með því að forsníða tölurnar þínar þannig að þær birtast í þúsundum eða milljónum.
Lærðu hvernig á að nota SharePoints samfélagsnetverkfæri sem gera einstaklingum og hópum kleift að eiga samskipti, vinna saman, deila og tengjast.
Julian dagsetningar eru oft notaðar í framleiðsluumhverfi sem tímastimpill og fljótleg tilvísun fyrir lotunúmer. Þessi tegund af dagsetningarkóðun gerir söluaðilum, neytendum og þjónustuaðilum kleift að bera kennsl á hvenær vara var framleidd og þar með aldur vörunnar. Julian dagsetningar eru einnig notaðar í forritun, hernum og stjörnufræði. Mismunandi […]
Þú getur búið til vefforrit í Access 2016. Svo hvað er vefforrit eiginlega? Jæja, vefurinn þýðir að hann er á netinu og app er bara stytting fyrir „umsókn“. Sérsniðið vefforrit er gagnagrunnsforrit á netinu sem hægt er að nálgast úr skýinu með vafra. Þú smíðar og viðheldur vefforritinu í skrifborðsútgáfunni […]
Flestar síður í SharePoint 2010 sýna lista yfir flakktengla á flýtiræsingarstikunni vinstra megin á síðunni. Flýtiræsingarstikan sýnir tengla á innihaldsefni vefsvæða eins og lista, bókasöfn, síður og útgáfusíður. Flýtiræsingarstikan inniheldur tvo mjög mikilvæga tengla: Tengill á allt efni vefsvæðis: […]
