Eiginleikar MS Access reits til að ganga úr skugga um að gagnafærslur séu nákvæmar

Því miður er það að slá inn gögnin í Access gagnagrunnstöflu ein leiðinlegasta starfsemi sem mannkynið þekkir. Og vegna þess að starfsemin er svo sljó, er fólki hætt við að gera mistök þegar það slær inn gögn í Access 2019 gagnagrunnstöflu. Ein leið til að draga úr mistökum er að nýta sér stillingar Reitseiginleika á flipanum Almennt í Hönnunarsýn glugganum.

Koma á vettvangseignum.

Þessir eiginleikar ákvarða hvað má og ekki má slá inn í mismunandi reiti gagnagrunnstöflu. Sumar stillingarnar eru ómetanlegar. Eiginleikinn Field Size, til dæmis, ákvarðar hversu marga stafi er hægt að slá inn í reit. Í State reit þar sem á að slá inn tveggja stafa ríkisskammstöfun, gerðu Field Size eiginleikann 2 til að vera viss um að enginn slær inn fleiri en tvo stafi. Ef meirihluti fólks sem þú ert að rekja í heimilisfangagagnagrunni býr í New York skaltu slá inn NY í sjálfgefnu gildi eigninni. Þannig spararðu gagnasöfnunarafgreiðslufólk frá því að þurfa að fara inn í NY meirihluta tímans. Þeir þurfa ekki að fara inn þar sem NY er þegar þar.

Flipinn Uppfletti í reitareiginleikum hluta hönnunarskjásins er til að búa til fellilista fyrir gagnafærslu. Það er líka ómetanlegt. Ef þú skyldir vita að aðeins er hægt að slá inn fjögur atriði í reit skaltu búa til fellilista með þeim fjórum atriðum. Þannig geta gagnasöfnunaraðilar valið úr lista með fjórum gildum hlutum í stað þess að þurfa að slá inn gögnin sjálfir og ef til vill rangt.

Skoðaðu stillingar MS Access Field Properties

Sérstaklega ef þinn er stór gagnagrunnur, þá ertu hvattur til að kynna þér svæðiseiginleikana vandlega og nýta þá frjálslega. Stillingar svæðiseiginleika koma í veg fyrir að gögn séu slegin inn á rangan hátt. Eftirfarandi er lýsing á mismunandi eiginleikum (taldir upp hér í þeirri röð sem þeir birtast í Hönnunarsýn glugganum) og leiðbeiningar um skynsamlega notkun þeirra. Hvaða eiginleikar þú getur úthlutað reit í Access fer eftir því hvaða gagnategund reitnum var úthlutað.

Vallarstærð

Sláðu inn hámarksfjölda stafa sem hægt er að slá inn í reitinn í reitnum Field Stærð fyrir textareiti. Segjum sem svo að reiturinn sem þú ert að fást við sé póstnúmer og þú vilt slá inn fimm talna póstnúmer. Með því að slá inn 5 í reitnum Field Stærð er aðeins hægt að slá inn fimm stafi í reitinn. Syfjaður gagnaflutningsmaður gat ekki slegið inn sex stafa póstnúmer fyrir slysni.

Fyrir númerareiti, veldu gildi fyrir reitstærð úr fellilistanum. Taflan hér að neðan lýsir þessum reitastærðum.

Aðgangur að tölulegum reitastærðum

*Ekki stutt af .accdb skráarsniðinu.

Stærðarvalkostirnir Einn, Tvöfaldur og Aukastafur geyma mismunandi tölusvið. Í bili, ef þú þarft að geyma tölur eftir aukastaf, veldu Tvöföld svæðisstærð þannig að þú náir yfir flestar aðstæður.

Snið

Smelltu á fellilistann og veldu sniðið sem texti, tölur og dagsetningar og tímar birtast á.

Aukastafir

Fyrir reit sem inniheldur tölur, opnaðu fellilistann aukastafir og veldu hversu margar tölur geta birst hægra megin við aukastafinn. Þessi eiginleiki hefur áhrif á hvernig tölur og gjaldmiðlagildi birtast, ekki raungildi þeirra. Tölur eru námundaðar að næsta aukastaf. Sjálfvirk valmöguleikinn sýnir fjölda aukastafa sem leyfilegt er af sniðinu sem þú valdir í fellilistanum Format.

Inntaksmaska

Fyrir texta- og dagsetningarreitgerðir veitir þessi eiginleiki sniðmát með greinarmerkjum til að auðvelda innslátt gagna. Símanúmer, kennitölur og önnur númer sem venjulega eru slegin inn ásamt strikum og svigum eru tilvalin umsækjendur fyrir inntaksgrímu (annað fáránlegt gagnagrunnshugtak!). Á gagnablaðinu birtast auð rými þar sem tölurnar fara og greinarmerkin standa tilbúin til að taka á móti tölum.

Inntaksgrímur auðvelda innslátt gagna.

Í Input Mask textareitnum, sláðu inn 0 þar sem tölur fara og sláðu inn greinarmerki þar sem þeir fara. Til dæmis, sláðu inn (000) 000-0000 eða 000/000-0000 til að slá inn inntaksgrímu fyrir símanúmer. Þú getur líka búið til inntaksgrímur með því að smella á punktana þrjá við hliðina á Input Mask textareitnum. Með því að gera það opnast Input Mask Wizard valmynd, þar sem þú getur búið til mjög háþróaða innsláttargrímu.

Yfirskrift

Ef reiturinn sem þú ert að vinna í hefur dulmáls eða erfitt að skilja nafn skaltu slá inn meira lýsandi nafn í textareitinn fyrir texta. Gildið í Caption eiginleikanum birtist sem dálkfyrirsögn í gagnablaðsskjá, sem merkimiði á eyðublöðum og á skýrslum í stað svæðisheitisins. Fólk sem setur inn gögn skilur hvað það á að slá inn eftir að hafa lesið lýsandi yfirskriftina.

Sjálfgefið gildi

Þegar þú veist að meirihluti skráa krefst ákveðins gildis, númers eða skammstöfunar skaltu slá það inn í sjálfgefið gildi textareitinn. Þannig spararðu þér vandræði við að slá inn gildi, tölu eða skammstöfun oftast vegna þess að sjálfgefið gildi birtist þegar í hverri færslu þegar þú slærð það inn. Þú getur alltaf hnekið sjálfgefnu gildinu með því að slá inn eitthvað annað.

Löggildingarregla

Svo framarlega sem þú þekkir stjórnendur og Boolean orðatiltæki geturðu sett reglu fyrir innslátt gagna í reit. Til dæmis er hægt að slá inn segð sem krefst þess að dagsetningar séu færðar inn í ákveðnum tímaramma. Eða þú getur krafist þess að gjaldeyristölur séu yfir eða undir ákveðnu gildi. Til að koma á löggildingarreglu skaltu slá inn segð í textareitinn Löggildingarreglu. Til að nota dagsetningar í tjáningu verða dagsetningar að vera umluktar með talnamerkjum (#). Hér eru nokkur dæmi um löggildingarreglur:

Til að fá hjálp við að mynda tjáningar, smelltu á punktana þrjá við hliðina á textareitnum Staðfestingarreglu til að opna tjáningarsmiðinn og búa til tjáningu þar. Prófaðu að smella á Hjálp hnappinn í Expression Builder valmyndinni. Með því að gera það opnar Access Help forritið, þar sem þú getur fengið ráðleggingar um að byggja upp tjáningar.

Að búa til löggildingarreglu.

Staðfestingartexti

Ef einhver slærð inn gögn sem brýtur í bága við staðfestingarreglu sem þú slærð inn í textareitinn Staðfestingarreglu birtir Access staðlað villuboð. Skilaboðin eru svohljóðandi: „Eitt eða fleiri gildi eru bönnuð samkvæmt löggildingarreglunni sem sett er fyrir [þennan reit]. Sláðu inn gildi sem segðin fyrir þennan reit getur samþykkt." Ef þessi skilaboð eru of köld og ópersónuleg fyrir þig geturðu búið til þín eigin skilaboð fyrir villuskilaboðagluggann. Sláðu inn vinsamlega skilaboðin þín í textareitinn staðfestingartexta.

Áskilið

Sjálfgefið þarf ekki að færa inn færslu í reit, en ef þú velur Já í staðinn fyrir Nei í reitnum Áskilið og ekki tekst að færa inn færslu í reitinn, þá segir skilaboðakassi þér að vera viss um að færa inn færslu.

Leyfa núll lengd

Þessi eiginleiki gerir þér kleift að slá inn núlllengda strengi í reit. A núll-lengd strengur - tvær gæsalöppum með enga texta eða rými á milli þeirra ( "") - gefur til kynna að engin verðmæti til fyrir reit. Til að sjá hvernig núll-lengdir strengir virka, gerðu ráð fyrir að gagnagrunnstaflan þín kalli á að slá inn netföng. Ef þú vissir ekki hvort einn aðili er með netfang myndirðu skilja reitinn E-Mail Address eftir auðan. Ef þú hins vegar vissir að viðkomandi væri ekki með netfang gætirðu gefið til kynna eins mikið með því að slá inn núll-lengd streng. Veldu Já á fellilistanum til að leyfa að slá inn núlllengda strengi í reitinn.

Verðtryggt

Þessi eiginleiki gefur til kynna hvort reiturinn hafi verið verðtryggður. Vísitölur gera það að verkum að flokkun reits og leit í reit gengur hraðar. Orðið Nei birtist í þessum textareit ef reiturinn hefur ekki verið skráður.

Unicode tjáning

Veldu Já úr Unicode Expression fellilistanum ef þú vilt þjappa gögnum sem eru nú geymd á Unicode sniði. Með því að geyma gögn á þennan hátt sparast pláss á disknum og þú vilt líklega ekki breyta þessum eiginleika.

Snjallmerki

Ef þú ætlar að slá inn snjallmerki í reitinn skaltu tilgreina hvaða tegund þú slærð inn með því að smella á punktana þrjá við hliðina á snjallmerkjum reitnum og velja valmöguleika í Aðgerðarmerkjum valmyndinni.

Textajafna

Þessi eiginleiki ákvarðar hvernig textinn er stilltur í dálki eða á eyðublaði eða skýrslu. Veldu Almennt til að láta Access ákvarða röðunina, eða veldu Vinstri, Hægri, Miðju eða Dreifa.

Textasnið

Þessi fellilisti, sem er fáanlegur á langa textareitum, gerir þér kleift að velja að leyfa innihaldsríkan texta í reitnum. Með þessum eiginleika stillt á Rich Text geturðu gert mismunandi orð feitletrað, skáletrað, undirstrikað og breytt leturstærðum og litum. Stilltu það á Plain Text fyrir venjulegan, leiðinlegan texta án sniðs.

Bæta aðeins við

Þessi eiginleiki er fáanlegur á langan textareit og gerir þér kleift að bæta gögnum aðeins við langan textareit til að safna sögu um athugasemdir.

Sýna dagsetningarval

Þessi eign er fáanleg á reitum fyrir dagsetningu/tíma. Veldu Fyrir dagsetningar til að setja hnapp við hliðina á dálknum sem gagnafærslumenn geta smellt á til að opna dagatal og velja dagsetningu í stað þess að slá inn tölur.

IME Mode/IME Setningshamur

Þessir valkostir eru til að breyta stöfum og setningum úr austur-asískum útgáfum af Access.

Að búa til lista yfir uppflettigögn í MS Access

Kannski er besta leiðin til að ganga úr skugga um að gögn séu rétt slegin inn að búa til fellilista fyrir gagnafærslu. Þannig geta allir sem slá inn gögnin í gagnagrunnstöfluna þína gert það með því að velja hlut af listanum, ekki með því að slá það inn. Þessi aðferð sparar tíma og kemur í veg fyrir að ógild gögn séu færð inn. Access býður upp á tvær leiðir til að búa til fellilistann:

• Búðu til listann með því að slá inn hlutina sjálfur: Farðu þessa leið þegar þú ert að fást við endanlegan lista yfir hluti sem aldrei breytast.
• Fáðu hlutina úr annarri gagnagrunnstöflu: Farðu þessa leið til að fá hluti úr dálki í annarri gagnagrunnstöflu. Þannig geturðu valið úr sífellt stækkandi lista yfir hluti. Þegar fjöldi atriða í hinni gagnagrunnstöflunni breytist, þá breytist fjöldi atriða í fellilistanum því hlutirnir koma úr hinni gagnagrunnstöflunni. Þetta er frábær leið til að fá hluti úr aðallykilsreit í annarri töflu.

Svokallaður uppflettilisti.

Að búa til fellilista á eigin spýtur

Fylgdu þessum skrefum til að búa til fellilista eða uppflettilista með færslum sem þú slærð inn:

Í hönnunarskjánum, smelltu á reitinn sem þarf fellilista.

Opnaðu fellilistann Data Type og veldu Lookup Wizard, síðasta valkostinn á listanum.
Leitahjálparglugginn birtist.

Veldu seinni valkostinn, ég mun slá inn gildin sem ég vil, og smelltu á Næsta hnappinn.

Undir Col1 í næsta valmynd, sláðu inn hvert atriði sem þú vilt að birtist í fellilistanum; smelltu síðan á Next hnappinn.
Hægt er að búa til fjöldálkalista með því að slá inn tölu í Textareitinn Fjöldi dálka og slá síðan inn atriði fyrir listann.

Sláðu inn heiti fyrir reitinn, ef þörf krefur, og smelltu á Ljúka hnappinn.

Skiptu yfir í gagnablaðsskjá og opnaðu fellilistann í reitnum til að ganga úr skugga um að hann birtist rétt.

Til að fjarlægja uppflettingarlista úr reit, veldu reitinn, farðu í flipann Uppfletti í Hönnunarskjáglugganum, opnaðu fellilistann Skjárstýring og veldu Textareit.

To see what’s on a drop-down list, select the field for which you created the list, switch to Design view, and select the Lookup tab in the Field Properties pane. You can edit the list by editing or removing items in the Row Source text box. Be sure that a semi-colon (;) appears between each item.

Lookup field properties.

Getting list items from a database table

Before you can get list items from another database table, you might want to define a relationship between the tables; it’s not required, but it’s recommended. Follow these steps to get items in a drop-down list from another database table:

In Design view, click the field that needs a list, open the Data Type drop-down list, and choose Lookup Wizard.
The Lookup Wizard dialog box appears.

Select the first option, I Want the Lookup Field to Get the Values from Another Table or Query, and click Next.
You see a list of tables in your database.

Select the table with the data you need and click the Next button.
The dialog box shows you a list of available fields in the table.

Select the field where the data for your list is stored.

Click the > button.
The name of the list appears on the right side of the dialog box, under Selected Fields.

Click the Next button.

Normally, lists are displayed in ascending order, but you can select a field and click the Ascending button to reverse the order of the list. (Note that the button turns into the Descending button.)

Smelltu á Ljúka hnappinn.
Ef þú ert svo hneigður geturðu breytt breidd listans áður en þú smellir á Ljúka, en þú getur alltaf gert það á gagnablaðinu.

Segjum sem svo að þú fáir hlutina úr röngum reit eða rangri gagnagrunnstöflu. Til að laga það vandamál skaltu velja reitinn sem þú bjóst til listann fyrir og í hönnunarskjánum skaltu velja flipann Uppfletti. Veldu textareit í stað combo box á fellilistanum fyrir skjástýringu og byrjaðu upp á nýtt.