Þú getur notað Verkefnagluggann í Outlook til að sjá hvað þú þarft að gera, hvenær þú þarft að gera það og hvort þú hefðir átt að gera það fyrir nokkru síðan. Á lista yfir verkefnaglugga sýna gjalddagar greinilega hversu skynsamlega verið er að brjóta svipuna og hversu nálægt þú ert að mæta eða missa af fresti. Grá lína birtist yfir verkefni sem þú lýkur. Verkefni sem eru tímabær birtast með rauðu.
Að slá inn verkefni í Verkefnaglugganum
Outlook býður upp á tvær leiðir til að slá inn verkefni í Verkefnaglugganum:
Fljótlega leiðin: Fylgdu þessum skrefum til að slá inn verkefni fljótt:
1. Smelltu efst í glugganum þar sem stendur "Smelltu hér til að bæta við nýju verkefni."
2. Sláðu inn nokkur orð til að lýsa verkefninu.
3. Sláðu inn gjalddaga í reitinn Gjalddagi.
Til að slá inn dagsetninguna skaltu slá hana inn sjálfur eða opna fellivaldagatalið og velja dagsetningu þar.
Hægari en ítarlega leiðin: Ef þú vilt setja verkefnið þitt upp rétt skaltu fylgja þessum skrefum:
1. Smelltu á Nýtt hnappinn, ýttu á Ctrl+N, eða veldu Action –> New Task.
Þú sérð Verkefnaformið. Þetta eyðublað hefur staði þar sem þú getur slegið inn alls kyns upplýsingar um verkefni þitt.
2. Lýstu verkefninu á eyðublaðinu Verkefni.
3. Sláðu inn upphafs- og gjalddaga.
4. Lýstu stöðu verkefnisins.
5. Forgangsraðaðu verkefninu.
6. Skrifaðu niður athugasemdir um verkefnið.
7. Smelltu á Vista og loka hnappinn þegar þú hefur lokið við að lýsa verkefninu.
Með því að smella á Endurtekningarhnappinn í Verkefnaforminu geturðu slegið inn verkefni sem endurtekur sig aftur og aftur. Í svarglugganum Endurtekið verkefni, lýstu hversu oft verkefnið endurtekur sig. Outlook merkir endurtekin verkefni í Verkefnaglugganum með óvenjulegu tákni. Það lítur út eins og klemmuspjald með klósettpappír sem er fastur við það.
Notaðu flipann Upplýsingar á eyðublaðinu Verkefni til að fylgjast með klukkutímunum sem þú vinnur við verkefni, fyrirtækin sem þú vinnur fyrir og hversu marga kílómetra þú skráir þig til baka í vinnunni þinni.
Meðhöndlun og stjórnun verkefna
Þegar tími er kominn til að stjórna verkefnum í Verkefnaglugganum ættir þú að vera strangur verkefnastjóri. Hér eru nokkur ráð til að meðhöndla og stjórna verkefnum:
- Merkt verkefni sem lokið: Smelltu á gátreitinn við hlið verkheitisins í Verkefnaglugganum. Outlook dregur línu í gegnum unnin verkefni.
- Verkefni eytt: Veldu verkefnið og smelltu á Eyða hnappinn eða ýttu á Ctrl+D.
- Verkefni breytt: Tvísmelltu á verkefni í Verkefnaglugganum til að opna Verkefnaformið og breyta upplýsingum þar.
Outlook býður upp á ýmsar aðferðir til að staðsetja verkefni í fjölmennum verkefnaglugga:
- Breyta skoðunum í Verkefnaglugganum: Opnaðu fellivalmyndina Current View og veldu þá sýn sem líklegast getur breytt verkefninu sem þú ert að leita að.
- Flokkaðu verkefni: Úthlutaðu verkefnum í flokka og veldu Eftir flokki í Current View fellivalmyndinni til að raða verkum eftir flokkum.
- Notaðu Finna skipunina: Ef verra kemur upp geturðu alltaf gripið til Finna skipunarinnar til að finna villuverkefni.