Breyting í Word 2007: Fylgstu með breytingum og endurskoðun

Að skrifa er einmanaleg list. . . það er, þangað til ritstjórar mæta. Þeir munu gera breytingar með því að bæta við vandlega skrifuðu verkin þín, færa efni til og eyða texta (ouch!). Það er engin leið að bera kennsl á upprunalega textann þinn úr breytta textanum - nema þú notir Word 2007 Track Changes tólið.

Fylgstu með breytingum þegar þú gerir þær

Til að athuga breytingar á skjánum eins og þær eru gerðar skaltu einfaldlega virkja endurskoðunareiginleika Word: Smelltu á Review flipann og smelltu síðan á Track Changes hnappinn. Flýtivísinn er Ctrl+Shift+E.

Þegar kveikt er á endurskoðunarrakningu, byrjaðu einfaldlega að breyta skjalinu. Sérhver nýr texti sem þú bætir við birtist með rauðri undirstrikun. Texti sem þú eyðir er litaður rauður með yfirstrikun. (Þetta eru í raun ekki textaeiginleikar, heldur eru Word að sýna þér hvaða texta hefur verið klúðrað.

Til að slökkva á endurskoðunarrakningu, smelltu aftur á Track Changes hnappinn.

• Eina vísbendingin um að þú hafir virkjað endurskoðunarrakningu á réttan hátt er að Track Changes hnappurinn birtist auðkenndur.

• Algengt er að Word notendur sem ekki þekkja til endurskoðunar séu pirraðir yfir óvæntum rauðum undirstrikuðum texta. Þetta er einfaldlega endurskoðunarrakning, sem einhver hefur virkjað. Til að slökkva á því, smelltu á Track Changes hnappinn í Rekningarhópnum Review flipans.

Farið yfir breytingarnar

Það er skiljanlegt að þú viljir skoða allar breytingar sem gerðar eru á skjalinu þínu. Word gerir verkefnið auðvelt, þökk sé skipunum í Breytingar hópnum sem finnast á Review flipanum. Svona fara hlutirnir:

1. Ýttu á Ctrl+Home til að byrja efst á skjalinu.

Gakktu úr skugga um að þú sért að skoða skjalið sem var borið saman, ekki upprunalegu eða breyttu útgáfuna (sjá kaflann á undan).

2. Smelltu á Next hnappinn til að finna næstu breytingu í skjalinu þínu.

• Til að samþykkja breytinguna, smelltu á Samþykkja hnappinn. Breytingin er samþykkt og þú færð yfir í næsta breytta texta. Eða:

• Til að hafna breytingunni, smelltu á Hafna hnappinn. Breytingin er fjarlægð úr skjalinu þínu og þú færð á næsta stað þar sem texta hefur verið breytt.

3. Vistaðu lokaskjalið.

Þegar þú hefur fundið síðustu breytinguna og lagað hana (eða ekki) útskýrir svargluggi að leit þinni sé lokið. Skjalið hefur verið skoðað. Þú ættir nú að vista það á disk með því að gefa því nýtt nafn svo þú veist að það er afleiðing af sameinuðu átaki.

Að fara í gegnum þetta ferli fjarlægir öll endurskoðunarmerki úr skjalinu þínu. Hér eru nokkrar fleiri ábendingar til að hafa í huga:

• Notaðu X hnappana til að loka ýmsum verkefnagluggum sem eru opnir fyrir endurskoðunarferlið.

• Þegar þú ert að flýta þér geturðu notað fellivalmyndirnar undir annað hvort Samþykkja eða Hafna skipanahnappnum til að velja annað hvort Samþykkja allar breytingar á skjali eða Hafna öllum breytingum á skjali, í sömu röð.

• Þegar þú ert að fíflast geturðu valið Breyta -> Afturkalla, alveg eins og þú getur afturkallað hvaða annað sem þú vilt.

• Þú getur hægrismellt á hvaða endurskoðunarmerki sem er til að samþykkja eða hafna því.