Atriði sem þarf að hafa í huga þegar þú hannar MS Access gagnagrunn

Að vera Access gagnagrunnshönnuður er ekki næstum eins glæsilegt og að vera fatahönnuður, en það hefur sín umbun. Ef þú hannar Access gagnagrunninn þinn vandlega og rétt getur hann verið mjög gagnlegur fyrir þig og aðra. Þú getur slegið inn upplýsingar nákvæmlega. Þegar tími er kominn til að draga upplýsingar úr gagnagrunninum færðu nákvæmlega þær upplýsingar sem þú þarft. Upplýsingarnar hér að neðan útskýra allt sem þú þarft að hafa í huga þegar þú hannar Access gagnagrunn. Það erfiðasta við að hanna Access gagnagrunn er að ákveða hvernig á að dreifa upplýsingum um gagnagrunnstöflur og hversu margar gagnagrunnstöflur á að hafa.

Ákveða hvaða upplýsingar þú þarft í MS Access gagnagrunninum þínum

Fyrsta spurningin sem þú þarft að spyrja sjálfan þig er um hvers konar upplýsingar þú vilt fá út úr gagnagrunninum. Nöfn og heimilisföng viðskiptavina? Söluupplýsingar? Upplýsingar til að fylgjast með birgðum? Taktu viðtal við vinnufélaga þína til að komast að því hvaða upplýsingar gætu verið gagnlegar fyrir þá. Hugleiddu þetta mál alvarlega. Markmið þitt er að setja upp gagnagrunninn þannig að hægt sé að skrá allar upplýsingar sem fyrirtækið þitt þarfnast.

Góð leið til að komast að því hvers konar upplýsingar skipta stofnun máli er að skoða eyðublöðin sem stofnunin notar til að leita eftir eða skrá upplýsingar. Þessi eyðublöð sýna nákvæmlega það sem stofnunin telur vert að rekja í gagnagrunni.

Skoðaðu upplýsingarnar hér að neðan.

Eyðublöð á pappír eru einnig með reiti.

Þessi mynd sýnir pappírsformið sem leikmenn fylla út til að skrá sig í hafnaboltadeild þar sem gagnagrunnstöflur birtast hér að neðan. Berðu myndirnar saman og þú getur séð að gagnagrunnstöflurnar Players, Teams og Divisions hafa allar reiti til að slá inn upplýsingar úr þessu eyðublaði.

Áætlanir um gagnagrunnstöflur og reitaheiti.

Aðskilja upplýsingar í mismunandi Access gagnagrunnstöflur

Eftir að þú veist upplýsingarnar sem þú vilt skrá í Access gagnagrunninn skaltu hugsa um hvernig á að aðgreina upplýsingarnar í gagnagrunnstöflur. Margir eru freistast til að setja allar upplýsingar inn í einn gagnagrunn borð, en vegna þess að Access er Venslagagnagrunnur, getur þú fyrirspurn fleiri en eitt borð í einu, og svo að gera, setja saman upplýsingar frá mismunandi borðum.

Til að sjá hvernig Access gagnagrunnar virka skaltu íhuga einfalda gagnagrunninn. Tilgangurinn með þessum litla gagnagrunni og fjórum töflum hans er að geyma upplýsingar um leikmenn, þjálfara og lið í hafnaboltadeild. Reiturinn Heiti liðs birtist í þremur töflum. Það þjónar sem hlekkur á milli borðanna og gerir kleift að spyrjast fyrir um fleiri en eina. Með því að spyrjast fyrir um einstakar töflur eða samsetningar af töflum í þessum gagnagrunni er hægt að setja saman liðalista, búa til lista yfir þjálfara og tengiliðaupplýsingar þeirra, skrá lið eftir deild, setja saman póstlista yfir alla leikmenn, finna út hvaða leikmenn hafa greitt gjaldið sitt. , og lista meðal annars leikmenn eftir aldurshópum. Þessi gagnagrunnur samanstendur af fjórum töflum:

• Spilarar: Inniheldur reiti til að fylgjast með nöfnum leikmanna, heimilisföngum, afmælisdögum, hvaða liðum þeir eru í og ​​hvort þeir hafi greitt gjöldin sín
• Þjálfarar: Inniheldur reiti til að fylgjast með nöfnum þjálfara, heimilisföngum og nöfnum liðanna sem þeir þjálfa
• Lið: Inniheldur reiti til að fylgjast með liðsnöfnum og hvaða deild hvert lið er í
• Deildir: Inniheldur reiti til að rekja deildanúmer og nöfn

Að ákveða hversu margar gagnagrunnstöflur þú þarft og hvernig á að aðgreina gögn á milli mismunandi töflur er erfiðasti hluti þess að hanna gagnagrunn. Til að gera verkefnið aðeins auðveldara skaltu gera það á gamla mátann með blýanti og strokleðri. Hér eru grunnreglurnar til að aðgreina gögn í mismunandi töflur:

• Takmarka töflu við eitt efni: Hver gagnagrunnstafla ætti aðeins að geyma upplýsingar um eitt efni - viðskiptavini, starfsmenn, vörur og svo framvegis. Þannig geturðu viðhaldið gögnum í einni töflu óháð gögnum í annarri töflu. Íhugaðu hvað myndi gerast í Litlu deildinni gagnagrunninum ef þjálfara og liðsgögn væru geymd í einni töflu og þjálfara eins liðs væri skipt út fyrir einhvern nýjan. Þú þyrftir að eyða skrá gamla þjálfarans, eyða upplýsingum um liðið, færa inn upplýsingar um nýja þjálfarann ​​og aftur inn upplýsingar um liðið sem þú varst að eyða. En með því að halda liðsupplýsingum aðskildum frá þjálfaraupplýsingum geturðu uppfært þjálfaraupplýsingar og samt viðhaldið liðsupplýsingunum.
• Forðastu tvíteknar upplýsingar: Reyndu að hafa ekki tvíteknar upplýsingar í sömu gagnagrunnstöflunni eða tvíteknar upplýsingar yfir mismunandi töflur. Með því að geyma upplýsingarnar á einum stað þarftu að slá þær inn einu sinni og ef þú þarft að uppfæra þær geturðu gert það í einni gagnagrunnstöflu, ekki nokkrum.

Heilar bækur hafa verið skrifaðar um Access gagnagrunnshönnun . Þú getur hins vegar geymt öll gögnin þín í einni töflu ef gögnin sem þú vilt geyma eru ekki mjög flókin. Tíminn sem þú missir að slá inn öll gögnin í einni töflu bætist við þann tíma sem þú sparar að þurfa ekki að hanna flókinn gagnagrunn með fleiri en einni töflu.

Velja reiti fyrir Access gagnagrunnstöflur

Reitir eru flokkar upplýsinga. Hver gagnagrunnstafla þarf að minnsta kosti einn reit. Ef taflan sjálf er viðfangsefni má segja að svið hennar séu staðreyndir um viðfangsefnið. Tafla fyrir heimilisfangagagnagrunn þarf reiti til að skrá götuföng, borgir, fylki og póstnúmer. Vörugagnagrunnstafla þarf reiti fyrir vöruauðkennisnúmer, vöruheiti og einingarverð. Bara staðreyndir, frú. Innan marka efnisins þarf gagnagrunnstafla einn reit fyrir hverja upplýsingar sem eru gagnlegar fyrir fyrirtæki þitt.

Þegar þú ert að skipuleggja hvaða reiti á að hafa með í Access gagnagrunnstöflu skaltu fylgja þessum leiðbeiningum:

• Skiptu upplýsingum upp í litla þætti. Til dæmis, í stað Nafnareits, búðu til Fornafnsreit og Eftirnafnsreit. Þannig er auðveldara að flokka gagnagrunnstöflur eftir eftirnafni.
• Gefðu reitum lýsandi nöfn svo þú vitir hvað þeir eru síðar. Lýsandi nafn, eins og raðnúmer, er skýrara en
• Hugsaðu fram í tímann og settu inn reit fyrir hverja upplýsingar sem fyrirtækið þitt þarfnast. Það er vandaverk að bæta reiti við gagnagrunnstöflu seint í leiknum. Þú verður að fara aftur í hverja skrá, fletta upp upplýsingum og slá inn.
• Ekki hafa upplýsingar sem hægt er að fá úr útreikningi. Hægt er að framkvæma útreikninga sem hluta af fyrirspurn eða vera hluti af töflu. Til dæmis er hægt að leggja saman tölurnar í tveimur reitum í sömu skránni eða framkvæma stærðfræðilega útreikninga á gildum í reitum.

Ákvörðun um frumlykilsreit fyrir hverja Access gagnagrunnstöflu

Hver gagnagrunnstafla verður að hafa frumlykilsreit. Þessi reitur , einnig þekktur sem aðallykill, er reiturinn í gagnagrunnstöflunni þar sem einstök, einstök gögn eru geymd. Gögn sem færð eru inn í þennan reit - kennitala starfsmanna, hlutanúmer, tilboðsnúmer - verða að vera mismunandi í hverri skráningu.

Ef þú reynir að slá inn sömu gögnin í aðallykilsreitinn í tveimur mismunandi færslum, varar svargluggi þig við því að gera það ekki. Aðallyklareitir koma í veg fyrir að þú slærð inn tvíteknar færslur. Þeir gera einnig fyrirspurnir skilvirkari. Í fyrirspurn segirðu Access hvað á að leita að í gagnagrunnstöflum, Access leitar í gegnum töflurnar og forritið setur saman upplýsingar sem uppfylla skilyrðin. Aðallyklareitir hjálpa Access að þekkja færslur og safna ekki sömu upplýsingum oftar en einu sinni í fyrirspurn.

Kennitala eru góðir aðallyklareitir vegna þess að engir tveir hafa sömu kennitölu. Reikningsnúmer og raðnúmer eru einnig frábærir aðallyklareitir. Farið aftur í sýnishorn hafnaboltadeildarinnar, hvaða reitir í töflum Litlu deildarinnar eru aðallykilreitir? Í liðstöflunni getur liðsheiti verið aðallykillreiturinn því engin tvö lið hafa sama nafn. Deildarnúmer getur líka verið aðallykilreitur vegna þess að deildir í deildinni eru númeraðar og engar tvær deildir hafa sama númer.

Leikmanna- og þjálfaragagnagrunnstöflurnar eru hins vegar vandamál þegar kemur að því að velja aðallyklasvið. Tveir leikmenn gætu haft sama eftirnafn, sem útilokar eftirnafn sem aðallyklasvið. Bróðir og systir gætu verið með sama símanúmer, sem útilokar Símanúmer reit. Vegna þess að enginn reitur inniheldur gildi sem eru viss um að vera mismunandi frá skrá til skráningar, hafa reiti sem kallast Player Number og Coach Number verið kynntir. Í tilgangi þessa gagnagrunns er leikmönnum og þjálfurum úthlutað númerum.

Kortlagning tengsla milli taflna í Access

Ef Access gagnagrunnurinn þinn inniheldur fleiri en eina töflu þarftu að kortleggja hvernig töflurnar tengjast hver annarri. Venjulega myndast tengsl á milli frumlykilsreitsins í einni töflu og samsvarandi reits í annarri, sem kallast erlendur lykill. Myndin hér að neðan sýnir tengslin á milli taflna í Litlu deildinni gagnagrunninum. Þar sem þessar töflur eru tengdar með algengum reitum geturðu safnað upplýsingum úr fleiri en einni töflu í fyrirspurn eða skýrslu. Í bili, þegar þú hannar gagnagrunninn þinn, skaltu íhuga hvernig á að tengja hinar ýmsu töflur við algenga reiti.

Taflasambönd.