Aðskilja gögn, greining og kynningu í Excel gagnalíkönum

A gögn líkan gefur grundvöll sem þitt Excel skýrsla kerfi er byggt. Eitt mikilvægasta hugtakið í gagnalíkani er aðskilnaður gagna, greining og framsetning. Grundvallarhugmyndin er sú að þú vilt ekki að gögnin þín verði of bundin við einhverja sérstaka leið til að kynna þau gögn.

Hugsaðu um reikning til að vefja hugann þinn um þetta hugtak. Þegar þú færð reikning, gerirðu ekki ráð fyrir að fjárhagsgögnin á reikningnum séu raunveruleg uppspretta gagna þinna. Það er aðeins kynning á gögnum sem eru í raun geymd í gagnagrunni. Þessi gögn er hægt að greina og kynna fyrir þér á marga aðra vegu: í töflum, í töflum eða jafnvel á vefsíðum. Þetta hljómar augljóst, en Excel notendur sameina oft gögn, greiningu og framsetningu.

Til dæmis innihalda sumar Excel vinnubækur 12 flipa sem hver táknar mánuð. Á hverjum flipa eru gögn fyrir þann mánuð skráð ásamt formúlum, snúningstöflum og samantektum. Hvað gerist núna þegar þú ert beðinn um að gefa samantekt eftir ársfjórðungi? Bætir þú við fleiri formúlum og flipa til að sameina gögnin á hverjum mánaðarflipa? Grundvallarvandamálið í þessari atburðarás er að fliparnir tákna í raun gagnagildi sem eru sameinuð í framsetningu greiningarinnar þinnar.

Til að fá dæmi sem er meira í takt við skýrslugerð, skoðaðu eftirfarandi mynd. Harðkóðaðar töflur eins og þessi eru algengar. Þessi tafla er sambland af gögnum, greiningu og framsetningu. Þessi tafla bindur þig ekki aðeins við ákveðna greiningu, heldur er lítið sem ekkert gagnsæi um hvað greiningin nákvæmlega samanstendur af. Einnig, hvað gerist þegar þú þarft að tilkynna eftir ársfjórðungi eða þegar þörf er á annarri greiningu? Flytur þú inn töflu sem samanstendur af fleiri dálkum og línum? Hvaða áhrif hefur það á líkanið þitt?

Forðastu harðkóðaðar töflur sem sameina gögn, greiningu og framsetningu.

Valkosturinn er að búa til þrjú lög í gagnalíkaninu þínu: gagnalag, greiningarlag og kynningarlag. Þú getur hugsað um þessi lög sem þrjú mismunandi töflureikni í Excel vinnubók: eitt blað til að geyma hrá gögnin sem gefa skýrsluna þína, eitt blað til að þjóna sem sviðsetningarsvæði þar sem gögnin eru greind og mótuð og eitt blað til að þjóna sem kynningarlag. Þessi mynd sýnir þrjú lög af áhrifaríku gagnalíkani:

Skilvirkt gagnalíkan aðskilur gögn, greiningu og framsetningu.

Eins og þú sérð er hrá gagnasettið staðsett á sínu eigin blaði. Þrátt fyrir að gagnasafnið sé með einhvers konar samsöfnun til að halda því viðráðanlega litlum, er engin frekari greining gerð á gagnablaðinu.

Greiningarlagið samanstendur fyrst og fremst af formúlum sem greina og draga gögn úr gagnalaginu yfir í sniðnar töflur sem venjulega eru kallaðar sviðsetningartöflur . Þessar sviðsetningartöflur fæða að lokum skýrsluhlutana í kynningarlaginu þínu. Í stuttu máli, blaðið sem inniheldur greiningarlagið verður sviðsetningarsvæðið þar sem gögn eru tekin saman og mótuð til að fæða skýrsluhlutana. Tilkynning á Greining flipanum, formúlustikan sýnir að taflan samanstendur af formúlum sem vísa í Data flipann.

Það eru nokkrir kostir við þessa uppsetningu. Í fyrsta lagi er hægt að endurnýja allt skýrslulíkanið auðveldlega með því einfaldlega að skipta um hrá gögn fyrir uppfært gagnasafn. Formúlurnar á Greining flipanum halda áfram að vinna með nýjustu gögnunum. Í öðru lagi er auðvelt að búa til hvaða viðbótargreiningu sem er með því að nota mismunandi samsetningar formúla á Greining flipanum. Ef þig vantar gögn sem eru ekki til í gagnablaðinu geturðu auðveldlega bætt dálki við endann á hráu gagnasafninu án þess að trufla greiningar- eða kynningarblöðin.

Þú þarft ekki endilega að setja gögnin þín, greiningar- og kynningarlög á mismunandi töflureikna. Í litlum gagnalíkönum gætirðu átt auðveldara með að staðsetja gögnin þín á einu svæði í töflureikni á meðan þú smíðar sviðsetningartöflur á öðru svæði í sama töflureikni.

Á sama hátt, mundu að þú takmarkast ekki við þrjá töflureikna heldur. Það er að segja, þú getur haft nokkur blöð sem veita hrá gögnin, nokkur blöð sem greina og nokkur sem þjóna sem kynningarlag.

Hvar sem þú velur að setja mismunandi lög, hafðu í huga að hugmyndin er sú sama. Greiningarlagið ætti fyrst og fremst að samanstanda af formúlum sem draga gögn úr gagnablöðunum yfir í sviðsetningartöflur sem notaðar eru til að fæða kynninguna þína.