Að verða opinber með almennum möppum í Outlook 2002

Ef þú notar Outlook 2002 á Microsoft Exchange neti geturðu notað opinberar möppur. Opinberar möppur eru staðir sem heill hópur fólks getur skoðað og bætt hlutum við. Þú getur haft opinbera möppu fyrir verkefni eða tengiliði. Þú getur líka búið til opinbera möppu sem inniheldur skilaboð, svipað og pósthólfið þitt, nema að allir geta bætt við skilaboðum og lesið sama sett af skilaboðum. Svona fyrirkomulag er oft kallað auglýsingaskilti; þú sendir skilaboð, einhver svarar því, þriðji aðili svarar ykkur báðum o.s.frv. Það er aðferð til að halda hópsamtal án þess að hafa alla aðila samtalsins tiltæka á sama tíma.

Í Outlook líta opinberar möppur út eins og allar aðrar möppur. Opinber mappa getur innihaldið tengiliðalista sem allt fyrirtækið deilir eða verkefnalista sem heil deild notar. Þú getur sett upp opinbera umræðumöppu fyrir hópráðstefnu sem er í gangi um efni sem vekur áhuga allra sem deila möppunni, svo sem núverandi fyrirtækisfréttir. Þú getur líka notað opinbera umræðumöppu til að safna skoðunum um ákvarðanir sem þarf að taka eða sem flokkað auglýsingakerfi innan fyrirtækis. Þú getur skipulagt sem möppu hvers kyns upplýsingar sem þú vilt skiptast á milli hópa fólks á netinu þínu.

Þegar þú smellir á almenna möppu sérðu lista yfir hluti sem líta út eins og listi yfir tölvupóstskeyti, nema að öll skilaboðin eru stíluð á möppuna frekar en til einstaklings. Í opinberri möppu geturðu breytt skoðun þinni á hlutunum, bætt við hlutum eða svarað hlutum sem einhver annar setti inn.

Skoða opinbera möppu

Fyrirtækið þitt gæti haldið úti opinberri möppu fyrir áframhaldandi umræður á netinu um mikilvæg málefni í fyrirtækinu þínu eða sem auglýsingatöflu fyrirtækisins fyrir tilkynningar um starfsemi, fríðindi og aðrar fréttir.

Til að skoða opinbera möppu skaltu fylgja þessum skrefum:

1. Veldu View–>Folder List eða smelltu á Folder List hnappinn á tækjastikunni.

Möppulistinn birtist (sjá mynd 1).

Mynd 1: Möppulistinn með almennum möppum.

2. Smelltu á nafn möppunnar sem þú vilt sjá.

Listi yfir hluti í möppunni birtist.

Þú getur tvísmellt á titil hvers atriðis sem þú sérð til að skoða innihald þess atriðis.

Að bæta við nýjum hlutum

Margar opinberar möppur eru skipulagðar sem opnar umræður þar sem hver sem er getur lagt inn fyrir tveggja senta verðmæti. Öll skilaboðin geta allir lesið, svo allir lesa og svara öllum öðrum. Ef þú skoðar möppu og finnur að hún er full af skilaboðum frá mismunandi fólki sem allir svara hvert öðru, þá ertu að skoða umræðumöppu.

Til að bæta nýjum hlutum við opinbera möppu skaltu fylgja þessum skrefum:

1. Veldu View–>Folder List eða smelltu á Folder List hnappinn á tækjastikunni.

Möppulistinn birtist.

2. Smelltu á nafn möppunnar.

Listi yfir skilaboð í möppunni birtist.

3. Veldu File–>New–>Post in This Folder.

Eyðublaðið Nýr hlutur birtist (sjá mynd 2).

Mynd 2: Eyðublaðið New Item.

4. Sláðu inn efni og skilaboðin þín.

5. Smelltu á Post.

Nú eru skilaboðin þín hluti af listanum yfir atriði í möppunni.

Að svara atriðum í opinberri umræðumöppu sem fyrir er

Góðir siðir og skynsemi segja að ef þú vilt taka þátt í umræðum þá er best að svara því sem aðrir meðlimir umræðunnar eru að segja. En vertu góður - ekki loga. Að birta ógeðsleg viðbrögð til fólks í umræðuhópi á netinu kallast logandi . Logi er ekki vel álitið en er líka ekki óalgengt. Logi skapar samtöl á netinu sem flestir vilja ekki taka þátt í. Hvaða gagn er umræða þegar enginn talar? Að auki getur loga á vinnustaðnum orðið þér að reka. Svo kældu þig niður.

Þegar þú ert að taka þátt í opinberum möppuumræðum í vinnunni skaltu gera ráð fyrir að allir í fyrirtækinu - frá æðstu stjórnendum til nýjustu starfsmanna - muni lesa það sem þú hefur skrifað. Athugaðu stafsetninguna þína, EKKI SKRIFA MEÐ STÖFUM (ÞAÐ LITUR út eins og þú sért að öskra), og notaðu skynsemi í því sem þú segir og hvernig þú segir það. Sömu reglur gilda um milliskrifstofutölvupóst; þú veist ekki hver les það sem þú sendir.

Til að svara atriðum í opinberri umræðumöppu:

1. Tvísmelltu á hlutinn sem þú vilt svara.

Atriðið opnast þannig að þú getir lesið það.

2. Smelltu á Post Reply hnappinn á tækjastikunni.

Eyðublaðið Svar við umræðu birtist. Texti skilaboðanna sem þú ert að svara er þegar birtur á eyðublaðinu (sjá mynd 3).

Mynd 3: Notaðu eyðublaðið Svar við umræðu til að bæta athugasemdum þínum við opinbera umræðu.

3. Sláðu inn efni og svaraðu.

Svarið þitt birtist í öðrum lit en upprunalega textinn.

4. Smelltu á Post.

Atriðið þitt tengist listann yfir umræðuatriði.

Færir hluti í opinbera möppu

Ekki eru allar opinberar möppur umræðumöppur. Hægt er að hanna almennar möppur til að geyma hvers kyns hluti. Þú getur deilt verkefnalistum, dagatölum eða skrám af öðrum gerðum. Þú þarft ekki að búa til hlut í almenningsmöppu í möppunni þar sem þú vilt að hluturinn endi. Þú getur til dæmis búið til verkefni í þínum eigin verkefnalista og fært það síðan í opinbera verkamöppu.

Til að færa hluti í opinbera möppu:

1. Hægrismelltu á hlutinn sem þú vilt færa.

Valmynd birtist eins og sýnt er á mynd 4.

Mynd 4: Undirbúningur til að færa hlut í möppu.

2. Smelltu á Færa í möppu.

Gluggi sem inniheldur möppulistann birtist.

3. Smelltu á möppuna sem þú vilt senda hlutinn í.

Nafn möppunnar sem þú smelltir á er auðkennt.

4. Smelltu á OK.

Atriðið þitt færist í nýju möppuna sína.

Fyrir opinbera skrá

Þú gætir verið að nota opinberar möppur án þess að vita það. Í Outlook líta allar möppur eins út, hvort sem þú býrð þær til sjálfur á þinni eigin tölvu eða þær eru á fyrirtækjaneti eða internetinu. Allt sem þú þarft í raun að vita um opinberar möppur er að þær eru opinberar, þannig að allir sem hafa aðgang að opinberu möppunni geta séð hvað sem þú sendir í þá opinberu möppu. Þú getur líka búið til þínar eigin opinberu möppur; hafðu samband við kerfisstjórann þinn til að sjá hvort þú hafir réttindi til að búa til opinberar möppur og stað til að setja þær.