Að raða tölvupósti þínum í Outlook 2003

Enginn fær smá tölvupóst lengur. Ef þú færð ein skilaboð færðu fullt af þeim. Sem betur fer býður Outlook þér upp á fullt af mismunandi leiðum til að raða þessu óreiðu af skilaboðum þannig að þú hafir baráttutækifæri til að komast að því hvað er mikilvægt og hvað getur beðið.

Þegar Outlook er sett upp til að birta lesrúðuna hægra megin á skjánum muntu sjá tvo hnappa efst á listanum yfir skilaboð. Hnappurinn lengst til vinstri er með merkimiða sem segir eitthvað eins og "Raðað eftir: Dagsetningu." Raðað eftir hnappinn lýsir kerfinu sem Outlook notar til að skipuleggja skilaboðin þín. Hægra megin við Arranged By hnappinn situr annar hnappur með merkimiða sem gefur smá smáatriði um fyrirkomulagið sem Outlook notar núna. (Til dæmis, ef skilaboðunum þínum er raðað eftir dagsetningu, mun hnappurinn til hægri segja annað hvort „Nýjast efst“ eða „Elst efst.“)

Til að breyta því hvernig Outlook er að raða skilaboðunum þínum skaltu einfaldlega smella á hnappinn Skipað eftir til að birta flýtileiðarvalmynd með öllu fyrirkomulagi sem þú getur notað. Þetta eru fyrirkomulagið sem Outlook býður upp á:

• Dagsetning: Algengasta leiðin til að skipuleggja skilaboð er eftir dagsetningu. Þegar þú setur upp Outlook fyrst er þetta hvernig skilaboðunum þínum verður raðað. Smelltu á hnappinn til hægri til að skipta á milli nýjustu skilaboða efst og elstu skilaboða efst.

• Samtal: Þetta fyrirkomulag flokkar skilaboð um sama efni saman. Ef þú hefur verið að skiptast á röð skilaboða við einhvern um tiltekið verkefni eða hugmynd geturðu valið Samtalsfyrirkomulagið til að fylgja þræði samtalsins.

• Frá: Eins og þú gætir giskað á, skipuleggur þetta fyrirkomulag skilaboðasafnið þitt í samræmi við þann sem skilaboðin voru send frá. Að velja Frá fyrirkomulagið er aðeins fljótlegra en að setja upp leitarmöppu, en stundum er leitarmöppu samt besta leiðin til að rekja skilaboð frá tilteknu mikilvægu fólki.

• Til: Flest skilaboð sem þú færð eru stíluð á þig, en ekki alltaf. Stundum færðu skilaboð stíluð á lista yfir fólk, þannig að nafnið þitt birtist ekki á Til línunni í skilaboðunum. Þetta fyrirkomulag aðskilur skilaboðin þín eftir því hvort nafnið þitt er á Til línunni í hverju skeyti.

• Mappa: Þegar þú ert að skoða skilaboð í leitarmöppu geta skilaboðin sem þú ert að skoða verið staðsett í ýmsum mismunandi möppum. Ef þú vilt vita nákvæmlega hvaða mappa inniheldur hvert skeyti skaltu nota möppufyrirkomulagið. Þegar þú ert að skoða pósthólfið þitt er möppufyrirkomulagið ekki tiltækt; það er aðeins fyrir leitarmöppur.

• Stærð: Allir vita að stærðin skiptir ekki máli; það er tilfinningin sem skiptir máli. Jæja, allt í lagi, ekki alltaf. Stærð er mikilvæg fyrir ákveðna kerfisstjóra - og það er ekki alltaf persónulegt vandamál. Sum tölvupóstskeyti innihalda ljósmyndir, tónlist og alls kyns þungavigtarskrár sem geta virkilega stíflað tölvupóstþjóna fyrirtækisins þíns. Svo þegar kerfisstjórinn þinn biður þig um að þynna út pósthólfið þitt skaltu nota þennan eiginleika að einhverju leyti: Þekkja og eyða þeim skilaboðum sem eru of þung.

• Efni: Þetta fyrirkomulag er svipað og samtalsfyrirkomulagið, nema að það fylgir ekki þræði samtals, heldur bara saman skilaboð sem hafa sama efni.

• Tegund: Ekki eru allir hlutir sem berast í pósthólfið þín einföld skilaboð; þú gætir líka fengið fundarboð, verkefnabeiðnir og alls kyns önnur atriði. Þegar þú vilt aðgreina skilaboðin frá fundarbeiðnum skaltu skipta yfir í Tegund fyrirkomulag svo áhugaverðustu skilaboðin rísi efst á listanum.

• Fáni: Þegar þú flaggar skilaboð, ætlarðu líklega að fara aftur í það. Þetta fyrirkomulag setur merkt skilaboð efst á listanum og ómerkt skilaboð neðst. Ef þú notar nokkra mismunandi fánaliti flokkast þetta fyrirkomulag eftir fánalitum líka.

• Viðhengi: Þegar þú ferð í pósthólfið þitt ertu kannski ekki að leita að skilaboðum, þú gætir verið að leita að viðhengi. Að raða skilaboðum þínum eftir viðhengi gerir þér kleift að rannsaka líklega grunaða fyrst.

• Tölvupósthólf: Þú getur sett upp Outlook til að safna tölvupósti frá nokkrum mismunandi netföngum. Stundum vilt þú vita hvaða skilaboð komu frá hvaða af þessum netföngum, eða bara til að skoða skilaboðin sem send voru á eitt af þessum netföngum. Ef þú vilt sjá aðeins skilaboðin sem send eru á eitt netfang skaltu velja fyrirkomulag tölvupóstreikninga og smella síðan á mínus (–) við hlið nöfn reikninga sem þú vilt ekki sjá. Með þessu fyrirkomulagi sýnir Outlook þér aðeins skilaboðin frá reikningunum sem vekja áhuga þinn.

• Mikilvægi: Fyrstu hlutir fyrst - þú veist orðatiltækið. Þegar þú þarft að sjá skilaboðin merkt með miklu mikilvægi fyrst er þetta fyrirkomulagið sem þú vilt nota.

• Flokkar: Þú getur úthlutað flokkum fyrir hvaða skilaboð sem þú sendir, og stundum getur annað fólk úthlutað flokkum fyrir skilaboðin sem þeir senda þér. Til að sjá hvaða skilaboð falla undir hvaða flokk, notaðu flokka fyrirkomulagið.

Raða eftir hnappinn birtist aðeins efst á skilaboðalistanum þínum þegar lesrúðan er stillt á að birtast hægra megin á skjánum. Þú getur kveikt á lesrúðunni með því að velja Skoða –> Lestrarúða –> Hægri. Ef þú vilt raða skilaboðunum þínum þegar slökkt er á lestrarrúðunni skaltu velja Skoða –> Raða eftir til að sjá listann yfir fyrirkomulag og velja síðan þann sem þú vilt.