Að raða Outlook 2007 skilaboðunum þínum

Enginn fær smá tölvupóst lengur. Ef þú færð ein skilaboð færðu fullt af þeim. Sem betur fer býður Outlook 2007 þér upp á fullt af mismunandi leiðum til að raða þessum ósköpum skilaboða þannig að þú hafir baráttutækifæri til að komast að því hvað er mikilvægt og hvað getur beðið.

Þegar Outlook er sett upp til að birta lesrúðuna hægra megin á skjánum (veljið Skoða –> Lesrúða –> Hægri), sérðu tvo hnappa efst á listanum yfir skilaboð:

• Raðað eftir hnappi: Þessi hnappur lengst til vinstri lýsir kerfinu sem Outlook notar til að skipuleggja skilaboðin þín.

• Smáatriði hnappur: Hægra megin við hnappinn Skipað eftir situr annar hnappur með merkimiða sem gefur smá smáatriði um fyrirkomulagið sem Outlook notar núna. (Til dæmis, ef skilaboðunum þínum er raðað eftir dagsetningu, þá segir hnappurinn til hægri annað hvort Nýjast efst eða Elst efst.)

Til að breyta því hvernig Outlook raðar skilaboðunum þínum skaltu einfaldlega smella á hnappinn Raðað eftir til að birta flýtivalmynd með öllum fyrirkomulagi sem þú getur notað.

Þetta eru fyrirkomulagið sem Outlook býður upp á:

• Dagsetning: Algengasta leiðin til að skipuleggja skilaboð er eftir dagsetningu. Þegar þú setur Outlook upp fyrst er þetta hvernig skilaboðunum þínum verður raðað. Smelltu á hnappinn til hægri til að skipta á milli nýjustu skilaboða efst og elstu skilaboða efst.

• Samtal: Þetta fyrirkomulag flokkar skilaboð um sama efni saman. Ef þú hefur verið að skiptast á röð skilaboða við einhvern um tiltekið verkefni eða hugmynd geturðu valið Samtalsfyrirkomulagið til að fylgja þræði samtalsins.

• Frá: Eins og þú gætir giskað á, skipuleggur þetta fyrirkomulag skilaboðasafnið þitt í samræmi við þann sem skilaboðin voru send frá.

• Til: Flest skilaboð sem þú færð eru stíluð á þig, en ekki alltaf. Stundum færðu skilaboð stíluð á lista yfir fólk, þannig að nafnið þitt birtist ekki á Til línunni í skilaboðunum. Þetta fyrirkomulag aðskilur skilaboðin þín eftir því hvort nafnið þitt er á Til línunni í hverju skeyti.

• Mappa: Þegar þú ert að skoða skilaboð í leitarmöppu gætu skilaboðin sem þú ert að skoða verið staðsett í ýmsum mismunandi möppum. Ef þú vilt vita nákvæmlega hvaða mappa inniheldur hvert skeyti skaltu nota möppufyrirkomulagið.

• Þegar þú ert að skoða pósthólfið þitt er möppufyrirkomulagið ekki tiltækt; það er aðeins fyrir leitarmöppur.

• Stærð: Sum tölvupóstskeyti innihalda ljósmyndir, tónlist og alls kyns þungavigtarskrár sem geta virkilega stíflað tölvupóstþjóna fyrirtækisins þíns. Svo þegar kerfisstjórinn þinn biður þig um að þynna út pósthólfið þitt skaltu nota þennan eiginleika til að bera kennsl á og eyða þeim skilaboðum sem eru of þung.

• Efni: Þetta fyrirkomulag sameinar skilaboð sem hafa sama efni.

• Tegund: Ekki eru allir hlutir sem berast í pósthólfið þín einföld skilaboð; þú gætir líka fengið fundarboð, verkefnabeiðnir og alls kyns önnur atriði. Þegar þú vilt aðgreina skilaboðin frá fundarbeiðnum skaltu skipta yfir í Tegundarfyrirkomulagið.

• Viðhengi: Þegar þú ferð í pósthólfið þitt ertu kannski ekki að leita að skilaboðum, þú gætir verið að leita að viðhengi. Að raða skilaboðum þínum eftir viðhengi gerir þér kleift að rannsaka líklega grunaða fyrst.

• Tölvupóstreikningar: Stundum vilt þú vita hvaða skilaboð komu frá hvaða heimilisfangi eða hvaða skilaboð þú sendir á tiltekið heimilisfang. Með þessu fyrirkomulagi sýnir Outlook þér aðeins skilaboðin frá reikningunum sem vekja áhuga þinn.

• Ef þú vilt sjá aðeins skilaboðin sem send eru á eitt netfang skaltu velja fyrirkomulag tölvupóstreikninga og smella síðan á mínusmerkið (–) við hlið nöfn reikninga sem þú vilt ekki sjá.

• Mikilvægi: Þegar þú þarft að sjá skilaboðin merkt með miklu mikilvægi fyrst skaltu nota þetta fyrirkomulag.

• Flokkar: Þú getur úthlutað flokkum fyrir hvaða skilaboð sem þú sendir og stundum getur annað fólk úthlutað flokkum við skilaboðin sem þeir senda þér. Til að sjá hvaða skilaboð falla undir hvaða flokk, notaðu flokka fyrirkomulagið.

• Aðgengi: Aðgengisstillingin er fyrir fólk sem notar fartölvu á fyrirtækjaneti með Microsoft Exchange. Þú getur sett upp Exchange þannig að það sendi aðeins efni, dagsetningu og nafn sendanda fyrir hvert tölvupóstskeyti, ekki meginmál skilaboðanna. Þar til þú smellir raunverulega á skilaboðin til að lesa þau, verður restin af skilaboðunum áfram á aðaltölvunni á heimaskrifstofunni. Skilaboðin sem þú getur nálgast í heild sinni eru talin tiltæk.