Að lesa og svara Outlook tölvupósti

Outlook hefur nokkrar leiðir til að segja þér þegar þú ert með tölvupóst sem þú hefur ekki lesið:

• Stöðustikan neðst í vinstra horninu á Outlook skjánum segir þér hversu mörg tölvupóstskeyti þú hefur í heildina og hversu mörg þeirra þú hefur ekki lesið.

• Orðið Innhólf í möppulistanum breytist í feitletrað þegar þú ert með ólesinn tölvupóst.

• Þegar þú lítur inn í pósthólfið sérðu feitletraða titla ólesinna skeyta.

• Þegar þú skráir þig inn á Windows XP sérðu smá tilkynningu um ólesin skilaboð.

Að lesa skilaboð

Til að opna og lesa tölvupóstskeyti skaltu fylgja þessum skrefum:

1. Smelltu á Póstur hnappinn í yfirlitsrúðunni (eða ýttu á Ctrl+1).

Innhólfsskjárinn opnast og sýnir póstinn þinn.

2. Tvísmelltu á titil skilaboðanna sem þú vilt lesa.

Skilaboðin opnast og þú getur séð texta skilaboðanna. Ef skilaboðin eru mjög löng, ýttu á örvatakkann eða PgDn takkann til að fletta í gegnum textann.

3. Til að loka skilaboðaskjánum skaltu velja File –> Close (eða ýta á Alt+F4).

Skilaboðaskjárinn lokar og þú sérð lista yfir skilaboð í pósthólfinu þínu.

Sendi svar

Með tölvupósti geturðu sent svar mjög auðveldlega. Þú þarft ekki einu sinni að vita heimilisfang viðkomandi þegar þú ert að senda svar; smelltu bara á Svara hnappinn og Outlook sér um það fyrir þig.

Svona svarar þú skilaboðum:

1. Smelltu á Póstur hnappinn í yfirlitsrúðunni (eða ýttu á Ctrl+1).

Innhólfsskjárinn opnast og sýnir póstinn þinn.

2. Tvísmelltu á titil skilaboðanna sem þú vilt svara.

Skilaboðin sem þú tvísmellir opnast og þú getur séð innihald skilaboðanna. (Ef þú ert nú þegar með skilaboðin opin geturðu sleppt fyrstu tveimur skrefunum og farið beint í skref 3.)

3. Til að svara fólki sem birtist í Frá: línunni, smelltu á Svara hnappinn.

4. Til að svara fólki sem birtist í Afrit: línunni, sem og Frá: línunni, smelltu á Svara öllum hnappinn.

Svarskjárinn birtist.

Þú gætir fengið (eða sent) tölvupóst sem er stílaður á fullt af fólki í einu. Þú verður að nefna að minnsta kosti einn mann í Til: línunni; þú getur nefnt fleiri en einn einstakling í Cc: línunni, sem er fyrir fólk sem þú sendir aðeins afrit til. Lítill munur er á því hvað verður um póst sem fer til fólks í Til: línunni og pósti sem fer til fólksins í Cc: línunni - allir geta svarað, framsent eða hunsað skilaboðin. Þú þarft ekki alltaf að svara fólki á Cc: línunni, eða þú gætir viljað svara aðeins sumum þeirra. Ef þú vilt velja og velja hverjum þú svarar úr Cc: línunni, verður þú að smella á Svara hnappinn (ekki Svara öllum) og bæta þeim aftur við Cc: línuna.

5. Sláðu inn svarið þitt í skilaboðareitinn.

Ekki vera brugðið þegar þú uppgötvar texta sem er þegar í textareitnum - hann er hluti af skilaboðunum sem þú ert að svara. Blikkandi bendillinn þinn birtist efst á skjánum, þannig að allt sem þú skrifar kemur á undan skilaboðum hins aðilans. (Þetta fyrirkomulag þýðir að sá sem fær skilaboðin þín getur skoðað upprunalegu skilaboðin sem minniskokka þegar svarið þitt kemur til baka.)

6. Smelltu á Senda hnappinn.

Á skrifstofunetinu þínu, með því að smella á Senda flýtir skilaboðin til fyrirhugaðs viðtakanda.

Ef þú ert sjálfstæður notandi sem er að senda póst á netþjónustu, eins og The Microsoft Network eða CompuServe, þarftu líka að velja Tools –> Senda/Receive –> Send/Receive All eða ýta á F9 til að senda skilaboðin þín yfir Internet.

7. Veldu File –> Close (eða ýttu á Esc) til að loka skilaboðaskjánum.

Skilaboðaeyðublaðið hverfur og pósthólfið þitt birtist aftur.