Hversu oft hefur þetta gerst? Þú færð fundarbeiðni en tíminn virkar ekki fyrir þig. Þú hringir í fundarstjórann í síma til að ræða nýjan fundartíma, bara til að eyða næsta hálftíma í að heyra um síðasta frí hans til Fiji. (Ó, vissulega, það er gaman að heyra að hann skemmti sér vel, en viltu virkilega heyra hvert einasta smáatriði?)
Jæja, þú getur forðast þessa tímaeyðslu gryfju með nýjum eiginleika Outlook 2002 Leggja til nýjan tíma, sem getur dregið verulega úr þeim tíma sem það tekur að endurskipuleggja fund. Fylgdu bara þessum skrefum:
1. Tvísmelltu á fundarboðsskilaboðin sem þú fékkst nýlega. Skilaboðin opnast í eigin glugga.
Þú getur líka skoðað skilaboð í forskoðunarrúðunni án þess að tvísmella til að opna þau. Outlook 2002 hefur bætt við möguleikanum á að samþykkja, hafna eða leggja til nýjan tíma beint úr forskoðunarrúðunni. Til að virkja forskoðunarrúðuna skaltu velja Skoða, Forskoðunarrúðu; smelltu síðan einu sinni á skilaboðin til að sjá forskoðunina.
2. Smelltu á hnappinn Leggja til nýjan tíma. Valmyndin Tillaga að nýjum tíma birtist og sýnir dagskrá allra fundarmanna fyrir upphaflega fundinn.
3. Á áætlunarsvæðinu skaltu auðkenna nýjan tíma fyrir fundinn.
Þú getur líka notað reitina Upphafstími fundar og Lokatími fundar til að fara beint á þann tíma sem þú vilt. Eða, kannski þægilegra, þú getur notað AutoPick forward hnappinn til að hoppa fljótt á næsta lausa tíma fyrir alla þátttakendur.
4. Smelltu á Tillaga að tíma.
Nýtt tölvupóstskeyti birtist með fyrirhuguðum nýjum fundartíma. Þú getur skipt um umræðuefni og látið fylgja með athugasemd um hvers vegna þú ert að leggja til nýjan tíma.
5. Smelltu á Senda.
Viðtakandi tölvupósts mun hafa möguleika á að samþykkja eða hafna fyrirhuguðum nýjum tíma og getur sent uppfærða fundarbeiðni.