Að huga að útliti og hönnun Excel fjárhagslíkans þíns

Vandamálið sem þarf að leysa og framleiðslan sem þarf hefur oft áhrif á útlit og hönnun fjármálalíkansins. Svo það er ekki slæm hugmynd að eyða tíma í að hugsa um skipulagið áður en þú byrjar. Útlit og uppbygging líkansins tengjast ekki bara rökfræði og virkni, heldur geta þau einnig haft áhrif á útlit og tilfinningu viðmóts líkansins og hvernig notendur fletta í gegnum líkanið.

Þegar þú ert að smíða líkan í fyrsta skipti gætirðu átt í vandræðum með að vita hvar á að byrja. Lykilatriði í fjármálalíkani eru

• Inntak eða upprunagögn
• Forsendur skjöl
• Útreikningar
• Úttak

Þegar byrjað er að smíða líkanið þitt skaltu byrja á því að setja hvern þessara þátta í fjóra aðskilda flipa og hugsa um hvað mun fara í hvern hluta. Aðskildu hvern þessara þátta greinilega. Þó að hvert líkan ætti að innihalda þessa þætti, eru ekki öll fjármálalíkön byggð upp á sama hátt. Nema líkanið sé mjög lítið ætti að vera sérstakur flipi fyrir hvern aðalhluta líkansins.

Uppbygging fjármálamódelsins þíns: Hvað fer hvert

Þegar þeir eru að hanna útlit líkans, fylgja flestir reyndu módelmenn þessum reglum:

• Aðskilið inntak, útreikninga og niðurstöður, þar sem hægt er. Merktu greinilega hvaða hlutar líkansins innihalda inntak, útreikninga og niðurstöður. Þú getur sett þau á aðskilin vinnublöð eða aðskilda staði á einu vinnublaði, en vertu viss um að notandinn viti nákvæmlega fyrir hvað hver hluti er. Litakóðun getur hjálpað til við að tryggja að hver hluti sé skýrt skilgreindur.
• Notaðu hvern dálk í sama tilgangi. Þetta er sérstaklega mikilvægt þegar gerð er líkön sem fela í sér tímaraðir. Til dæmis, í tímaraðarlíkani, að vita að merki eru í dálki B, einingargögn í dálki C, föst gildi í dálki D og útreikningar í dálki E, gerir það mun auðveldara þegar formúlu er breytt handvirkt.
• Notaðu eina formúlu í hverri röð eða dálki. Þetta er grundvöllur reglunnar um bestu starfsvenjur þar sem formúlum er haldið í samræmi með því að nota alger, afstæð og blönduð tilvísun. Haltu formúlum í samræmi þegar þú ert í gagnablokk og breyttu aldrei formúlu hálfa leið.
• Vísa til vinstri og hér að ofan. Líkanið ætti að lesa rökrétt, eins og bók, sem þýðir að það ætti að lesa frá vinstri til hægri og ofan til botns. Útreikningar, inntak og úttak ættu að flæða rökrétt til að forðast hringlaga tilvísanir. Vertu meðvituð um að það eru tímar þegar gagnaflæði frá vinstri til hægri eða ofan til botns getur stangast nokkuð á við auðveldi í notkun og framsetningu, svo notaðu skynsemi þegar þú hannar útlitið. Með því að fylgja þessari venju geturðu forðast að hafa útreikninga tengla um allt blaðið, sem gerir það erfiðara að athuga og uppfæra. Excel mun einnig reikna hraðar ef þú býrð til formúlur á þennan hátt vegna þess að það reiknar frá vinstri til hægri, og frá toppi til botns, svo það gerir ekki aðeins auðveldara að fylgja líkaninu þínu, það mun reikna á skilvirkari hátt.
• Notaðu mörg vinnublöð. Forðastu þá freistingu að setja allt á eitt blað. Sérstaklega þegar útreikningablokkir eru eins, notaðu aðskilin blöð fyrir þau sem þarf að endurtaka til að forðast að fletta yfir skjáinn.
• Læt fylgja með skjalablöð. Skjalablað þar sem forsendur og upprunagögn eru skýrt sett fram er mikilvægur hluti hvers fjárhagslegs líkans. Ekki ætti að rugla saman forsíðublaði og forsendnablaði. Fyrirmynd getur aldrei haft of mikið af skjölum!

Að skilgreina inntak, útreikninga og úttaksblokkir fyrir fjárhagslíkanið þitt

Venjulega vinna módelmenn frá baki til að framan þegar þeir byggja módel sín. The framleiðsla, eða sá hluti sem þeir vilja áhorfandinn eða notandi til að sjá, er að framan, eru útreikningar í miðju, og fengið gögn og forsendur eru á bak. Eins og samantekt, stjórnarblað eða önnur skýrsla, ættu fyrstu síðurnar að innihalda það sem frjálslyndir áhorfendur þurfa að sjá í fljótu bragði. Ef þeir þurfa frekari upplýsingar geta þeir kafað dýpra í líkanið.

Hér eru nokkrar leiðbeiningar um hvað gæti verið innifalið á hverjum flipa í líkaninu þínu:

• Forsíðublað: Þó það sé ekki alltaf innifalið, inniheldur forsíðublaðið margar upplýsingar um líkanið. Auðvitað er forsíðublaðið ekki mikið notað nema þú hafir það uppfært. Ef þú ákveður að láta forsíðublað fylgja með geturðu bætt við upplýsingum eins og eftirfarandi:
  • Skrá yfir breytingar og uppfærslur á líkaninu með dagsetningu, höfundi, breytingarupplýsingum og áhrifum þeirra á framleiðslu líkansins, sem getur hjálpað til við útgáfustýringu
  • Tilgangur líkansins og hvernig á að nota það í framtíðinni
  • Hver skrifaði upphaflega líkanið og hvern á að hafa samband við með spurningum
  • Efnisyfirlit
  • Leiðbeiningar um hvernig á að nota líkanið
  • Fyrirvarar varðandi takmarkanir líkansins, lagalega ábyrgð og fyrirvara
  • Alþjóðlegar forsendur eða lykilforsendur eru óaðskiljanlegar í notkun líkansins

    Forsíðublöð og leiðbeiningasíður eru sjaldan notuð. Ef þú ákveður að láta ekki forsíðublað fylgja með skaltu ganga úr skugga um að líkanið innihaldi skýrar leiðbeiningar um notkun, tilgang, forsendur, upprunagögn og fyrirvara.

• Inntaksblað: Þetta er eini staðurinn þar sem harðkóðun gögn á að slá inn. Það getur verið eitt eða fleiri inntaksblöð ef það er mikið magn af gögnum, en inntaksgögnin ættu að vera sett út í rökrænum blokkum.
• Úttaks-, samantektar- og atburðarásarblöð: Þetta sýnir lokaniðurstöðurnar. Þeir geta einnig innihaldið fellilista fyrir atburðarás eða notendafærslureiti sem gera notendum líkansins kleift að búa til eigin úttak. Þessi hluti gæti einnig innihaldið mælaborð.
• Útreiknings- eða vinnublöð: Skiptu útreikningsblöðunum á rökréttan hátt og settu þau síðan upp á samræmdan hátt innan hvers blaðs. Ef útreikningarnir verða langir og ruglingslegir er skynsamlegt að skipta þeim í rökrétta hluta. Til dæmis er hægt að skipta þeim eftir tegund þjónustu, viðskiptavinum, fjárhagstöflum, landfræðilegri staðsetningu eða viðskiptahlutum. Ef útreikningsblöð eru skipt skaltu ganga úr skugga um að útlitið og sniðið sé eins samkvæmt og hægt er á öllum blöðunum.
• Villuathugunarblað: Þetta blað inniheldur tengla á allar villuathuganir í líkaninu. Villuathuganir ættu að fara fram í útreikningahlutanum, en samantekt á öllum villuathugunum á einum stað þýðir að þegar líkanið er komið í notkun geta gerðarmenn fljótt athugað hvort eitthvað af villuprófunum hafi verið ræst.