Að halda skrár með Outlook 2007 Journal

Journal í Outlook 2007 getur verið gríðarlega gagnlegt, hvort sem þú velur að nota það reglulega eða sjaldan. Þú þarft ekki að takmarka þig við að taka upp skjöl eða Outlook atriði. Þú getur fylgst með samtölum, fyrirspurnum viðskiptavina eða önnur viðskipti þar sem tímaröð skiptir máli. Ef þú stillir dagbókina fyrir sjálfvirkar færslur geturðu hunsað hana þar til þú þarft að sjá hvað hún skráði. Þú getur líka leikið skipstjóra stjarna og tekið upp allt sem þú gerir.

Stundum, þegar þú vilt finna skjal eða skrá yfir samtal, manstu ekki hvað þú kallaðir skjalið eða hvar þú geymdir það, en þú manst hvenær þú bjóst til eða fékkst hlutinn. Í þeim aðstæðum geturðu farið í Fréttablaðið og athugað dagsetninguna þegar þú manst eftir að hafa átt við hlutinn og fundið það sem þú þarft að vita.

Færa dagbókarfærslur með því að gera ekki neitt

Hver er auðveldasta leiðin til að skrá í dagbókina? Gera ekkert. Eftir að kveikt hefur verið á henni skráir Journal sjálfkrafa öll skjal sem þú býrð til, breytir eða prentar í hvaða Microsoft Office forriti sem er. Dagbókin rekur einnig sjálfkrafa tölvupóstskeyti, fundarbeiðnir og viðbrögð og verkbeiðnir og svör.

Það er galli: Þú verður að segja Outlook að þú viljir að kveikt sé á sjálfvirkri dagbókarupptöku. (Allt í lagi, þannig að þú ert að gera eitthvað.) Betur fer, ef þú hefur ekki kveikt á sjálfvirkri upptöku tímaritinu er lögun, Outlook spyr þig hvort þú viljir snúa lögun á hvert skipti sem þú smellir á Journal táknið.

Til að kveikja á sjálfvirkri upptökueiginleika blaðsins skaltu fylgja þessum skrefum:

1. Veldu Verkfæri –> Valkostir.

Valkostir valmyndin birtist.

2. Smelltu á hnappinn Dagbókarvalkostir.

Dagbókarvalkostir valmyndin birtist og býður upp á gátreiti fyrir allar tegundir athafna sem þú getur skráð sjálfkrafa - og nöfn allra þeirra sem þú getur sjálfkrafa skráð færslur fyrir eins og tölvupóst.

3. Smelltu á gátreitinn fyrir hluti og skrár sem þú vilt skrá sjálfkrafa og fyrir tengiliði sem þú vilt að upplýsingar séu skráðar um.

Listinn yfir fólk í reitnum Fyrir þessa tengiliði er sá sami og listinn yfir fólk á tengiliðalistanum þínum.

Þegar þú bætir nöfnum við tengiliðalistann þinn í tengiliðaeiningunni eru þessi nöfn ekki stillt á sjálfvirka skráningu í dagbókinni. Ef þú vilt að dagbókin haldi utan um þá, þá hefurðu tvær leiðir til að segja það:

• Athugaðu nafnið/nöfnin í Valmöguleika færslugluggans.

• Opnaðu tengiliðaskrána, smelltu á Dagbók flipann og hakaðu við Skrá dagbókarfærslur sjálfkrafa fyrir þessa tengiliði.

4. Smelltu á OK.

Dagbókin byrjar tafarlaust að skrá hlutina og skrárnar sem þú valdir fyrir tengiliðina sem þú nefndir.

Að skrá Outlook hlut í dagbók handvirkt

Ef þú vilt ekki rugla dagbókina þína með því að skrá allt sjálfkrafa geturðu slegið inn valin atriði handvirkt - dragðu þá bara að dagbókartákninu. Til dæmis gætirðu ekki viljað skrá öll viðskipti við væntanlegan viðskiptavin fyrr en þú ert viss um að þú sért í viðskiptum við þann viðskiptavin. Þú getur dregið viðeigandi tölvupóstskeyti í dagbókina og haldið skrá yfir alvarlegar fyrirspurnir. Þegar þú byrjar í raun að eiga viðskipti við nýjan viðskiptavin geturðu sett upp sjálfvirka upptöku.

Fylgdu þessum skrefum til að skrá hluti handvirkt í dagbókina:

1. Veldu Go –> Folder List (eða ýttu á Ctrl+6).

Möppulistinn, sem inniheldur lítið tákn fyrir dagbókina, birtist efst í leiðarglugganum.

2. Dragðu hlutinn sem þú vilt taka upp (eins og tölvupóstskeyti) að dagbókartákninu í möppulistanum.

Eyðublaðið Dagbókarfærslu birtist. Neðst á eyðublaðinu sérðu táknmynd sem táknar hlutinn sem þú ert að taka upp ásamt nafni hlutarins.

3. Fylltu út upplýsingarnar sem þú vilt skrá.

Þú þarft ekki að taka upp neitt. Textareiturinn neðst á skjánum gefur þér pláss til að skrifa athugasemd við sjálfan þig, ef þú vilt nota hann.

4. Smelltu á Vista og loka.

Atriðið sem þú skráðir er fært í dagbókina.