Að gera gögn tilbúin fyrir söluspá í Excel

Hvaða spáaðferð þú notar skiptir máli, en burtséð frá vali þínu, í Excel þarftu að setja upp grunnlínugögnin þín á sérstakan hátt. Excel vill frekar ef gögnin þín eru í formi töflu. Eftirfarandi er fljótlegt yfirlit.

Að nota töflur

Það er ekkert dularfullt við Excel töflu. Tafla er eitthvað sem líkist mjög gagnagrunni. Excel vinnublaðið þitt hefur dálka og raðir og ef þú setur töflu þar þarftu bara að stjórna þremur kröfum:

• Hafðu mismunandi breytur í mismunandi dálkum. Til dæmis er hægt að setja söludagsetningar í einn dálk, söluupphæðir í annan dálk, nöfn sölufulltrúa í annan, vörulínur í enn annan.
• Haltu mismunandi skrám í mismunandi röðum. Þegar kemur að því að skrá söluupplýsingar skaltu halda mismunandi söluskrám í mismunandi röðum. Settu upplýsingar um sölu sem var gerð 15. janúar í eina röð og upplýsingar um sölu sem gerð var 16. janúar í aðra röð.
• Settu nöfn breytanna í fyrstu röð töflunnar. Til dæmis gætirðu sett „Söludagsetning“ í dálk A, „Tekjur“ í dálki B, „Sölufulltrúa“ í C dálki og „Vöru“ í D dálki.

Myndin sýnir dæmigerða Excel töflu.

Þú þarft ekki að halda skránum í dagsetningarröð - þú getur séð um það síðar.

Til hvers að vera að skipta sér af borðum? Vegna þess að mörg Excel verkfæri, þar á meðal þau sem þú notar til að gera spár, treysta á töflur. Töflur - sem hjálpa þér að sjá hvað er að gerast með sölu þína - treysta á töflur. Snúningstöflur - sem eru öflugasta leiðin sem þú hefur til að draga saman söluniðurstöður þínar í Excel - treysta mjög á töflur. Gagnagreiningarviðbótin - mjög gagnleg leið til að gera spár - byggir líka á töflum.

Í mörg ár var Excel háð óformlegu fyrirkomulagi gagna sem kallast listi . Listi leit mjög út eins og tafla er núna, með reitnöfnum í fyrstu röðinni og síðan færslur. En listi hafði ekki innbyggða eiginleika eins og færslufjölda eða síur eða heildarlínur eða jafnvel nafn. Þú þurftir að gera sérstakar ráðstafanir til að bera kennsl á fjölda raða og dálka sem listinn tók.

Í Excel 2007 bætti Microsoft við töflum sem nýjum eiginleika og töflur hafa allt það sem vantar upp á lista. Einn þáttur taflna er sérstaklega gagnlegur fyrir söluspá. Eftir því sem tíminn líður og þú færð meiri upplýsingar um sölutölur, viltu bæta nýju gögnunum við grunnlínuna þína. Með því að nota lista þurftirðu að skilgreina það sem kallað er heitt á kviku sviði til að koma til móts við nýju gögnin.

Með töflum er allt sem þú þarft að gera að gefa upp nýja skrá, venjulega í nýrri röð aftast í töflunni. Þegar þú gerir það er taflan sjálfkrafa framlengd til að fanga nýju gögnin. Allt í vinnubókinni - töflur, formúlur, hvað sem er - er einnig sjálfkrafa uppfært til að endurspegla nýju upplýsingarnar. Töflur eru mikil framför yfir lista og þessi bók notar þær mikið.

Að panta gögnin þín

„Að panta gögnin þín“ gæti hljómað svolítið eins og „að lita inni í línunum“. Samningurinn er sá að þú þarft að segja Excel hversu mikið þú seldir árið 1999, og síðan hversu mikið árið 2000, og árið 2001, og svo framvegis. Ef þú ætlar að gera það þarftu að setja gögnin í tímaröð.

Besta leiðin til að setja gögnin þín í tímaröð í Excel er með snúningstöflum. Snúningstafla tekur einstakar færslur sem eru í Excel töflu (eða í ytri gagnagrunni) og sameinar færslurnar á þann hátt sem þú stjórnar. Þú gætir haft töflu sem sýnir ársvirði sölu, þar á meðal nafn sölufulltrúa, selda vöru, söludag og sölutekjur. Ef svo er geturðu á mjög fljótlegan hátt búið til snúningstöflu sem tekur saman sölutekjur eftir sölufulltrúa og eftir vöru yfir ársfjórðunga. Með því að nota snúningstöflur geturðu dregið saman tugþúsundir skráa, bókstaflega á nokkrum sekúndum. Ef þú hefur ekki notað snúningstöflur áður kynnir þessi bók ekki aðeins efnið heldur lætur þig líka dreyma um þær um miðja nótt.

Þrír sérstaklega dásamlegir hlutir við snúningstöflur:

• Þeir geta safnað fyrir þig öllum sölugögnum þínum - eða, fyrir það mál, gögnum þínum um sólvindinn, en þetta snýst um söluspá. Ef þú safnar upplýsingum á sölu-fyrir-sölu grundvelli, og þú vilt síðan vita hversu mikið fulltrúar þínir seldu á tilteknum degi, í tiltekinni viku, og svo framvegis, er snúningstafla besta leiðin til að gera það.
• Þú getur notað snúningstöflu sem grunn fyrir næstu spá þína, sem sparar þér helling af tíma.
• Þeir hafa einstaka leið til að hjálpa þér að flokka söguleg gögn þín - eftir degi, eftir viku, eftir mánuði, eftir ársfjórðungi, eftir ári, þú nefnir það.