Að finna út hvernig SharePoint 2003 bætir viðskiptavirði

Ef þú ert að tuða fram og til baka um innleiðingu SharePoint, lestu áfram til að sjá nokkrar sérstakar leiðir til að þetta tól til að byggja upp vefsvæði getur aukið gildi fyrir fyrirtækið þitt.

Leit getur kostað þig

Allur sá tími sem starfsmenn þínir eyða í að leita að eyðublöðum, skrám og símanúmerum bætist við. Svo ekki sé minnst á þann tíma sem starfsmenn þínir eyða í að troða um á skrifstofunni í leit að nýjustu útgáfunni af vörumerkjaímynd eða stefnu fyrirtækisins um (td) að hringja persónuleg símtöl í farsíma sem fyrirtækið útvegar. Haltu starfsmönnum þínum við skrifborðið og vinni með því að nota SharePoint til að veita tilvísunarupplýsingarnar sem þeir þurfa.

Sjálfsafgreiðsla sparar peninga

Stofnunin þín getur sparað peninga með því að fjölfalda ekki og dreifa pappírsskjölum eins og bæklingum og kynningum til innri dreifingar. Það er dýrt og sóun að senda pappírsafrit. Þú gætir sent rafræn afrit með tölvupósti, en þá værirðu að skattleggja tölvupóstþjóninn þinn og íþyngja viðtakendum með ákvörðun um hvort (og hvar) ætti að vista meðfylgjandi skrá.

Slepptu allri þessari vitleysu og notaðu SharePoint til að geyma og dreifa rafrænum útgáfum af skjölunum þínum:

• Notaðu skjala-, mynda- og formsöfn til að geyma rafrænar útgáfur af skrám þínum.

• Sendu tengil á skrána í tölvupósti.

• Búðu til skráningu á heimasíðu gáttarinnar, tilkynntu öll langþráð skjöl eins og markaðsáætlun næsta árs.

Með því að senda tengil á skrá sem er geymd í SharePoint bókasafni, þurfa starfsmenn þínir ekki að hafa áhyggjur af því hvar eigi að vista rafræna eða pappírsskrána. Þeir geta bætt tenglinum við persónulega lista yfir tengla á síðunni minni. Næst þegar þeir vilja rifja upp kynninguna frá sölunámskeiði síðasta ársfjórðungs þarf hún ekki að vera lengra í burtu en síða mín síða.

Að brúa eyjarnar þínar

Uppbygging fyrirtækis hentar oft til að búa til eyjar upplýsinga. Því miður er það oft einmitt þessi uppbygging sem hindrar framleiðni starfsmanna þinna eða kemur í veg fyrir að þeir geti fundið ánægju fyrir viðskiptavini. Í stað þess að skoða fyrirtæki út frá starfrænum deildum þess (svo sem markaðssetningu og bókhaldi), notaðu SharePoint til að tengja eyjar og brjóta keðjur formlegrar skýrslugerðar. Hér er hvernig SharePoint eiginleikar hjálpa til við að vinna verkið:

• Sveigjanleiki teymis: Þú getur notað hópsíður til að búa til tiltekið vinnusvæði fyrir teymi óháð staðsetningu meðlima teymisins eða hver tilkynnir hverjum.

• Skjalamiðað samstarf: Þú getur leyft starfsmönnum að vinna í kringum skjal, eins og uppfærða starfsmannastefnuhandbók, með því að nota skjalavinnusvæði.

• Home Sweet Meeting Workspace: Þú getur notað fundarvinnusvæði til að styðja við fundi (sérstakt eða í röð) með miðlægum stað fyrir alla tengda fundarmenn, dagskrár og aðgerðaratriði.

• Skoðanir viðskiptaferla: Þú getur skjalfest viðskiptaferla þína með því að setja þau á hópsíðu fyrir allt fyrirtækið eða liðið til að sjá og nota.

• Formfestu hið óformlega: Þú getur grafið inn í deildirnar þínar og komið með töflureikna, stefnur og eyðublöð deilda inn í SharePoint.

Sendir sameinað skilaboð

Notaðu gáttina til að miðla sameiginlegri sýn til starfsmanna þinna um fyrirtækið þitt með eftirfarandi þáttum:

• Heimasíða: Komdu á framfæri gildi skilaboða, eins og framtíðarsýn fyrirtækisins, með því að setja það beint á heimasíðu gáttarinnar svo allir sjái.

• Leiðsögn: Notaðu leiðsögueiginleika gáttarinnar til að beina starfsmönnum að upplýsingum um vörur og kynningar.

• Skráningar: Notaðu skráningarnar - tenglana og tilkynningarnar - á vefsíðunni þinni til að beina athygli starfsmanna að innri liðssíðunum og fyrirtækjafréttum sem þú vilt að þeir taki eftir.

• Áhorfendur: Miðaðu við hópa starfsmanna, eins og yfirmenn eða alla í þjónustu við viðskiptavini, með skráningum sem styrkja skilaboð, eins og gildi uppsölu.

• Útlit og tilfinning: Notaðu litasamsetningu og vörumerki vefgáttarinnar þinnar til að breyta SharePoint vefsíðunni þinni úr ópersónulegum hugbúnaði í uppsprettu fyrir innri fyrirtækisfréttir og upplýsingar.

Að skapa tilfinningu fyrir samfélagi

Notaðu SharePoint til að halda starfsmönnum þínum uppfærðum með tilkynningum um ný börn og nýráðningar. Þú eða starfsmenn þínir gætu jafnvel viljað nota SharePoint til að búa til samveru eða finna hádegisverðsfélaga.

Lækka kostnað við upplýsingakerfi

Ímyndaðu þér að fækka heimagerðum deildarlausnum sem nota töflureikna og Access gagnagrunna. Með því að skipta þessu út fyrir lista og bókasöfn í SharePoint nærðu strax nokkrum framförum:

• Auðveld umsýsla: Fyrirtækjasértækar lausnir þínar verða samkvæmari - sem gerir þeim auðveldara að stjórna, styðja, taka öryggisafrit og endurheimta en tugi stakra lausna sem eru eldaðar af töflureiknum.

• Aðgengi, flytjanleiki og endurnýtanleiki: Gögnin sem geymd eru á listum og söfnum SharePoint eru vistuð í SQL Server gagnagrunni. Mikilvægar upplýsingar eru ekki læstar í töflureikni sem aðeins er notað af einni deild.

• Aukið öryggi: SharePoint býður upp á innbyggt líkan fyrir öryggi og heimildir sem byggir á núverandi fjárfestingu þinni í Active Directory. Jafnvel betra, deildirnar þínar geta notað það líkan til að stjórna hver hefur aðgang að hverju — án þess að hringja í þjónustuverið.

• Geta til að útrýma Office viðskiptavinum: Með því að nota lista og bókasöfn í SharePoint gætirðu ekki þurft að hafa Office forrit eins og Excel uppsett á öllum biðlaravélum þínum. Fólk getur notað vafrann til að fletta upp gögnum (eða bæta gögnum við lista) í SharePoint. Þann lista er jafnvel hægt að tengja við töflureikni sem uppfærist á meðan annar notandi er að bæta við gögnum með því að nota vafrann.

• Einföld áætlanagerð: Með því að koma öllu þessu efni undir eitt þak og á ratsjá, er afkastagetuáætlun þín einfaldað til muna.

• Þjálfunaraðstoð: Þar sem SharePoint veitir stöðugt útlit og tilfinningu er þjálfun auðveldari.