Að finna skrár í töflunum þínum fyrir aðgang 2003

Þegar þú vilt elta uppi ákveðna skrá er það of mikið að búa til fyrirspurn. Sem betur fer hefur Access 2003 fljótlega leið til að finna eitt tiltekið gögn í töflum og eyðublöðum verkefnisins þíns: Find skipunina.

Finna er fáanlegt bæði á tækjastikunni og í gegnum aðalvalmyndina. (Veldu Breyta -> Finndu. Lyklaborðstilla fólk þarna úti getur ýtt á Ctrl+F.) Access 2003 er sama hvernig þú kveikir á Find skipuninni - það virkar eins frá hvorri leiðinni.

Þó að finna skipunina sé frekar auðveld í notkun ein og sér, gerir það að vita nokkur brellur að hún skili sínu besta verki. Eftir að þú þekkir grunnatriði Finna (sem fjallað er um í næsta kafla), geturðu fínstillt Finna skipunina með því að nota ráðin í hlutanum sem kallast „Að stilla leit að hraða og nákvæmni,“ síðar í þessari grein. Sá hluti sýnir þér hvernig á að fínstilla Finna stillingarnar fyrir ítarlegri leitarverkefni.

Að finna fyrstu hlutina fyrst (og næstu hluti eftir það)

Notkun Find skipunarinnar er einfalt verkefni. Svona virkar það:

1. Opnaðu töfluna eða eyðublaðið sem þú vilt leita í.

Já, Finna virkar bæði í gagnablaðaskjá og með Access eyðublöðum.

2. Smelltu á reitinn sem þú vilt leita í.

Finna skipunin leitar í núverandi reit í öllum skrám töflunnar, svo vertu viss um að smella á rétta reitinn áður en þú byrjar að finna ferli. Access 2003 er sama hvaða skrá þú smellir á - svo lengi sem þú smellir á rétta reitinn er Access ánægður. (Og það er mikilvægt að halda hugbúnaðinum þínum ánægðum!)

3. Byrjaðu Find skipunina með því að smella á Finna tækjastikuna (þann sem er með sjónaukann á) eða velja Breyta –> Finna.

Leita og skipta út svarglugginn birtist.

4. Sláðu inn textann sem þú ert að leita að í reitinn Finndu hvað, eins og sýnt er á mynd 1.

Gefðu þér smá stund til að athuga stafsetningu áður en þú byrjar leitina. Aðgangur er ekki nógu bjartur til að komast að því að þú meinar í raun hetju þegar þú skrifar núll.

Mynd 1: Finndu og skiptu út svarglugginn er tilbúinn til að gera hlutina sína.

5. Smelltu á Find Next til að hefja leitina.

Áður en þú getur talið upp í einn af áttundu, leitar Find skipunin niður skrána sem þú vilt, færir bendilinn þangað og auðkennir samsvarandi texta. Ef Find finnur ekki neitt, þá harmar það bilun sína í litlum glugga.

6. Ef Find fann ekki það sem þú varst að leita að:

• a. Smelltu á OK til að láta gluggann hverfa.

• b. Gakktu úr skugga um að þú hafir smellt í réttan reit og skrifað allt rétt í reitnum Finndu hvað.

• Þú gætir líka viljað skoða sérstaka Finna valkosti sem fjallað er um í næsta hluta til að sjá hvort einn þeirra sé að klúðra leitinni.

• c. Smelltu aftur á Find Next.

Hvað ef fyrsta skráin sem Access finnur er ekki sú sem þú ert að leita að? Segjum sem svo að þú viljir annan, þriðja eða fjórtánda John Smith í töflunni? Ekkert mál - þess vegna er Finna og skipta út svarglugganum með Finna næsta hnapp. Haltu áfram að smella á Finna næsta þar til Access vinnur sig niður í skrána sem þú vilt eða segir þér að það sé að hætta við leitina.

Stilla leit að hraða og nákvæmni

Stundum er ekki nóg að gefa upp upplýsingarnar í reitnum Finndu hvað. Annað hvort finnurðu of margar plötur eða þær sem passa eru ekki þær sem þú vilt. Besta leiðin til að fækka röngum samsvörun er að bæta við frekari upplýsingum við leitina.

Nákvæm aðlögun gerir leitina líka hraðari.

Access býður upp á nokkur verkfæri til að fínstilla Find. Opnaðu Finndu og Skiptu út svargluggann með því að smella á Finna hnappinn á tækjastikunni eða með því að velja Breyta -> Finna. Eftirfarandi listi lýsir því hvernig á að nota hina ýmsu valkosti:

• Leita inn: Sjálfgefið er að Access leitar aðeins að samsvörun í núverandi reit - hvaða reit sem þú smelltir í áður en þú byrjar Find skipunina. Að segja Aðgangur að leita á öllu borð í staðinn, breyta útliti að setja í töflu valkostur , eins og sýnt er á mynd 2.

Mynd 2: Til að leita í allri töflunni skaltu breyta stillingunni Leita inn.

• Samsvörun: Aðgangur gerir nokkrar kjánalegar forsendur og þessi stilling er gott dæmi. Sjálfgefið er Match er stillt á Whole Field, sem gerir ráð fyrir að þú viljir aðeins finna reiti sem passa algjörlega við leitartextann þinn. Whole Field stillingin þýðir að leit að Sam finnur ekki reiti sem innihalda Samuel, Samantha eða Mosam. Ekki of bjart fyrir svona dýrt forrit, er það? Breyttu þessari hegðun með því að stilla samsvörun á hvaða hluta reitsins sem er, sem gerir samsvörun hvar sem er á reitnum (finnur bæði Samuel og nýja sýnishornsafurð), eða í Start of Field, sem þekkir aðeins samsvörun sem byrjar frá upphafi reitsins. Til að breyta þessari stillingu skaltu smella á örina niður við hlið reitsins (sjá mynd 3) og velja síðan úr fellivalmyndinni sem birtist.

Mynd 3: Horfðu inn í alla þessa litlu reiti með því að nota Match valkostinn.

• Leita: Ef þú finnur of margar samsvörun skaltu reyna að takmarka leitina við einn ákveðinn hluta töflunnar með leitarmöguleikanum. Leit segir Find skipuninni að leita annað hvort

• Á öllum færslum í töflunni (sjálfgefin stilling)

• Upp eða Niður frá núverandi skrá

• Með því að smella á færslu hálfa leið í gegnum töfluna og síðan segja Access að leita Niður þaðan takmarkar leitin við neðsta hluta töflunnar.

• Stilltu leitarstillingarnar þínar með því að smella á örina niður við hlið Leitarreitsins og velja viðeigandi val úr fellivalmyndinni.

• Match Case: Match Case krefst þess að hugtakið sem þú leitar að sé nákvæmlega það sama og gildið sem er geymt í gagnagrunninum, þar með talið stafina. Með öðrum orðum, ef gagnagrunnurinn inniheldur nafnið SmItH með einkennilega hástöfum, finnur Match Case það gildi aðeins ef þú leitar að nafninu með nákvæmlega sömu skrýtnu hástöfum (í þessu tilfelli, SmItH) . Match Case virkar mjög vel þegar leitað er að nöfnum í gagnagrunninum þínum.

• Leitarreitir sem sniðnir: Þessi valkostur gefur Access fyrirmæli um að skoða sniðútgáfu reitsins í stað raunverulegra gagna sem þú slóst inn. Það er gagnlegt að takmarka leitina á þennan hátt þegar leitað er að dagsetningum, auðkenni birgðahaldseiningar eða á öðrum sviðum með töluvert sérhæfðu sniði. Kveiktu á Leitarreitum eins og sniðið er með því að smella á gátreitinn við hliðina á honum. Þessi stilling virkar ekki með Samsvörun hástöfum, þannig að ef hakað er við Samsvörun stóra og stóra, þá birtast Leitarreitir eins og sniðið eru dimmaðir. Í því tilviki skaltu taka hakið úr Match Case til að koma aftur leitarreitum eins og sniðið er.

• Oftast skiptir þessi valkostur ekki miklu máli í lífi þínu. Reyndar er eina skiptið sem þér er líklega sama um þennan Finna valkost þegar (eða ef) þú leitar í mörgum mjög sniðnum reitum.

Ef Find skipunin þín virkar ekki eins og þú heldur að hún ætti að gera skaltu athuga valkostina á listanum á undan. Líkurnar eru á að einn eða fleiri af þessum valkostum séu ekki alveg rétt stilltir!