Þar sem skrárnar sem þú vinnur með með Office Web Apps eru geymdar á netinu, ekki á tölvunni þinni, geta margir nálgast þær og breytt þeim. Þó að vefappskráamiðlun sé ekki að fullu tiltæk um allan heim (ennþá), geta margir opnað sömu skrána í Office Web App og breytt henni, í sumum tilfellum á sama tíma og öðrum.
Þessi hæfileiki til að deila skrám er aðaltilgangur Office Web Apps. Í sjálfu sér bjóða Office vefforritin ekki upp á nógu marga eiginleika og aðgerðir til að það sé þess virði að nota. En að geta notað Office Web Apps til að deila skrám með öðrum gerir þær einstakar og verðmætar.
Windows Live er safn ókeypis netþjónustu og hugbúnaðarvara sem Microsoft býður upp á. Ein af þessum þjónustum, sem kallast SkyDrive, er til að geyma skrár á netinu. Eftir að þú hefur skráð þig inn á Windows Live geturðu farið á SkyDrive, opnað Office Web App og notað það til að búa til og breyta Word skjölum, Excel vinnublöðum, PowerPoint kynningum eða OneNote minnisbókum.
Hin leiðin til að nota Office Web Apps er að gera það í gegnum SharePoint vefsíðu. SharePoint er Microsoft hugbúnaðarvara til að geyma og deila skrám á fyrirtækjaneti.
Að keyra Office Web Apps á Windows Live kostar ekki eina rauða krónu. Þú getur skráð þig ókeypis og prófað Office Web Apps á nokkrum mínútum. Til að keyra Office Web Apps frá SharePoint vefsíðu verður þú að hafa leyfi frá netkerfisstjóra.