Að búa til samræmdan viðskiptatengiliðalista í Outlook 2003

Gagnagrunnur yfir viðskiptatengiliði er alltaf að breytast, en Outlook 2003 getur hjálpað til við að viðhalda röð. Hvort sem það eru viðskiptavinir eða birgjar, fólk kemur og fer, símanúmer breytast, fólk fær stöðuhækkun og svo framvegis. Að halda tengiliðalistanum uppfærðum er áskorun sem ágerist þegar þú tekur staðsetningu með í reikninginn. Listanum er oft skipt upp á innheimtukerfið, innkaupadeildina og hin ýmsu skjalasafn hvers sölumanns (Rolodex, Pocket PC tölvur og jafnvel nafnspjaldið sem gleymst hefur í efstu skúffunni). Án uppfærðs gagnagrunns geturðu ekki átt góð samskipti við viðskiptavini þína.

Hér eru nokkrar mögulegar lausnir á þessu vandamáli:

• Notaðu tengiliðalistann þinn sem gagnagrunn viðskiptavina og birgja. Uppfærðu allar upplýsingar þegar þú færð þær, þegar þú vinnur sjálfur.

• Notaðu tengiliðalista eins einstaklings sem fyrirtækjalista. Gerðu þetta að fyrirtækisreglu: Allar nýjar uppfærslur sem allir fá (svo sem nafnspjald, símtal með nýjum upplýsingum eða tölvupóstur) fara til eins miðlægs aðila til að uppfæra gagnagrunninn.

• Búðu til opinberan lista á Exchange þjóninum og veldu mann til að vera umsjónarmaður lista. Þú getur notað Business Contact Manager útgáfu 2.0, sem er ókeypis viðbót við Outlook í Office Professional og Small Business útgáfunum. Þú getur deilt viðskiptasamböndum og reikningum sem einum lista með restinni af fyrirtækinu þínu.

Þú ættir að uppfæra breytingar á heimilisfangi og bæta við nýjum tengiliðaupplýsingum strax. Fyrsti kosturinn er góður þegar þú ert að vinna einn. Annar valkosturinn virkar þegar þú ert ekki með Exchange miðlara tiltækan eða notar ekki Business Contact Manager útgáfu 2.0. Besti kosturinn er sá þriðji, vegna þess að tengiliðalistinn er í boði fyrir allt liðið hvenær sem er og hvar sem er með Outlook vefaðgang. Þú slærð einfaldlega nýju tengiliðina inn í tengiliðalistann þinn, vistar hann og sendir hann síðan sem vCard til umsjónarmanns tengiliðalistans á eftirfarandi hátt:

1. Opnaðu vistaða tengilið.

2. Veldu Actions, Forward as vCard.

Nýr tölvupóstur opnast með vCard viðhengi.

3. Sendu það til umsjónarmanns tengiliðalistans.

Umsjónarmaður tengiliðalistans fær tölvupóstinn og getur einfaldlega dregið og sleppt vCard úr tölvupóstinum í tengiliðalistann.

Með því að bæta við tengilið á þennan hátt er sjálfkrafa skráð dagsetningin sem tengiliðurinn var stofnaður (með því að nota reitnafnið Búið til) og viðheldur síðustu breytingadagsetningu (með því að nota reitinn Breytt). Þú getur sérsniðið tengiliðayfirlitið þitt til að innihalda reitina Búið til og Breytt ef þú vilt halda utan um þessar upplýsingar.

Líklegt er að þú fáir tengiliðaupplýsingar frá nokkrum aðilum, svo sem innra sölukerfinu, hverjum sölumanni eða stjórnendahópnum. Að tengja tengiliðinn við þann sem bjó hann til auðveldar rakningu.

Þú getur notað flokka til að hjálpa þér að fylgjast með þessum upplýsingum:

1. Búðu til nýjan flokk fyrir hvern söluteymi.

2. Settu nýjan tengilið á listann.

3. Með tengiliðinn opinn, smelltu á Flokkar hnappinn.

Flokkar svarglugginn birtist.

4. Veldu flokkinn Sendandanafn og vistaðu tengiliðinn.

Tengiliðurinn er tengdur uppruna sínum.