Þú þarft leið til að draga saman einstakar sölufærslur í grunnlínu fyrir spá. Flest fyrirtæki sem eru í viðskiptum við að selja vörur og þjónustu skrá sölu sína daglega, hvort sem þau eru að skrá tekjur eða fjölda eininga sem voru seldar.
Þú getur venjulega séð út frá fyrirtækjabókhaldskerfi þeirra hversu marga dollara þeir komu með 4. maí og 12. október, eða hversu margar búnaður þeir seldu 8. febrúar og 25. ágúst.
Bókhaldskerfið brýtur venjulega út einstaka sölu. Þannig að ef fyrirtækið gerði tíu sölur þann 3. júní muntu sjá mismunandi met fyrir hverja af tíu sölunum. Það er frábært að sjá þessar sölur ein af annarri ef þú ert endurskoðandi, eða ef þú hefur einhverja aðra ástæðu til að þurfa upplýsingar um einstaka sölu, eða ef þú átt erfitt með svefn. En ef þú ert að spá, eru einstakar skrár óþægindi.
Íhugaðu eftirfarandi hugmyndir þegar þú ákveður bestu leiðina til að draga saman sölugögnin þín:
- Þú þarft ekki einstakar söluskrár. Ef fyrirtækið þitt gerði þrjár sölur þann 5. janúar - ein fyrir $ 2.500, önnur fyrir $ 8.650 og önnur fyrir $ 4.765 - mikilvæg staðreynd sem þú vilt vita er að 5. janúar færðu inn $ 15.915.
- Þú spáir ekki fyrir um sölu á hverjum degi. Ef fyrirtæki þitt er eins og flest, þarftu stærri mynd. Til að skipuleggja birgðastig þitt, ákveða hversu marga sölumenn fyrirtæki þitt þarfnast og reikna út hvað þú getur búist við í tekjur og hver skattskylda fyrirtækis þíns verður, þarftu lengri tíma eins og mánuð eða fjórðung fyrir spá þína.
- Þú þarft að passa lengd tímabils þíns við ástæður þínar fyrir spá. Dæmigert tímabil eru mánuður, fjórðungur eða ár, allt eftir því hvers vegna þú ert að spá. Til að kaupa efni gætirðu viljað spá fyrir um sölu þína fyrir næsta mánuð. Til að áætla tekjur gætirðu viljað spá fyrir um sölu þína fyrir næsta ársfjórðung. Fyrir ráðningarákvarðanir gætirðu viljað spá fyrir um sölu þína fyrir næsta ár.
Málið er að ef þú ætlar að spá fyrir um sölu fyrir næsta mánuð þarftu að skipuleggja grunnlínuna þína í mánuði: hversu mikið þú seldir í janúar, í febrúar, í mars og svo framvegis. Ef þú ætlar að spá fyrir um sölu fyrir næsta ársfjórðung, þá er það hvernig þú þarft að skipuleggja grunnlínuna þína: hversu mikið þú seldir á fyrsta ársfjórðungi, á öðrum ársfjórðungi, á þriðja ársfjórðungi, og svo framvegis.
Þú þarft miklu lengri grunnlínu en aðeins þrjú tímabil til að gera spá sem mun ekki verða þér til vandræða.
Snúningstöflur Excel eru tilvalnar til að hjálpa þér að leggja saman sölugögnin þín til að koma á fót grunnlínu fyrir spá. Þú færir hrá sölugögnin þín inn í Excel, þar sem þú getur smíðað snúningstöflur á tvo megin vegu:
- Úr Excel töflu: Segjum sem svo að bókhalds- eða upplýsingatæknideildin þín geti sent þér sölugögn á mjúku afritasniði, eins og .csv (kommuaðskilin gildi) skrá. Þú getur límt þessi gögn inn í Excel vinnubók sem lista, umbreytt þeim lista í töflu og byggt snúningstöflu á honum.
- Úr (það sem Excel kallar) ytri gögn : Með öðrum orðum, undirliggjandi gögn, einstakar sölutölur, eru ekki geymdar í Excel vinnublaði. Þau eru geymd í sérstökum gagnagrunni eða textaskrá eða jafnvel annarri Excel vinnubók.
Það getur verið gagnlegt að byggja snúningstöflur þínar á ytri gögnum vegna þess að sölugögnin eru venjulega uppfærð reglulega í ytri gagnagjafanum (í reynd er þetta oft sannur tengslagagnagrunnur, aðgreindur frá flatri skrá eins og venjulegum Excel lista eða töflu). Síðan þegar þú vilt uppfæra spá þína þarftu ekki að fá og líma ný gögn inn í vinnubókina þína. Snúningstaflan getur uppfært sjálfkrafa frá ytri gagnagjafanum.