Tæknisérfræðingar - fólkið sem þekkir Microsoft Access 2019 út og inn - gæti verið svolítið ógnvekjandi, en þeir eru mikilvægir - og þeir (við?) ætlum á engan hátt að hræða. Þeir eru mikilvægir meðal Access notendum vegna þess að þeir veita ómetanleg ráð, og þeir eru mikilvægir fyrir Access sjálft vegna þess að þeir knýja áfram hvernig Microsoft bætir vörur sínar stöðugt. Þessir menn og konur eru fólkið sem prófar Office vörur áður en nýjar útgáfur eru gefnar út fyrir almenning, og það eru þeir sem skrifa bækur til að hjálpa notendum á öllum stigum að nýta hugbúnaðinn sem best.
Svo, fólkið sem þróar gagnagrunna fyrir lífsviðurværi er nauðsynleg auðlind fyrir meðalnotandann, „stórnotandann“ og hugbúnaðarframleiðandann líka. Hér er samantekt á nokkrum af bestu ráðunum sem safnað er af löngum lista yfir Access sérfræðinga. Þeir vissu að þeir væru að bjóða upp á tillögur fyrir nýja notendur og buðu upp á ráðleggingar til að passa við þarfir þínar og til að tryggja að þú getir raunverulega notað Access á öruggan og áhrifaríkan hátt. Þegar þú klárar þá muntu hafa lagt þig fram við skipulagningu og skipulagningu – og þú munt hafa traustar áætlanir um áframhaldandi þróun og notkun gagnagrunnanna sem þú byggir með Access.
Svo, hér er spekingsráðið - í tíu snöggum bitum.
Ekki spara á þeim tíma sem fer í að skrásetja gagnagrunninn þinn. Hvers vegna? Vegna þess að þú munt gleðjast seinna yfir því að þú hafir ekki sparað. Þú munt hafa allar áætlanir þínar, almennar upplýsingar þínar og allar hugmyndir þínar - þær sem þú fórst eftir og þær sem voru eftir á teikniborðinu - tilbúnar næst þegar þú þarft að byggja upp gagnagrunn. Þú munt líka hafa þá til að vísa til þegar eða ef eitthvað fer úrskeiðis við núverandi gagnagrunn þinn. Eyddirðu óvart vistaðri fyrirspurn? Ekkert mál. Sjá skjölin þín. Gleymdirðu hvernig borðin þín tengdust? Athugaðu skjölin og endurbyggðu tengslin. Þarftu að útskýra fyrir einhverjum hvers vegna eða hvernig þú setur eitthvað upp? Vísaðu til glósanna þinna og kom þeim á óvart með fyrirhyggju þinni og vandlega íhugun.
Svo, hvað ætti þessi glæsilega skjöl að innihalda? Jæja, allt. En hér er listi til að koma þér af stað:
Ef þú þarft að keyra nokkrar fyrirspurnir áður en þú býrð til skýrslu skaltu skrá ferlið. (Enn betra, fáðu vingjarnlegan nörd til að hjálpa þér að gera verkið sjálfvirkt.)
Ef gagnagrunnurinn þinn rekur mikilvæga skipulagsaðgerð - eins og bókhald, birgðahald, tengiliðastjórnun eða pöntunarfærslu - vertu viss um að handvirkt ferli sé til staðar til að halda fyrirtækinu gangandi ef gagnagrunnurinn bilar - og mundu að skjalfesta ferlið!
Ef þig vantar aðstoð við eitthvað af þessum hlutum skaltu spyrja einhvern! Hvort sem þú færð einhvern lánaðan frá upplýsingatæknideildinni þinni eða leigir tölvunörd, fáðu þá hjálp sem þú þarft. Komdu fram við skjölin þín eins og tryggingar - engin stofnun ætti að keyra án þeirra.
Skoðaðu skjölin þín á 6 til 12 mánaða fresti til að sjá hvort þörf er á uppfærslum. Skjöl eru aðeins gagnleg ef þau eru uppfærð og ef einhver annar en þú getur skilið þau. Sömuleiðis, vertu viss um að þú (eða starfsbræður þínir á skrifstofunni) viti hvar skjölin eru staðsett. Ef þú ert með rafræna útgáfu, hafðu það afritað og hafðu útprentun við höndina - eitthvað sem þú munt vera ánægður með að þú gerðir ef þú eða einhver annar reynir að endurvinna gagnagrunnshlutana þína með því að nota Application Parts eiginleikann.
Þegar þú smíðar töflur skaltu gera textareitina þína í viðeigandi stærðum fyrir gögnin sem þú geymir í þeim. Sjálfgefið er að Access setur upp textareiti (þekktur sem stuttur texti) þannig að þeir geymi 255 stafi - frekar rausnarleg stilling, sérstaklega ef reiturinn inniheldur lítilsháttar tveggja stafa skammstafanir.
Hundrað eða fleiri aukapláss - sem eru ónotuð í flestum textareitum - virðast ekki vera neitt til að missa svefn yfir, en margfaldaðu það pláss yfir töflu með 100.000 netföng viðskiptavina í því og þú endar með fullt af megabætum af geymsluplássi pláss sem eru mjög upptekin við að halda engu.
Stilltu svæðisstærðina með Field Stærð stillingunni á Almennt flipanum í hönnunarskjá.
Notaðu númerareiti fyrir tölur sem notaðar eru í útreikningum , ekki fyrir texta sem þykist vera tala. Hugbúnaðarforrit skynja mikinn mun á póstnúmerinu 47999 og númerinu 47.999. Forritið lítur á póstnúmer sem röð stafa sem allir eru tölustafir, en númerið er meðhöndlað sem raunverulegt númer sem þú getur notað fyrir stærðfræði og alls kyns annað skemmtilegt tölulegt efni. Hin ástæðan fyrir því að póstnúmer er ekki númerareit? Ef þú ert í Bandaríkjunum og póstnúmerið þitt byrjar á núlli, klippir forritið undan núllið og geymir bara tölustafina sem ekki eru núll í reitnum – 01234 verður 1234. Ekki gott!
Þegar þú velur tegund fyrir nýjan reit með tölum í því skaltu spyrja sjálfan þig einfaldrar spurningar: Ætlarðu einhvern tíma að reikna út eða gera eitthvað sem tengist stærðfræði við þann reit?
Staðfestingar geta komið í veg fyrir að slæm gögn komist nálægt borðunum þínum. Auðvelt er að gera staðfestingar, fljótlegt að setja upp og alltaf vakandi (jafnvel þegar þú ert svo þreyttur að þú sérð ekki beint). Ef þú ert ekki að nota staðfestingar til að vernda heilleika gagnagrunnsins þíns ættirðu virkilega að byrja.
Þegar þú byggir töflu eða býrð til gagnagrunn skaltu hugsa um gagnagrunnsskrána, reitinn og töflunöfnin sem þú notar:
Þetta verður enn mikilvægara þegar þú byrjar að nota verkfærin til að setja Access töflurnar þínar og gagnagrunna á netinu og deila þeim í gegnum SharePoint - hugsanlega ertu að koma milljónum notenda „að borðið“. Einnig, með forritahlutum eiginleikanum, er hægt að endurvinna íhluti gagnagrunna þinna til að flýta fyrir gerð nýs gagnagrunns. Þú vilt ekki að dularfull nöfn fyrir hluta gagnagrunnsins þíns dreifist í nýjan gagnagrunn - til að búa til martraðarkennda leyndardóma þar líka - ekki satt?
Alltaf þegar þú ert að eyða reitgildum úr töflu, vertu viss um að þú sért að drepa gildin í réttri skráningu - athugaðu aftur, og þá aðeins þegar þú ert viss, eyða upprunalegu. Jafnvel þá geturðu samt gert snögga Ctrl+Z og endurheimt móðgandi hlutinn að því tilskildu að þú hættir við strax eftir að hafa gripið mistökin.
Hvers vegna öll eftirlitið og tvítékkið? Vegna þess að eftir að þú eyðir reitgildi og gerir eitthvað annað í töflunni gleymir Access algjörlega gamla gildinu þínu. Það er horfið, alveg eins og það hafi aldrei verið til. Ef þú eyðir færslu úr töflu er færslan í raun horfin - því það er ekkert Afturkalla í boði fyrir heila færslu. Ef þessi skrá var mikilvæg og þú varst ekki með núverandi öryggisafrit þegar skráin hvarf, þá ertu ekki heppinn. Því miður!
Gerði ég það nógu skýrt? Hafðu alltaf öryggisafrit af vinnu þinni! Það kemur ekkert í staðinn fyrir núverandi öryggisafrit af gögnunum þínum - sérstaklega ef gögnin eru lífsnauðsynleg persónulegu lífi þínu eða atvinnulífi. Árangursríkar aðferðir fela oft í sér að viðhalda öryggisafritum á öðrum stað ef hamfarir eyðileggja skrifstofuna þína, hvort sem það er á annarri skrifstofu eða í skýinu.
Ef þú ert að hugsa um að þú hafir aldrei þurft öryggisafrit áður, svo hvers vegna þá skaltu hugsa um flóð. Hugsaðu um fréttaflutningsmenn sem segja að svæði sem nú er neðansjávar hafi aldrei áður flætt yfir. Sjáðu fyrir þér líf fólks fljótandi niður götuna. Hvort sem þú stendur frammi fyrir alvöru hörmungum af fellibylshlutföllum, eldsvoða eða að harður diskur tölvunnar þinnar ákveður að deyja (og það gerist – jafnvel þótt það hafi aldrei komið fyrir þig áður), þá muntu verða miklu ánægðari ef þú hefur öryggisafrit af gagnagrunninum þínum.
Þekkirðu slagorð smiðsins, „Mæla tvisvar, skera einu sinni“? Sama má segja um hugsun þegar kemur að gagnagrunninum þínum. Ekki bara hugsa um eitthvað, komast að fljótri niðurstöðu og kafa svo ofan í. Bíddu, hugsaðu það aftur og hugsaðu svo um það í þriðja sinn. Þá draga niðurstöðu og byrja að vinna á það. Með öllum þeim krafti sem Access gefur þér, ásamt getu til að geyma þúsundir og þúsundir skráa í gagnagrunninum þínum, geta tiltölulega einföld mistök verið ansi dýr vegna hugsanlegra afleiðinga hvað varðar gagnatap eða „óafturkallanlegar“ aðgerða sem gripið er til. í villu.
Þó að tillögurnar um að skipuleggja sig og hafa það einfalt virðast vera á skjön, þá eru þessi tvö ráð í raun samrýnd. Að halda hlutunum einföldum getur oft verið leið til að forðast þörf fyrir mikið skipulag eftir á. Þó að þú hafir sennilega orðið þreytt á að heyra foreldra þína minna þig á að „það er staður fyrir allt, og allt á sínum stað“ (eða ef þau voru minna ljóðræn, „ Hreinsaðu herbergið þitt!!! ”), höfðu þau rétt fyrir sér.
Ef þú heldur gagnagrunninum þínum skipulögðum muntu spara þér tíma og sorg. Vel skipulögð, vel skipulögð töflu verður auðveldara að spyrjast fyrir um, tilkynna um og setja á eyðublað. Það mun líka flokka og sía eins og elding.
Já, þú getur orðið of skipulagður. Reyndar er of skipulagt allt of auðvelt. Stilltu löngun þína til að skipuleggja með því að rækta aðra ástríðu: að vinna með eins fáum skrefum og mögulegt er. Takmarkaðu fjölda möppur og undirmöppur sem þú notar - að hámarki fimm stig af möppum er meira en nóg fyrir næstum hvern sem er. Ef þú ferð mikið út fyrir fimm stig, byrjar fyrirtækið þitt að rekast á framleiðni þína (og engum líkar við framleiðniatap, allra síst fólkið sem kemur með þessi kjánalegu litlu slagorð fyrir fyrirtækjaspjöld sem líða vel).
Ef þú ert í vandræðum með eitthvað, kyngdu egóinu þínu og biddu um hjálp. Það er engin skömm að segja „ég veit það ekki“ - og reyna síðan að komast að því sem þú veist ekki enn. Þessi regla er sérstaklega mikilvæg þegar þú ferð með hjörð á þúsundum skráa í gagnagrunni. Lítil mistök stækka fljótt og margfalda lítið vandamál í risastóra kreppu. Biddu um hjálp áður en ástandið verður skelfilegt.
Fyrir þá sem vilja læra um aðferðir eins og <strong>ROUND</strong>, <strong>ROUNDUP</strong> og <strong>ROUNDDOWN</strong> í Excel 2007, skoðaðu þessa skref-fyrir-skref leiðbeiningu um hvernig á að rúnna tölur á réttan hátt.
Hvernig á að koma í veg fyrir að Microsoft Word opni skrár í skrifvarandi ham á Windows. Microsoft Word opnar skrár í skrifvarandi ham, sem gerir það ómögulegt að breyta þeim? Ekki hafa áhyggjur, aðferðirnar eru hér að neðan
Hvernig á að laga villur við prentun á röngum Microsoft Word skjölum Villur við prentun Word skjala með breyttu letri, sóðalegar málsgreinar, texta sem vantar eða glatað efni eru nokkuð algengar. Hins vegar ekki
Ef þú hefur notað pennann eða hápunktarann til að teikna á PowerPoint glærurnar þínar meðan á kynningu stendur geturðu vistað teikningarnar fyrir næstu kynningu eða eytt þeim út svo næst þegar þú sýnir þær byrjarðu á hreinum PowerPoint glærum. Fylgdu þessum leiðbeiningum til að eyða penna- og auðkenningarteikningum: Að eyða línum einni á […]
Stílsafnið inniheldur CSS skrár, Extensible Stylesheet Language (XSL) skrár og myndir sem notaðar eru af fyrirfram skilgreindum aðalsíðum, síðuuppsetningum og stjórntækjum í SharePoint 2010. Til að finna CSS skrár í stílasafni útgáfusíðunnar: Veldu Site Actions→ View Allt efni á síðunni. Innihald síðunnar birtist. Style bókasafnið er staðsett í […]
Ekki yfirgnæfa áhorfendur með stórkostlegum tölum. Í Microsoft Excel geturðu bætt læsileika mælaborða og skýrslna með því að forsníða tölurnar þínar þannig að þær birtast í þúsundum eða milljónum.
Lærðu hvernig á að nota SharePoints samfélagsnetverkfæri sem gera einstaklingum og hópum kleift að eiga samskipti, vinna saman, deila og tengjast.
Julian dagsetningar eru oft notaðar í framleiðsluumhverfi sem tímastimpill og fljótleg tilvísun fyrir lotunúmer. Þessi tegund af dagsetningarkóðun gerir söluaðilum, neytendum og þjónustuaðilum kleift að bera kennsl á hvenær vara var framleidd og þar með aldur vörunnar. Julian dagsetningar eru einnig notaðar í forritun, hernum og stjörnufræði. Mismunandi […]
Þú getur búið til vefforrit í Access 2016. Svo hvað er vefforrit eiginlega? Jæja, vefurinn þýðir að hann er á netinu og app er bara stytting fyrir „umsókn“. Sérsniðið vefforrit er gagnagrunnsforrit á netinu sem hægt er að nálgast úr skýinu með vafra. Þú smíðar og viðheldur vefforritinu í skrifborðsútgáfunni […]
Flestar síður í SharePoint 2010 sýna lista yfir flakktengla á flýtiræsingarstikunni vinstra megin á síðunni. Flýtiræsingarstikan sýnir tengla á innihaldsefni vefsvæða eins og lista, bókasöfn, síður og útgáfusíður. Flýtiræsingarstikan inniheldur tvo mjög mikilvæga tengla: Tengill á allt efni vefsvæðis: […]
