Fundir eru af öllum stærðum og gerðum og er það eina stöðuga að þeir fylla upp dagskrána okkar. Með svo marga fundi á okkar borðum er mikilvægt að vera eins duglegur og hægt er við að skipuleggja, skipuleggja og halda fundi. Sem betur fer inniheldur Microsoft Teams nokkra eiginleika sem eru sérstaklega gagnlegir til að mæta skilvirkni.
Algengasta virknin sem ég geri í Microsoft Teams er að spjalla við annað fólk. Og mér finnst það sérstaklega gagnlegt að geta spjallað við samstarfsmenn á Teams fundi. Hópspjall er búið til sjálfkrafa í upphafi hvers liðsfundar sem inniheldur alla fundarmenn. Spjallglugginn birtist hægra megin á skjánum. Á meðan fundur stendur yfir og fólk er að kynna og tala með hljóði, getur annað fólk verið að spjalla í spjallglugganum. Þessi einfalda vélbúnaður reynist ótrúlega öflugur. Segjum sem svo að þú hafir misst af einhverju sem kynnirinn sagði. Í stað þess að trufla allan fundinn og biðja kynninguna um að endurtaka sig, geturðu bara slegið inn spjallið og beðið einhvern í spjallinu um skýringar eða að fylla í eyður. Mér finnst ég gera þetta alltaf á stórum fundum.
Eftir að fundi er lokið heldur spjallið áfram að vera virkt og hver sem er getur haldið áfram að senda skilaboð. Fyrir endurtekna fundi mun spjallið flytjast yfir frá fundi til fundar, þannig að það er alltaf skrá yfir fyrri fundi og hver sem er í fundarboðinu getur hoppað inn í spjallið fyrir komandi fundi. Ég hef séð stærri fyrirtæki nota þetta til að halda utan um dagskrárliði fyrir komandi fundi. Fólk mun birta færslur í endurteknum fundaspjalli í gegnum vikuna og á fundinum mun teymið fara yfir spjallið og ræða málin á fundinum.
Mér finnst gaman að slökkva á skilaboðatilkynningum á fundi ef margir eru að spjalla á meðan einhver talar í hljóði. Tilkynning mun hljóma við hvert nýtt skilaboð og mér finnst það geta truflað. Þú getur fundið möguleikann á að slökkva á hljóði fyrir móttekinn skilaboð í tilkynningahlutanum í stillingunum þínum. Smelltu á prófílmyndina þína sem birtist efst í hægra horninu á Teams skjánum og veldu Stillingar. Í fellivalmyndinni sem birtist skaltu velja Tilkynningar og leita að hlutanum sem heitir Annað. Þar finnurðu stillingu fyrir tilkynningahljóð sem þú getur stillt á Slökkt.
Ég get ekki sagt þér hversu oft upptaka af fundi hefur sparað liðinu mínu mikinn höfuðverk. Upptaka fangar allt sem gerðist á fundinum. Hægt er að deila upptöku með öðrum sem ekki voru þátttakendur á fundinum og skoða hana af þeim sem voru á fundinum. Ef allir skilja og eru sammála um að fundir verði teknir upp mæli ég eindregið með því að taka upp fundi.
Liðin leyfa þér ekki að taka upp símtal með tveimur eða færri vegna persónuverndarsjónarmiða. Þegar símtal hefur fleiri en tvo einstaklinga verður það að fundi og þú getur tekið það upp.
Teams tilkynnir fundarmönnum þegar upptaka hefst. Hins vegar vil ég ganga úr skugga um að allir séu alveg með það á hreinu og séu sáttir við að taka upp fundinn fyrirfram svo að það komi ekki upp nein vandamál á leiðinni með því að taka fram í upphafi að ég ætli að taka fundinn upp.
Auðvelt er að taka upp fund í Teams. Til að hefja upptöku:
Taktu þátt í núverandi fundi eða byrjaðu nýjan.
Opnaðu fundarstýringar með því að velja sporbaug á tækjastikunni.
Veldu Start Recording í sprettivalmyndinni sem birtist, eins og sýnt er.
Að hefja upptöku af Teams fundi.
Þegar upptaka hefst verða allir á fundinum látnir vita.
Til að stöðva upptökuna skaltu smella aftur á sporbaug og velja Hætta upptöku.
Þú getur líka slitið upptökunni með því að slíta fundinum.
Upptakan verður aðgengileg fundarrásinni eins og sýnt er. Hver sem er á rásinni getur smellt á upptökuna til að skoða fundinn.
Skoða fundarupptöku á rás.
Upptaka af fundi er ótrúlega öflugur hlutur. Þú getur deilt því með öðrum sem gátu ekki mætt á fundinn, eða notað það sem áminning um það sem var rætt og/eða ákveðið. Upptakan sjálf er í þjónustu sem heitir Microsoft Stream. Hægt er að fá beinan hlekk á fundinn með því að velja sporbaug úr upptökunni á rásinni og velja síðan Fá hlekk eins og sýnt er. Að auki geturðu opnað upptökuna beint í Stream eða jafnvel gert upptökuna að sínum eigin flipa á rásinni.
Að fá beinan hlekk á upptöku af fundi.
Þegar ég er á fundi finnst mér gott að hafa hljóðnemann minn hljóðan nema ég sé að tala. Þannig heyra hinir þátttakendurnir engan bakgrunnshljóð sem gæti verið í kringum mig. Flestir fylgja þessum sömu fundarsiðum, en allir gleyma af og til. Einhver gæti spurt hvort allir gætu slökkt á hljóðnemanum sínum, en það getur truflað fundinn.
Þegar þú ert á Teams fundi geturðu slökkt á hljóðnema annarra þátttakenda. Ég hef notað þetta oft þegar hljóðnemi einhvers er að taka upp bakgrunnshljóð, eins og geltandi hund, en ég vil ekki trufla fundinn með því að biðja viðkomandi um að slökkva á hljóðnemanum sínum.
Til að slökkva á einum af þátttakendum fundarins skaltu fara í fundarskrána sem birtist hægra megin í fundarglugganum, velja nafn viðkomandi og velja Þagga þátttakanda. Til að slökkva á öllum skaltu velja Hljóða alla úr listanum. Báðir valkostir eru sýndir hér. Þátttakendur sem þú þaggar munu fá tilkynningu um að þú hafir slökkt á þeim og þeir geta slökkt á sjálfum sér hvenær sem er.
Að slökkva á hljóðnema fundarþátttakanda í Teams.
Eftir að þú þaggar einhvern er góð hugmynd að senda viðkomandi einkaspjallskilaboð til að láta hann eða hana vita að þú gerðir það. Næstum í hvert skipti sem ég hef gert þetta þakkar viðkomandi mér fyrir og lætur mig vita að hann eða hún hafi bara hlaupið til að fá sér kaffi eða nota baðherbergið og gleymt að slökkva á hljóðnemanum.
Ég elska þann sveigjanleika að geta haldið fundi með liðsmönnum hvar sem ég er með nettengingu. Og að nota myndband bætir gríðarlegu gildi við fundinn; þó, það kynnir einnig áskorun. Hvað ef þú finnur þig að vinna einhvers staðar sem þú vilt ekki að allir sjái? Til dæmis tek ég oft fund að heiman í stað þess að ganga inn á skrifstofuna mína. Þegar ég sit við eldhúsborðið mitt geturðu séð bráðabirgðaopna búrið okkar í bakgrunni. Það væri frábær bakgrunnur ef ég væri á fundi með matreiðslumönnum, en það getur verið truflandi fyrir hvers kyns annars konar fundi.
Teams er með flottan eiginleika sem gerir þér kleift að óskýra bakgrunninn þinn en halda andlitinu í fókus þegar þú ert í myndsímtali. Allir á fundinum sjá þig greinilega, jafnvel þegar þú hreyfir höfuðið á meðan þú ert að tala, en það sem er fyrir aftan þig og í bakgrunni er óskýrt. Ekki lengur hafa áhyggjur af óhreinum þvotti, bókstaflega, sem gæti verið að koma fram án þinnar vitundar!
Áður en þú tengist fundi eru þér kynntir rofar til að kveikja á myndavélinni og hljóðnemanum. Á milli þessara rofa er óskýra rofi, eins og sýnt er, sem þú getur notað til að gera bakgrunn þinn óskýr. Þegar þú kveikir á óskýrleikavalkostinum verður bakgrunnur þinn óskýr, en andlitið þitt verður í fókus. Ef þú hefur þegar gengið til liðs við fundinn geturðu fundið óskýrleikavalkostinn í Fleiri aðgerðir sprettiglugga, eins og sýnt er.
Þoka bakgrunninn áður en þú tekur þátt í Teams fundi.
Að gera bakgrunn óskýr eftir að hafa tekið þátt í Teams fundi.
Ef þú ert ekki með myndbandsmyndavél sem styður óskýrleikavalkostinn tengda Teams muntu ekki sjá rofann til að kveikja á myndavélinni og gera bakgrunninn óskýran. Þetta er algengt þema í Teams og Microsoft vörum almennt. Hlutir notendaviðmótsins munu birtast og hverfa ef nauðsynlegur íhlutur (eins og myndavél sem styður óskýrleikann) er ekki tengdur.
Upptaka fundar er tilvalin til að fanga fundinn í heild sinni, en sem praktískt mál, það sem þú þarft venjulega við að ljúka fundi eru fundargerðir. Þú getur notað athugasemdirnar, einnig kallaðar fundargerðir, til að skrá helstu ákvarðanir og aðgerðaratriði.
Teams er með eiginleika sem er hannaður til að fanga fundarglósur. Glósunum er deilt þannig að allir á fundinum geti lagt sitt af mörkum og skoðað glósur þegar þeim er bætt við. Ég get ekki sagt þér hversu oft ég hef verið á fundi og einhver tók rangt niður glósur. Einföld misskilningur getur haft skaðleg áhrif á veginum. Þegar allir eru að skoða og bæta við fundargögnum í rauntíma á fundinum minnkar líkurnar á misskilningi til muna.
Þú getur bætt við athugasemdum um fund áður en fundur hefst eða á meðan á fundinum stendur. Ef fundur var settur upp og tengdur við Teams rás geturðu farið inn á rásina og rætt fundinn þar. Ef fundurinn var ekki með rás geturðu samt bætt við athugasemdum.
Til að bæta við athugasemdum fyrir fund skaltu fylgja þessum skrefum:
Opnaðu dagatalið þitt og veldu fundinn sem þú vilt bæta athugasemdum við.
Veldu að spjalla við þátttakendur, eins og sýnt er.
Liðin munu búa til spjall fyrir fundinn og öllum fundarmönnum er sjálfkrafa bætt við hann. Þegar fundurinn fer fram verður spjallið hluti af fundinum.
Að bæta athugasemdum fyrir fund við fund.
Þegar fundur byrjar geturðu bætt opinberum athugasemdum við fundinn umfram spjallið. Fylgdu þessum skrefum til að opna fundarskýrslur eða byrja að taka minnispunkta:
Í fundarvalmyndinni skaltu velja Sýna fundarskýrslur valkostinn.
Ef þú hefur þegar búið til minnispunkta fyrir fundinn opnast fundarskýrslur hægra megin á skjánum eins og sýnt er. Eða, ef athugasemdum hefur ekki verið bætt við fundinn ennþá, mun hafa möguleika á að búa til minnispunkta fyrir fundinn þegar fundurinn er hafinn, eins og sýnt er. Haltu áfram í skref 2 til að búa til nýjar fundarskýrslur.
Smelltu á Taktu minnispunkta hnappinn.
Liðin munu búa til fundarglósur fyrir fundinn og þú munt geta séð nýja athugasemdahlutann hægra megin á skjánum. Þú getur nú bætt við minnispunktum eða skoðað allar athugasemdir fyrir fund sem bætt var við áður en fundur hófst.
Að búa til fundarglósur fyrir Teams-fund.
Farið yfir og bætt við fundargögnum á fundi.
Þegar þú bætir við fundarskýrslum verða meðlimir rásarinnar, eða fundarspjall, látnir vita svo að allir geti fylgst með og bætt við eigin athugasemdum eða skoðað þær athugasemdir sem fyrir eru.
Þú getur jafnvel bætt fundarskýrslum sem flipa við fundinn. Þú finnur möguleikann á að bæta fundarglósunum við sem flipa með því að smella á sporbauginn efst á minnismiðaskjáinn og velja að bæta athugasemdunum við sem flipa.
Skoða fundarskýrslur sem flipa.
Sumir afkastamestu fundunum sem ég hef átt á ferlinum eru með hópi fólks sem stendur fyrir framan töflu og skissar upp hugmyndir. Það er þáttur samskipta sem erfitt er að slá. Microsoft hefur viðurkennt þetta og bætt eiginleika við Teams sem kallast Whiteboard.
Microsoft Whiteboard er sameiginlegur skjár sem gerir þér kleift að skissa skýringarmyndir. Hvernig þú teiknar á skjáinn þinn fer eftir tækinu þínu. Ef þú ert að nota venjulega borðtölvu notarðu músina þína eða grafíkspjaldtölvu sem tengir stafrænan penna við tölvuna þína. Ef þú ert að nota tæki sem er með snertiskjá geturðu notað fingurinn til að teikna á skjáinn. Uppáhalds leiðin mín til að skissa á Teams Whiteboard er með pennapennanum á Surface fartölvunni minni. Mér finnst það mjög eðlilegt og auðvelt í notkun.
Til að nota Whiteboard eiginleikann í Teams skaltu fylgja þessum skrefum:
Vertu með í núverandi Teams fundi eða byrjaðu nýjan.
Frá fundarstýringum, stækkaðu Share gluggann með því að velja táknið sem lítur út eins og tölvuskjár með ör sem fer í gegnum hann.
Neðst á skjánum stækkar og þú munt sjá valkosti til að deila skjánum þínum, glugga á skjánum þínum eða PowerPoint skrá. Hægra megin á skjánum þínum muntu sjá valkostinn fyrir Whiteboard, eins og sýnt er.
Veldu Whiteboard og skjárinn uppfærist og sýnir stafræna töflu eins og sýnt er.
Þú getur valið pennalit og pennabreidd og byrjað að teikna á skjánum. Allir á fundinum munu sjá hvað þú ert að teikna og þeir geta hoppað inn og bætt við sínum eigin teikningum eða breytt núverandi teikningu.
Taflan er viðvarandi jafnvel eftir fundinn þannig að þú getur alltaf farið aftur á hana og bætt við nýjum skissum eða breytt núverandi skissum. Þegar þú hefur virkjað töfluna mun hún birtast sem flipi á rásinni eða spjallinu. Þú getur flutt út stöðu töflunnar hvenær sem er með því að smella á stillingartáknið efst til hægri á skjánum og velja Flytja út mynd. Mér finnst gaman að gera þetta til að læsa töflunni og fanga ástandið á hverjum tíma. Þetta er svipað og að taka mynd af líkamlegri töflu til að ganga úr skugga um að þú hafir teikninguna við höndina ef einhver kæmi og þurrki hana út.
Að opna töfluna úr deilingarboxinu á Teams fundi.
Skissa á sameiginlegri stafrænu töflu í Teams.
Sérhvert lið í Teams er með stafræna töflu sem hægt er að nota fyrir fundi.
Screen sharing is one of my favorite aspects of digital meetings. I use screen sharing all the time. I even use screen sharing when the people I need to share with are in the same room as I am. Without screen sharing, I would have to have everyone huddle around my computer so that I could show them my screen. With screen sharing, I can share what I am seeing on my screen and they can see it on their screens.
It is much easier to look at your own computer screen than to look over the shoulder of someone else. Using Teams, you can share your screen with others, and they can share their screen with you.
During a Teams meeting, you can share your entire screen, a specific window, a PowerPoint presentation, or a whiteboard (covered in the previous section). Personally, I like to share just the window or PowerPoint slide I am talking about in the meeting. For example, if I am showing a website, I just share the web browser window instead of my entire desktop. If I am walking through a PowerPoint presentation, I just share the PowerPoint window.
There are many reasons you might not want to show your entire desktop. For example, your digital desktop might be messy with various files that you are in the middle of organizing. Or, you might have sensitive material that should not be seen or recorded by everyone in the meeting. Regardless of the reason, you can share just what you want the team to focus on and leave the rest of your desktop hidden.
To share your desktop, a window, or a PowerPoint presentation, follow these steps:
Join an existing Teams meeting or start a new one.
From the meeting controls, expand the Share dialog box by selecting the icon that looks like a computer monitor with an arrow going through it.
The bottom of the screen will expand, and you will see options for sharing your screen, a window on your screen, or a PowerPoint file.
Select the option you want to share with the meeting.
A red box will outline what is being shared with others so that you know exactly what they can see.
To stop presenting, select the Stop Presenting button at the top of the display window, as shown.
Sharing a PowerPoint presentation during a Teams meeting.
In the previous section, you discover how to share your screen with others. You can also have someone else take control of your screen or ask to take control of someone else’s screen. When you take control of another person’s screen through Teams, you can move that person’s mouse around and type on his or her screen using your own mouse and keyboard. I use this frequently when I want to show someone how to do something on his or her computer.
Someone cannot take control of your screen without your permission. If someone requests to take control of your screen, you will see a message appear asking if you want to allow the person to take control of your screen or not. If you approve the request, that person will be able to control your mouse on your screen; however, if you deny the request, that person won’t be able to take control.
To give control of a shared screen, select the Give Control button that appears at the top of the sharing area. When you select this button, a drop-down menu appears that lists everyone in the meeting. You can choose who to give control of your screen to. You can take back control using the same method.
I tend to like the defaults of how Teams is laid out for most meetings. Teams will often make smart decisions and switch between showing people on the main screen and showing a presentation on the main screen. Teams will also detect who is speaking and enlarge that person’s video so that you can focus on the person speaking.
However, you might want to take control and shift how you view things. You can switch between people and presentations by clicking on the videos of the participants or the presentations. You can also take the video of a participant and pin it so that it is always displayed. Sometimes I like to pop a video out of Teams and drag it over to another monitor. All this flexibility ensures you can adjust a meeting to fit your needs.
During a meeting, most of the Teams screens are dedicated to the meeting. This is valuable when you want to focus on the meeting. However, you can still use other parts of Teams when a meeting is in progress. For example, if there is a large meeting that I need to listen in on but not focus all of my attention, I will minimize the meeting and use other portions of Teams. Minimizing the meeting is as simple as clicking on another portion of Teams, such as another channel or chat. When you click outside of the meeting, Teams automatically minimizes the meeting into a small window at the top of the left navigation pane, as shown. To go back to the meeting and maximize the window on your screen, simply click inside the meeting window.
A Teams meeting that has been minimized.
Hvernig á að koma í veg fyrir að Microsoft Word opni skrár í skrifvarandi ham á Windows. Microsoft Word opnar skrár í skrifvarandi ham, sem gerir það ómögulegt að breyta þeim? Ekki hafa áhyggjur, aðferðirnar eru hér að neðan
Hvernig á að laga villur við prentun á röngum Microsoft Word skjölum Villur við prentun Word skjala með breyttu letri, sóðalegar málsgreinar, texta sem vantar eða glatað efni eru nokkuð algengar. Hins vegar ekki
Ef þú hefur notað pennann eða hápunktarann til að teikna á PowerPoint glærurnar þínar meðan á kynningu stendur geturðu vistað teikningarnar fyrir næstu kynningu eða eytt þeim út svo næst þegar þú sýnir þær byrjarðu á hreinum PowerPoint glærum. Fylgdu þessum leiðbeiningum til að eyða penna- og auðkenningarteikningum: Að eyða línum einni á […]
Stílsafnið inniheldur CSS skrár, Extensible Stylesheet Language (XSL) skrár og myndir sem notaðar eru af fyrirfram skilgreindum aðalsíðum, síðuuppsetningum og stjórntækjum í SharePoint 2010. Til að finna CSS skrár í stílasafni útgáfusíðunnar: Veldu Site Actions→ View Allt efni á síðunni. Innihald síðunnar birtist. Style bókasafnið er staðsett í […]
Ekki yfirgnæfa áhorfendur með stórkostlegum tölum. Í Microsoft Excel geturðu bætt læsileika mælaborða og skýrslna með því að forsníða tölurnar þínar þannig að þær birtast í þúsundum eða milljónum.
Lærðu hvernig á að nota SharePoints samfélagsnetverkfæri sem gera einstaklingum og hópum kleift að eiga samskipti, vinna saman, deila og tengjast.
Julian dagsetningar eru oft notaðar í framleiðsluumhverfi sem tímastimpill og fljótleg tilvísun fyrir lotunúmer. Þessi tegund af dagsetningarkóðun gerir söluaðilum, neytendum og þjónustuaðilum kleift að bera kennsl á hvenær vara var framleidd og þar með aldur vörunnar. Julian dagsetningar eru einnig notaðar í forritun, hernum og stjörnufræði. Mismunandi […]
Þú getur búið til vefforrit í Access 2016. Svo hvað er vefforrit eiginlega? Jæja, vefurinn þýðir að hann er á netinu og app er bara stytting fyrir „umsókn“. Sérsniðið vefforrit er gagnagrunnsforrit á netinu sem hægt er að nálgast úr skýinu með vafra. Þú smíðar og viðheldur vefforritinu í skrifborðsútgáfunni […]
Flestar síður í SharePoint 2010 sýna lista yfir flakktengla á flýtiræsingarstikunni vinstra megin á síðunni. Flýtiræsingarstikan sýnir tengla á innihaldsefni vefsvæða eins og lista, bókasöfn, síður og útgáfusíður. Flýtiræsingarstikan inniheldur tvo mjög mikilvæga tengla: Tengill á allt efni vefsvæðis: […]
Fyrir einföld vandamál finnur Solver í Excel venjulega fljótt bestu Solver breytugildin fyrir hlutfallsaðgerðina. En í sumum tilfellum á Solver í vandræðum með að finna Solver breytugildin sem hámarka hlutfallsaðgerðina. Í þessum tilvikum birtir Solver venjulega skilaboð eða villuboð sem lýsir eða ræðir vandræðin sem […]
