10 Microsoft Outlook 2019 flýtileiðir sem vert er að taka

Það virðist taka allan daginn að leika með hnöppum, lyklum og tætlur. Þessi listi býður upp á nokkrar Microsoft Outlook flýtileiðir sem geta sparað þér tíma og spennu.

Hvernig á að nota Microsoft Outlook New Items tólið

Til að búa til nýjan hlut í hvaða einingu sem þú ert í, smelltu bara á tólið lengst til vinstri á borði. Nafn og útlit táknsins breytist þegar þú skiptir um einingar, þannig að það verður Nýtt verkefnistákn í Verkefnaeiningunni, Nýtt tengiliðstákn í Fólkseiningunni, og svo framvegis. Þú getur líka smellt á New Items tólið rétt til hægri til að draga niður New Items valmyndina.

Þegar þú velur hlut úr valmyndinni Nýir hlutir, sýndur hér, geturðu búið til nýjan hlut í annarri Outlook-einingu en þeirri sem þú ert í án þess að breyta einingum. Til dæmis ertu kannski að svara tölvupósti og vilt búa til verkefni. Smelltu á hnappinn Nýir hlutir, veldu Verkefni, búðu til verkefnið þitt og haltu síðan áfram að vinna með tölvupóstinn þinn.

Nýir hlutir valmyndin gerir þér kleift að búa til nýjar einingar aðrar en þær sem eru virkar.

Hvernig á að senda skrá fljótt með Microsoft Outlook tölvupósti

Þú getur sent skrá með Outlook tölvupósti með aðeins nokkrum músarsmellum, jafnvel þótt Outlook sé ekki í gangi. Þegar þú ert að skoða skrár í File Explorer geturðu merkt hvaða skrá sem er til að senda til hvaða tölvupóstviðtakanda sem er. Svona:

Finndu skrána í File Explorer.

Hægrismelltu á skrána sem þú vilt senda. Valmynd birtist.

Veldu Senda til. Önnur valmynd birtist.

Veldu Póstviðtakandi. Eyðublað fyrir ný skilaboð birtist. Tákn sem táknar meðfylgjandi skrá birtist í Viðhengi reitnum.

Sláðu inn efni skráarinnar og netfang þess sem þú sendir skrána til. Ef þú vilt bæta athugasemdum við skilaboðin þín skaltu slá þær inn í skilaboðasvæði gluggans.

Smelltu á Senda. Skilaboðin þín fara til viðtakandans.

Hvernig á að senda skrá fljótt úr hvaða Microsoft Office forriti sem er

Þú getur sent hvaða Office skjal sem er í tölvupósti úr Office forritinu sjálfu án þess að nota Outlook tölvupósteininguna. Svona:

Með Office skjal opið í forritinu sem bjó það til, smelltu á File flipann.

Veldu Deila. Deila svarglugginn birtist.

Smelltu á einn af hnöppunum undir Hengja afrit í staðinn: Word skjal eða PDF. Notaðu hvaða snið sem hentar best fyrir hlutinn sem er fyrir hendi. Notaðu Word Document ef þú vilt að viðtakandinn geti breytt skránni auðveldlega og notaðu PDF ef þú vilt það ekki. Nýtt skilaboðaeyðublað birtist í Outlook.

Sláðu inn efni skráarinnar og netfang þess sem þú sendir skrána til. Ef þú vilt bæta athugasemdum við skilaboðin þín skaltu slá þær inn í textareitinn þar sem táknið fyrir skrána er.

Smelltu á Senda hnappinn. Skilaboðin þín fara í úthólfið.

Hvernig á að breyta Outlook skilaboðum í fund

Stundum, eftir að þú hefur skipst á ótal tölvupóstskeytum um efni, áttarðu þig á því að það væri fljótlegra að tala bara í nokkrar mínútur. Þú getur breytt tölvupóstskeyti í fund með því að smella á Fundur hnappinn á Heim flipanum (úr pósthólfinu, með viðkomandi skilaboð valin). Það opnar eyðublað fyrir nýjan fund svo þú getur sett upp fund út frá innihaldi tölvupóstsins.

Hvernig á að finna eitthvað fljótt í Microsoft Outlook

Það tekur ekki langan tíma að safna nokkuð miklu safni af hlutum í Outlook, sem getur síðan tekið langan tíma að fletta í gegnum þegar þú vilt finna einn ákveðinn hlut. Outlook getur leitað að hlutum eftir þinni stjórn ef þú slærð inn nafn þess sem þú ert að leita að í leitarreitinn efst á hverjum skjá. Það byrjar fljótlega leit svo þú getir komist að því sem þú vilt á fljótlegan hátt.

Hvernig á að afturkalla mistök í Outlook

Ef þú vissir ekki um Afturkalla skipunina, þá er kominn tími til að þú heyrir góðu fréttirnar: Þegar þú gerir mistök geturðu afturkallað þær með því að ýta á Ctrl+Z eða með því að smella á Afturkalla hnappinn á Quick Access Toolbar efst til vinstri horni skjásins. Svo, ekki hika við að gera tilraunir; það versta sem þú þarft að gera er að afturkalla! (Auðvitað er betra ef þú afturkallar mistök þín strax - áður en þú gerir of marga hluti.)

Hvernig á að nota Outlook Go to Date valmyndina

Þú getur notað Fara á dagsetningu valmynd, sýndur hér, í öllum dagatalssýnum. Til að fá aðgang að því, smelltu á Eiginleikar hnappinn neðst í hægra horninu á Fara í hópinn á Heim flipanum. Að öðrum kosti geturðu ýtt á Ctrl+G sem flýtileið.

Valmyndin Fara á dagsetningu.

Til dæmis, ef þú vilt sleppa 60 dögum fram í tímann, ýttu á Ctrl+G og sláðu inn 60 dögum eftir . Dagatalið færist fram í 60 daga frá núverandi dagsetningu.

Hvernig á að bæta hlutum við Outlook listayfirlit

Margir Outlook listar eru með auðan reit efst þar sem þú getur slegið inn færslu og búið til nýjan hlut fyrir þann lista. Þegar þú sérð orðin Smelltu hér til að bæta við nýju verkefni, þá er það nákvæmlega það sem þú gerir. Smelltu bara í reitinn og sláðu inn nýja hlutinn þinn.

Hvernig á að senda endurtekið skilaboð með Microsoft Outlook tölvupósti

Ef þú ert með skilaboð sem þú sendir út ítrekað skaltu geyma textann sem flýtihluta til að spara tíma. Til dæmis, ef þú varst að skrifa grein um Outlook aukahluti, gætirðu sent skilaboð til allra fyrirtækja sem þú lendir í sem gerir hluti fyrir Outlook. Skilaboðin gætu sagt eitthvað á þessa leið:

Ég er núna að skrifa grein um Microsoft Outlook og mig langar að meta vöruna þína, XXX, til umfjöllunar í greininni minni. Gætirðu vinsamlegast sent mér fréttapakka?

Þegar þú finnur nýjan Outlook aukahlutasöluaðila á internetinu myndirðu fylgja þessum skrefum:

Heimilisfang tölvupóstskeyti þitt. Smelltu á netfang fyrirtækisins í vafranum þínum.

Smelltu á Setja inn flipann.

Smelltu í meginmál skilaboðasvæðisins og smelltu síðan á Quick Parts hnappinn.

Veldu AutoText atriðið sem þú vistaðir. Breyttu XXX í nafn vörunnar.

Smelltu á Senda hnappinn. Þú getur fengið beiðni út á innan við 30 sekúndum og farið í næsta verkefni.

Til að nota þennan eiginleika verður þú fyrst að geyma textablokkir í Quick Parts:

Í tölvupóstskeyti, stefnumóti, tengiliðaskrá, fundi eða verkefni skaltu slá inn og velja textann sem þú vilt nota ítrekað.

Smelltu á Setja inn flipann.

Smelltu á Quick Parts hnappinn sem staðsettur er í Textahópnum.

Smelltu á Vista val í Quick Part Gallery. Þú getur búið til hópa af Quick Part texta í mismunandi tilgangi. Til dæmis gætir þú búið til kynningartexta eða lokatexta fyrir mismunandi gerðir skilaboða og síðan geymt þennan texta í myndasafninu undir Intro eða Lokun.

Hvernig á að endursenda Outlook skilaboð

Stundum þarftu að minna einhvern sem gleymdi að gera eitthvað sem þú baðst hann eða hana um að gera. Þú gætir búið til alveg ný skilaboð til að minna viðkomandi á hversu oft þú hefur þegar minnt hann eða hana á hana. En það er fljótlegra og auðveldara að gera þetta:

Farðu í möppuna Sendt atriði.

Tvísmelltu á skilaboðin sem þú sendir síðast.

Smelltu á Aðgerðir.

Veldu Senda þessi skilaboð aftur. Þú gætir líka bætt við setningu sem segir „Ef þetta næðist ekki til þín, hér er annað eintak.“