Microsoft 365 Business áskriftin þín inniheldur aðgang að ekki aðeins skrifborðsforriti Microsoft Office pakkans heldur einnig farsímaútgáfum þess. Office farsímaforrit eru metin hátt á mismunandi farsímakerfum. Á hverjum degi eru milljónir upplýsingastarfsmanna um allan heim, ég þar á meðal, að nota þessi forrit virkan til að vinna án þess að vera bundinn við skrifstofuborð.
Hér lærir þú tíu ráð um framleiðni sem eru fáanleg í Microsoft 365 Business. Notaðu þessar ráðleggingar sem hluta af ættleiðingarherferð þinni til að auka notkun þjónustunnar og draga úr símtölum til upplýsingatækniteymis þíns. Þú getur örugglega deilt þessum ráðum til notenda þinna með því að vita að gögn fyrirtækisins þíns eru vernduð og stjórnað.
Gefðu gaum að tilkynningunum í Microsoft 365 Admin Center. Vertu á höttunum eftir nýjum eiginleikum svo þú fylgist með frekari ráðleggingum um framleiðni sem þú getur deilt með notendum þínum.
Segjum að þú byrjar að lesa Word skjal á skrifstofunni þinni og gerir þér svo grein fyrir að þú verður að slökkva á tölvunni þinni til að komast í læknisheimsókn. Þú kemur á skrifstofu læknisins og er sagt að bíða í móttökunni þar til einhver er tilbúinn að hitta þig. Þú ert vonsvikinn yfir því að tímaritin sem til eru eru óaðlaðandi, þú ert léttur að muna að þú ert með snjallsímann þinn - og læknastofan leyfir notkun farsíma.
Þú þeytir snjallsímanum þínum, keyrir Word farsímaforritið, sem er skráð á Office 365 reikninginn þinn og voila! Síðasta skjalið sem þú varst að lesa aftur á skrifstofunni þinni er skráð á listanum Nýleg skjöl. Þú byrjar að lesa skjalið og lokar því þegar þú ert búinn. Þú ert enn að bíða eftir lækninum, svo þú skoðar Word appið þitt aftur og sérð að lista yfir skjöl hefur verið deilt með þér og þarfnast athygli þinnar. Þú opnar einn til að byrja að breyta og þá er nafnið þitt kallað. Engar áhyggjur. Þú munt líklega hafa tíma til að klára að breyta skjalinu eftir að þú kemur í innri biðstofuna.
Að deila skjölum á öruggan hátt með öðrum meðlimum í fyrirtækinu þínu úr farsíma er svipað og að deila skjali af skjáborði. Microsoft hefur fjárfest mikið í að gera farsímaupplifunina í Office 365 eins hnökralausa og mögulegt er, svo að framleiðni þín - á skjáborði eða farsímum - fari ekki á milli mála.
Segjum sem svo að þú sért á leiðinni í vinnuna og fáir tölvupóst frá verkefnastjóranum þínum þar sem þú biður þig um að setja saman kynningu í skyndi fyrir upphafsfund verkefnishópsins þíns. Á meðan þú situr í strætó á leiðinni í vinnuna, gerirðu þér ráð fyrir að þú getir notað 30 mínútna ferðina til að gera eitthvað afkastamikið. Svo þú keyrir PowerPoint appið á símanum þínum og byrjar að búa til kynninguna þína. Þú klárar kynninguna og vistar hana í OneDrive möppunni þinni, en þú áttar þig síðan á því að ein glæra þarf inntak verkefnastjórans þíns.
Þú horfir á tímann og tekur eftir því að þú hefur fimm mínútur í viðbót áður en þú kemst á áfangastað. Þú ferð aftur í kynninguna þína og bankar á Deila táknið, bankar á Bjóddu fólki hnappinn og slærð inn netfang verkefnisstjórans þíns. Vegna þess að forritið er sjálfgefið að breyta aðgangi, ferðu beint á skilaboðasvæðið til að slá inn skjót skilaboð og biðja verkefnisstjórann þinn um inntak. Þú pikkar á Senda hnappinn og pikkar svo á Lokið. Kerfið sendir tölvupóst á verkefnisstjórann þinn með öruggum hlekk á skjalið svo hún geti hafið klippingu.
Tíu mínútum síðar, út úr rútunni og gangandi inn á skrifstofuna þína, sér verkefnastjórinn þig. Ráðvillt lítur hún á þig og spyr: „Sendi ég þér ekki bara tölvupóst fyrir klukkutíma síðan? Hvernig tókst þér að koma þessari kynningu í pósthólfið mitt áður en þú komst í vinnuna?“ Þú horfir á hetjuna þína, upplýsingatæknistjórann sem situr nálægt.
Það gerist. Þú leggur lokahönd á skjal og sendir það til fullt af fólki og þá áttarðu þig á því að þú þarft að breyta einum lykilupplýsingabita í skjalinu. Svo hvað gerir þú? Þú sendir öllum tölvupóst til baka, segir þeim að hunsa fyrri tölvupóstinn þinn og að þú munt senda uppfærða útgáfu af skjalinu. Vandamálið er að nokkrir höfðu þegar svarað með sínum eigin uppfærðu útgáfum, svo nú verður þú að sameina endurgjöf þeirra inn í uppfærða skjalið og senda skjalið svo aftur til allra. Allt á meðan, þú ert að vona að þú endir ekki í martröð tölvupóststrés þar sem fólk heldur áfram að senda sínar eigin nýju útgáfur af skjalinu í tölvupósti fram og til baka.
Sem betur fer þarftu ekki að lifa í þeirri martröð. Ef þú byrjar að nota samhöfundareiginleika Office forritanna í Microsoft 365 Business áskriftinni þinni, geta allir í teyminu þínu unnið að sama skjalinu - gert breytingar og uppfærslur og séð athugasemdir hvers annars - í rauntíma! Meðhöfundareiginleikar Office virka einnig óaðfinnanlega í útgáfum farsímaforrita.
Á samfélagsmiðlum eins og Facebook eða Twitter eru @mentions frábær leið til að merkja fólk og láta það vita að þú viljir athygli þeirra. Þú skrifar einfaldlega @ á eftir nafni þess sem þú vilt merkja. Þegar þú ert að slá inn nafnið birtist listi yfir tillögur, svo þú þarft ekki að slá inn allt nafnið.
Jæja, gettu hvað? @talningar eru nú hluti af Office pakkanum þínum! Í Outlook, til dæmis, er hægt að @nefna samstarfsmann í meginmáli tölvupósts eða í fundarboði og kerfið bætir sjálfkrafa við nefndum notanda í Til línuna í tölvupóstinum eða fundarboðinu.
Eins og á Facebook, þegar þú @nefnir einhvern, er fullu nafni bætt sjálfkrafa við skilaboðin. Ef þú vilt láta skilaboðin hljóma meira eins og þú myndir venjulega tengja við vinnufélaga þinn, geturðu eytt hluta af umtalinu, svo það birtir aðeins fornafnið, til dæmis. Hafðu engar áhyggjur, netfangið í Til línunni verður ósnortið.
Ef þú kemst að því að margir eru að reyna að ná athygli þinni með @minnst, geturðu síað pósthólfið þitt þannig að það birtir aðeins tölvupóstinn þar sem þú varst @nefndur. Til að gera þetta, smelltu á örina við hliðina á Allt í skilaboðalistanum og smelltu síðan á Nefndur póstur. Þessi eiginleiki virkar bæði í Windows og Mac útgáfum af Outlook.
Office 365 meðhöfundur skjöl í rauntíma með mörgum aðilum. Þessi eiginleiki er frábær vegna þess að þið eruð öll að fást við eina uppsprettu sannleikans. En hvað gerist ef þú opnar einn daginn skjal og áttar þig á að einhver hefur eytt heilli málsgrein sem þú skrifaðir vandlega daginn áður?
Jæja, þú gætir sent öllum tölvupóst og beðið sökudólginn um að segja frá. Eða þú getur farið laumuspilsleiðina og einfaldlega skoðað útgáfusögu skjalsins til að sjá skrá yfir mismunandi útgáfur sem hafa verið vistaðar ásamt nafni þess sem vistaði það og tímastimpil um hvenær útgáfan var vistuð. Þú getur jafnvel opnað fyrri útgáfu skjalsins og endurheimt það.
Til að birta útgáfuferilinn í Microsoft Word, smelltu á skráarnafnið á efstu stikunni og smelltu síðan á Version History. Útgáfuferillinn birtist hægra megin á skjánum og veitir skjótan aðgang að útgáfum skjalsins og nafni og tákni útgáfuhöfundar.
Aðgangur að útgáfusögu frá Microsoft Word.
Í vefútgáfunni, smelltu á Sagatáknið efst til hægri til að birta útgáfusögu gluggann.
Þessi eiginleiki bætir ekki aðeins framleiðni heldur stuðlar einnig að sátt þegar hann er notaður rétt!
Ímyndaðu þér að vera í beinni útsendingu viðtals um allan heim og ræða afleiðingar af ákæru á forseta Suður-Kóreu þegar smábarnið þitt hrynur viðtalið þitt með því að ganga inn á skrifstofuna þína og byrja að dansa. Ímyndaðu þér nú að ástandið versni enn þegar ungbarnið þitt á göngugrind vammist inn í herbergið, á eftir makanum þínum sem er með skelfingu að reyna að draga bæði börnin út úr herberginu. Jæja, þetta gerðist og það varð til bráðfyndið veirumyndband í mars 2017 þegar prófessor Robert Kelly var í viðtali við BBC.
Nýja Blur My Background möguleikinn í Microsoft Teams forðast þessa atburðarás. Ef þú skipuleggur fund með Teams, smelltu á hnappinn Fleiri valkostir (...) og smelltu síðan á Blur My Background, allt fyrir aftan þig verður lúmskur óskýrt.
Ímyndaðu þér hversu miklu afkastameiri þú verður núna þegar þú veist að þú getur sleppt ferðinni, haldið myndbandsfundi frá heimaskrifstofunni og litið fagmannlega út án þess að hafa áhyggjur af því að börnin þín eða hundurinn komi inn á fundinum þínum og verði truflun. Líklegt er að prófessor Kelly myndi elska þennan eiginleika. En aftur á móti, ef fyndið viðtal hans hefði ekki átt sér stað, hefði hann ekki hvatt fólkið hjá Microsoft til að bæta við þessum eiginleika.
Horfumst í augu við það. Við höfum ekki öll fengið þann hæfileika að búa til kynningar sem vekja athygli og fanga athygli fólks. Nema þú sért einn af þessum skapandi er ekki hægt að búa til TED-verðuga kynningu.
Það eru góðar fréttir fyrir alla þá einstaklinga sem þjást af hönnun! Með hjálp gervigreindar (AI) er nú hægt að búa til PowerPoint kynningar sem hafa snert af hálaunuðum markaðsgúrú.
Í skjáborðs- eða vefútgáfu af PowerPoint, byrjaðu nýja kynningu. Settu bara inn upplýsingarnar sem þú vilt koma á framfæri í rennibrautinni þinni og ekki hafa áhyggjur af útliti og tilfinningu. Þegar þú ert búinn, farðu í Hönnun flipann á borði og smelltu á Hönnunarhugmyndir hnappinn. AI tæknin í Office 365 býr sjálfkrafa til nokkrar hönnunarhugmyndir sem þú getur valið úr.
Hönnunarhugmyndirnar eru í PowerPoint.
Sem skýjaþjónusta verða Office Apps í Office 365 snjallari með tímanum. Vélnám og gervigreind gera Office forritum eins og Word, Excel, PowerPoint og Outlook kleift að laga sig að því hvernig þú vinnur, spara þér tíma og jafnvel bæta ritfærni þína.
Ein af þessum leyniþjónustum er Dictate eiginleikinn, sem gerir þér kleift að fyrirmæli texta í stað þess að slá inn. Í Microsoft Word er Dictate hnappurinn á Home flipanum á borði. Ef þú ert að nota Outlook, byrjaðu nýjan tölvupóst, farðu í Skilaboð flipann og smelltu síðan á Dictate hnappinn. Þegar Dictate táknið verður rautt geturðu byrjað að tala. Þegar þú talar birtist texti í skjalinu þínu. Gakktu úr skugga um að hljóðneminn sé virkur og þú talar skýrt og samtalslega.
Þú getur sett inn greinarmerki með því að segja nafn greinarmerkisins. Segðu til dæmis „punktur“ eða „spurningarmerki“ eða „upphrópunarmerki“ í lok setningar. Ef þú vilt byrja nýja málsgrein, segðu „ný málsgrein“.
Eftir hverju ertu að bíða? Prófaðu þennan Microsoft 365 eiginleika!
Framleiðni í Office 365 er hönnuð til að mæta þörfum fólks um allan heim með mismunandi hæfileika. Dictate, Tell Me, sem veitir skjótan aðgang að skipunum án þess að hjóla í gegnum mismunandi flipa á borðinu, og Accessibility, sem virkar óaðfinnanlega með skjálesurum, eru aðeins nokkrar af þeim eiginleikum í Office 365 sem ýta undir framleiðni og stuðla að þátttöku á vinnustað. .
Enn annar sniðugur eiginleiki sem þú munt finna í Office forritum er Lestrar eiginleiki í Word. Þó að hann sé nefndur sem einn af möguleikunum í Lærdómsverkfærum í Office sérstaklega gagnlegum fyrir fólk með lesblindu, þá er Lesa upphátturinn frábær fyrir prófarkalestur vegna þess að hann undirstrikar textann þegar hvert orð er lesið.
Bónus fyrir fólk sem hefur ekki enska móðurmálið, Lesa upphátturinn er líka frábært tæki til að læra hvernig orð eru borin fram.
Prófaðu þennan eiginleika og athugaðu hvort þú getir fellt hann inn í vinnuflæðið þitt. Lesa upp hnappurinn er í Review flipanum í Microsoft Word.
Gleðilega lestur!
Hefur þú einhvern tíma lent í því að eyða 30 mínútum í að leita að skjali sem þú vannst að fyrir nokkrum dögum en man ekki hvar það var vistað? Eða að fara í gegnum vafraferilinn þinn til að finna leit sem þú gerðir að endurbótaverkefni?
Ef þú hefur lent í þessari óþægilegu reynslu muntu vera ánægður með að vita að þú þarft ekki að eyða tíma á þann hátt aftur. Tímalínueiginleikinn í Windows 10 hjálpar þér að endurheimta tapaða framleiðni með því að gera þér kleift að sjá allar athafnir þínar í allt að 30 daga á einum skjá.
Myndin hér að neðan sýnir skjáskot af Windows tímalínunni. Rennastikan til hægri gerir þér kleift að fara á mismunandi tímapunkta og sjá virkni þína. Þú getur líka notað leitarreitinn til að gera leitarorðaleit fyrir athafnir þínar.
Windows Timeline eiginleiki.
Til að virkja Windows Timeline eiginleikann, smelltu á Task View hnappinn við hlið Cortana leitarstikunnar, eða ýttu á Windows og tab takkana.
Svo farðu á undan og haldið áfram þar sem frá var horfið með Windows Timeline. Þú getur kannski ekki farið aftur í tímann, en að minnsta kosti geturðu alltaf farið aftur í tímalínuna!
Hvernig á að koma í veg fyrir að Microsoft Word opni skrár í skrifvarandi ham á Windows. Microsoft Word opnar skrár í skrifvarandi ham, sem gerir það ómögulegt að breyta þeim? Ekki hafa áhyggjur, aðferðirnar eru hér að neðan
Hvernig á að laga villur við prentun á röngum Microsoft Word skjölum Villur við prentun Word skjala með breyttu letri, sóðalegar málsgreinar, texta sem vantar eða glatað efni eru nokkuð algengar. Hins vegar ekki
Ef þú hefur notað pennann eða hápunktarann til að teikna á PowerPoint glærurnar þínar meðan á kynningu stendur geturðu vistað teikningarnar fyrir næstu kynningu eða eytt þeim út svo næst þegar þú sýnir þær byrjarðu á hreinum PowerPoint glærum. Fylgdu þessum leiðbeiningum til að eyða penna- og auðkenningarteikningum: Að eyða línum einni á […]
Stílsafnið inniheldur CSS skrár, Extensible Stylesheet Language (XSL) skrár og myndir sem notaðar eru af fyrirfram skilgreindum aðalsíðum, síðuuppsetningum og stjórntækjum í SharePoint 2010. Til að finna CSS skrár í stílasafni útgáfusíðunnar: Veldu Site Actions→ View Allt efni á síðunni. Innihald síðunnar birtist. Style bókasafnið er staðsett í […]
Ekki yfirgnæfa áhorfendur með stórkostlegum tölum. Í Microsoft Excel geturðu bætt læsileika mælaborða og skýrslna með því að forsníða tölurnar þínar þannig að þær birtast í þúsundum eða milljónum.
Lærðu hvernig á að nota SharePoints samfélagsnetverkfæri sem gera einstaklingum og hópum kleift að eiga samskipti, vinna saman, deila og tengjast.
Julian dagsetningar eru oft notaðar í framleiðsluumhverfi sem tímastimpill og fljótleg tilvísun fyrir lotunúmer. Þessi tegund af dagsetningarkóðun gerir söluaðilum, neytendum og þjónustuaðilum kleift að bera kennsl á hvenær vara var framleidd og þar með aldur vörunnar. Julian dagsetningar eru einnig notaðar í forritun, hernum og stjörnufræði. Mismunandi […]
Þú getur búið til vefforrit í Access 2016. Svo hvað er vefforrit eiginlega? Jæja, vefurinn þýðir að hann er á netinu og app er bara stytting fyrir „umsókn“. Sérsniðið vefforrit er gagnagrunnsforrit á netinu sem hægt er að nálgast úr skýinu með vafra. Þú smíðar og viðheldur vefforritinu í skrifborðsútgáfunni […]
Flestar síður í SharePoint 2010 sýna lista yfir flakktengla á flýtiræsingarstikunni vinstra megin á síðunni. Flýtiræsingarstikan sýnir tengla á innihaldsefni vefsvæða eins og lista, bókasöfn, síður og útgáfusíður. Flýtiræsingarstikan inniheldur tvo mjög mikilvæga tengla: Tengill á allt efni vefsvæðis: […]
Fyrir einföld vandamál finnur Solver í Excel venjulega fljótt bestu Solver breytugildin fyrir hlutfallsaðgerðina. En í sumum tilfellum á Solver í vandræðum með að finna Solver breytugildin sem hámarka hlutfallsaðgerðina. Í þessum tilvikum birtir Solver venjulega skilaboð eða villuboð sem lýsir eða ræðir vandræðin sem […]
