Það tekur aðeins nokkrar mínútur að finna eitthvað sem forrit getur gert og þú getur eytt deginum í að reyna að finna út eitthvað sem forrit getur ekki gert. Hafðu í huga að Microsoft Outlook getur ekki gert þessa tíu hluti þegar þú færð það fyrst. Vegna þess að þú getur endurforritað Outlook með Visual Basic, gæti snjall maður hins vegar látið Outlook gera margt af þessu með því að búa til flýtileiðafjölva.
Búðu til sameinað pósthólf í Microsoft Outlook
Margir hafa fleiri en eitt netfang; það er frekar algengt að aðskilja viðskipta- og einkapóstreikninga. Og næstum allir nota tölvupóst í fleiri en einu tæki í dag - venjulega tölvu og farsíma. En skrifborðsútgáfan þín af Outlook 2019 getur ekki búið til eitt sameinað pósthólf ef þú notar tölvupóst sem er gerður fyrir mörg tæki - einnig þekkt sem IMAP. Android og iPad útgáfur af Outlook bjóða upp á sameinað pósthólf en ekki risastóra, virðulega skrifborðsútgáfuna. Það væri mjög þægilegt, en það er ekki að gerast í þessari útgáfu.
Ef það er mjög mikilvægt að hafa eitt pósthólf fyrir alla reikninga þína, þá er hér lausn. Stilltu alla tölvupóstreikninga þína fyrir POP aðgang þegar þú setur þá upp í Outlook og veldu að stilla reikninginn handvirkt (ítarlegar stillingar). Þegar spurt er hvort þú eigir að búa til nýja gagnaskrá eða nota þá sem fyrir er skaltu velja þá sem fyrir er (eins og outlook.pst). Gerðu þetta með sömu núverandi gagnaskrá fyrir hvern póstreikning.
Settu símanúmer inn í dagatalið þitt
Þegar þú slærð inn tíma væri gott ef Outlook gæti leitað uppi símanúmer þess sem þú ert að hitta og sett það númer inn í stefnumótaskrána. Margir snjallsímar geta gert þetta með því að leita að heimilisfangi, en þú getur ekki fengið Outlook til að fylgja í kjölfarið. Kannski einhvern annan tíma.
Opnaðu skilaboð frá lestrarglugganum
Ef þú ert eins og margir, þá þjónar listinn yfir tölvupóstskeyti sem þú geymir í Outlook sem söguleg skrá yfir allt sem þú gerir. Kannski flettirðu fram og til baka í gegnum skilaboðin þín af og til til að ná tökum á því hvað þú hefur sent hverjum og hvenær. Ef listinn þinn er tiltölulega langur og þú velur eitt skeyti til að birta í lesrúðunni og flettir síðan í gegnum listann til að skoða önnur skilaboð, geturðu ekki bara hægrismellt á lestrargluggann til að opna skilaboðin sem þú ert að skoða . Það virðist ekki vera voðalega erfitt fyrir Microsoft að láta hægrismella skipun fylgja með til að opna skilaboðin í lestrarglugganum, en hún er ekki þar.
Framkvæma tvíhliða prentun
Sumum finnst gaman að prenta áætlun sína og geyma hana í bindi til að líta út eins og ein af þessum gamaldags skipulagsbókum. Eina vandamálið við það er að Outlook veit ekki hvernig á að endurskipuleggja prentaðar síður eftir því hvort síðan er vinstra megin eða hægra megin í bókinni þegar þú skoðar hana. Þetta er mjög lítið mál, en ef það er mikilvægt fyrir þig, því miður - þú verður að búa við einhliða prentun.
Leitaðu og skiptu um svæðisnúmer
Svo virðist sem fólkið hjá símafyrirtækinu skipti oftar um svæðisnúmer en það skiptir um sokka þessa dagana. Ef þú þarft að breyta öllum 312 í 708 getur Outlook ekki gert það sjálfkrafa; þú verður að breyta þeim einn í einu. Microsoft bauð upp á tól til að breyta rússneskum svæðisnúmerum, en eins og fyrir svæðisnúmer í Bandaríkjunum - nyet!
Prentaðu lista yfir fundarmenn
Stundum, þegar þú ert að undirbúa stóran fund sem þú skipulagðir í gegnum Outlook, sérstaklega ef það er símafundur, er gaman að hafa lista yfir fundarmenn við höndina. Já, þú getur haldið fundaratriðinu opnu á dagatalinu þínu, en það virkar ekki ef þú ert að keyra fundinn og halda kynningu.
Stækkaðu tegundina í reitnum Staðsetning dagatals
Símafundir eru oft skipulagðir í Outlook þessa dagana og algengt er að innhringingarnúmer séu sett í staðsetningarreitinn á eyðublaðinu Dagatal. Nema þú sért með augu eins og haukur, þá getur verið erfitt að ráða þessar pínulitlu tölur, sérstaklega þegar þú ert að hringja í flýti - strax eftir að þú hættir í síðasta símafundi. Ég mæli með stækkunargleri.
Búðu til tengiliðaskrár fyrir alla viðtakendur tölvupósts
Þegar þú færð tölvupóst sem stílað er á heilan hóp fólks geturðu búið til dreifingarlista úr þeim skilaboðum með því að afrita alla viðtakendur í hóp. Þú getur líka breytt skilaboðum frá einum einstaklingi í einstaka tengiliðaskrá með því að draga skilaboðin að tákninu Fólk. En ef þú vilt búa til tengiliðaskrár fyrir hóp fólks, verður þú að búa til tengiliðaskrá fyrir hvern einstakling fyrir sig - ekkert að draga og sleppa og ekkert afrita og líma.
Fylgstu með tímabeltum fyrir fundi
Það er ekki óvenjulegt að nota Outlook til að skipuleggja símafundi eða Skype fundi milli fólks á mörgum mismunandi tímabeltum. Áætlunartólið í Outlook dagatalinu sýnir vinnutíma hvers og eins - ef hann hefur sett það upp - en það sýnir í raun ekki hvaða tími dags það er á staðsetningu hvers og eins. Þegar þú þarft að setja upp símtal sem mun gerast á hræðilegum tíma fyrir einhvern, þá er gott að vita nákvæmlega hversu hræðilegt. Þannig geturðu gert það aðeins minna hræðilegt. Það eru vefsíður sem hjálpa þér að skilja tímann á mörgum tímabeltum, en þær innihalda ekki upplýsingar um framboð sem þú færð í Outlook. Þannig að þú verður að giska í einu og biðjast svo afsökunar þegar þú giskar á rangt.
Afritaðu Outlook gögn auðveldlega
Margir geyma mikilvægustu viðskiptaupplýsingarnar sínar í Outlook - upplýsingar sem eru svo verðmætar að ef þær tapast gæti það nánast lokað fyrirtæki eða bundið enda á feril. Það er ekkert grín.
En eftir meira en 20 ár á markaðnum hefur Outlook aldrei fengið viðeigandi tól til að vernda eigin gögn frá tapi. Já, allir vita að þú ættir að taka öryggisafrit af öllum gögnum á tölvunni þinni reglulega og þú getur gert afrit af mikilvægum Outlook gögnum þínum (sumir af þessum litlu minnislyklum geta gert verkið, og þú getur vistað Outlook gögn í handtölvu ef þörf krefur ), en það er svolítið truflandi að engum slíkum eiginleikum hefur nokkru sinni verið bætt við Outlook sjálft. Ef þú færð tölvupóstþjónustuna þína í gegnum Microsoft Office 365 eru öll Outlook gögnin þín geymd á öruggan hátt í skýinu, svo það er líklega besta varúðarráðstöfunin þín.
10 hlutir í viðbót sem Outlook getur ekki gert fyrir þig
Því miður er Outlook líka ábótavant að sumu leyti, þó að þú gætir frekar viljað gera þessa hluti fyrir sjálfan þig samt.
Outlook getur ekki:
- Gerðu rafmagnsrennuna.
- Spilaðu „My Melancholy Baby“ fyrir þig.
- Tattúaðu nafnið á þér-veit-hvern á þú-veit-hvað þitt.
- Gríptu Energizer Bunny.
- Stöðva tannskemmdir.
- Taktu hættuna! Áskorun.
- Hjálpaðu þér að léttast um 10 kíló.
- Berjast Ráðhúsið.
- Græddu milljónir á meðan þú sefur.
- Finndu herra rétt (nema þú sendir mér tölvupóst).
Jæja. Burtséð frá öllu þessu er þetta frekar sniðugt forrit. Þú getur sparað slatta af tíma og unnið auðveldara með því að ná tökum á öllu því sem Outlook getur gert fyrir þig.