10 gullnar reglur um verkefnastjórnun

Þegar þú byrjar að nota Project 2016 geta algeng orðatiltæki (eða orðatiltæki, orðatiltæki og fyrirmæli) hér hjálpað þér að muna eftir grundvallarreglum verkefnastjórnunar. Festu þau á skrifstofuvegginn þinn svo þú getir skoðað þau allan vinnudaginn.

Rúllaðu með því

Rúllubylgjuskipulagning er frábær leið til að einfalda stjórnun verkefnis. Skipuleggðu ekki lengra inn í framtíðina en þú getur séð með sanngjörnum hætti - og ekki skipuleggja nánar en skynsamlegt er. Þegar verkefni er fyrst skipað hefurðu aðeins tímamótadagsetningar. Þegar þú byrjar að skilja meira um verkefnið geturðu skilgreint lífsferil verkefnisins og helstu afrakstur sem á að búa til í hverjum áfanga þess.

Byggja verkefnið í áföngum. Byrjaðu á fyrstu stigum og fylltu út ítarleg verkefni, röð, tilföng og tímalengd. Leyfðu síðari stigum á háu smáatriði; þannig muntu hafa minni vinnu til að endurtaka síðari verkefni sem einfaldlega er ekki hægt að sjá fyrir í upphafi verkefnisins. Þú munt líka hafa minni þörf fyrir að vinna með grunnlínu þessara síðari verkefna: Ef verkefni eru of langt fram í tímann, mun tímaþörf þeirra ekki passa við þau úrræði sem þú upphaflega lagðir til hliðar fyrir þau.

Þegar það er snemma í leiknum, forðastu að kafa ofan í smáatriði í verkefnum sem eru langt í framtíðinni. Project getur hjálpað þér við að skipuleggja bylgju þegar þú notar þessa eiginleika forritsins:

• Skýringarmynd netkerfis: Hjálpar þér að sjá verkefnisáfanga myndrænt
• Tímalína: Sýnir áfanga, afrakstur og áfanga á háu stigi
• Verkefni stækkun og samruna: Gerir þér kleift að fela eða sýna verkefnaáfanga

Settu endurnar þínar í röð

Áður en þú byrjar að búa til verkefnið skaltu gera heimavinnuna þína. Ef þú ert ekki með allar upplýsingarnar sem þú þarft þegar þú sest við tölvuna til að vinna með Project, stoppar þú stöðugt, miðar áætlanir og hleypur af stað til að finna upplýsingarnar – ekki skilvirk leið til að vinna.

Áður en þú sest niður til að búa til verkáætlun skaltu hugsa um eftirfarandi verkefnisupplýsingar:

• Raunveruleikaathugun á grunnvæntingum: Byggt á reynslu þinni í að stjórna svipuðum verkefnum með tímanum, ákvarða hvort afrakstur, fjárhagsáætlun og bráðabirgðaáætlun séu innan skynsamlegrar áætlunar. Ákveðið hvort eigi að ræða breytingar á umfangi og fjárhagsáætlun til að forðast verkefni sem er óraunhæft frá upphafi.
• Upplýsingar um auðlind : Ef auðlindin er mannleg, skráðu fullt nafn auðlindarinnar, tengiliðaupplýsingar, færni, kostnað, tímaáætlun, tímaátök, nafn stjórnanda og tengiliðaupplýsingar stjórnanda. Fyrir búnað eða aðstöðu, finndu framboð hans og kostnað.
• Liðsuppbygging: Ákvarða hvort einn liðsmaður skráir framfarir allra annarra eða öll tilföng rekja sjálf. Ákveðið hver uppfærir áætlunina eftir að breytingar eru gerðar, hver fær afrit af hvaða skýrslum og hver hefur aðgang að aðaláætluninni á netinu.
• Væntingar stjórnenda: Spyrðu hvort stjórnendur búist við að sjá reglulega skipulagðar grunnskýrslur eða annars konar skýrslur í staðinn. Spyrðu hvernig, og frá hverjum, á að fá samþykki fjárhagsáætlunar á ýmsum stigum í skipulagningu verkefnisins, og spyrðu hvort hagsmunir þvert á fyrirtæki þurfi skýrslur eða samþykki frá mörgum aðilum.
• Fyrirtækjareglur: Þessi skjöl kunna að útskýra vinnutíma og yfirvinnureglur, frídagatöl, gjöld fyrir kostnaðarkostnað eða álagningu verkefna og miðlun (eða ekki) upplýsinga með viðskiptavinum og söluaðilum.

Eftir að þú hefur velt fyrir þér vandamálunum á þessum lista ertu tilbúinn að setjast niður og byrja að slá inn upplýsingar í verkefnisverkefni. (Heyrirðu bergmál hérna inni?)

Búast við hinu óvænta

Þú veist að hann er þarna - Murphy og fjári lögum hans kveður á um að allt sem getur farið úrskeiðis mun fara úrskeiðis. Flest verkefni, sérstaklega lengri og flóknari verkefni, er ekki lokið á réttum tíma eða á kostnaðaráætlun. Starf þitt sem verkefnastjóri er að skipuleggja eins nákvæmlega og þú getur og gera síðan skynsamlegar breytingar þegar einhver kastar skiptilykil í verkin - og Project gefur þér fullt af verkfærum til að gera það. En umfram alla sjálfvirku eiginleika Project geturðu búist við breytingum með því einfaldlega að skipuleggja það.

Mikilvæga leiðin ákvarðar lengd verkefnisins. Sérhver vitur verkefnastjóri byggir varatíma og fjármagn inn í verkefni sín. Þegar verkefni lýkur viku seint og $5.000 yfir kostnaðaráætlun veit aðeins verkefnastjórinn að það var fjórum vikum seinna og $25.000 dýrara en upphaflega var áætlað, án varasjóðs.

Bættu við varasjóði fyrir meiriháttar afhendingar eða lok áfanga til að gera grein fyrir óvæntum atburðum. Þú getur jafnvel bætt við viðbragðsverkefni og útvegað það með Murphy.

Notaðu kostnaðartilföng (frekar en verk- eða efnistilföng) til að bæta ákveðnu magni af varasjóði við verk eða áfanga.

Ekki fresta til morguns. . .

Þó verkefnastjórnunarhugbúnaður geti einfaldað marga þætti vinnulífsins þíns, verða flestir sem nota Project í fyrsta skipti gagnteknir af þeim tíma sem þeir eyða í að slá inn og uppfæra gögn. Þessi verkefni geta vissulega verið fyrirferðarmikil, en verðlaunin af því að ná tökum á sjálfvirku uppfærslu- og skýrslugerðargetunni í Project vegur meira en upp fyrir vinnu sem þeir þola framan af.

Ef mögulegt er skaltu flytja inn verkefni úr Outlook eða Excel inn í Project til að flýta fyrir gagnainnslætti á skipulagsstigi.

Fylgstu með eins oft og þú getur - að minnsta kosti einu sinni í viku. Ef þú hefur ekki tilhneigingu til að fylgjast með framvindu verkefnis gætirðu lent á bak við hinn orðtakandi átta bolta. Þessi aðferð bjargar þér ekki aðeins frá því að þurfa að slá inn fjall af rakningargögnum, heldur gerir þér - og teyminu þínu - einnig kleift að sjá stöðu verkefnisins hvenær sem er. Þannig geturðu strax séð hörmungar nálgast og gert fyrirbyggjandi breytingar.

Fulltrúi, fulltrúi, fulltrúi

Forðastu löngunina til að reyna að gera allt í verkefninu sjálfur. Þó að búa til og viðhalda verkefnaskránni á eigin spýtur gæti virst gefa þér meiri stjórn á niðurstöðunni, þá er næstum ómögulegt að fljúga einn í stærra verkefni (og hugsanlega fullt starf). Auðvitað geturðu ekki leyft tugum manna að gera breytingar á áætluninni, því þú ættir á hættu að missa yfirsýn yfir hver gerði hvað og hvenær. Hins vegar, með því að fylgja þessum fáu einföldu aðferðum, geturðu breytt nokkrum fingrum í verkefnabökunni úr skaðlegu í gagnlegt:

• Tilnefna einn aðila til að meðhöndla öll gögn. Hlutverk þessa einstaklings er að slá inn öll rakningargögn í aðalskrána.
• Skiptu verkefninu í nokkur undirverkefni og gefðu fólki sem þú treystir til að starfa sem stjórnendur þessara undirverkefna. Leyfðu þeim að sjá um eigin rakningar og lagfæringar og settu síðan þessi verkefni saman í aðalverkefni svo þú getir fylgst með heildarstöðu.
• Settu samræmdar verklagsreglur fyrir liðið framan af. Ekki láta einn liðsmann tilkynna tíma á milliskrifstofublaði, annan senda þér framfarir sínar í tölvupósti og aðrir skrá vinnutíma sinn í tímablaðinu viljandi. Vinndu stefnu sem notar verkefni eiginleika til að hafa stöðug samskipti.

Þú getur fylgst með framförum á háu stigi, svo sem 25 prósent, 50 prósent, 75 prósent og 100 prósent lokið.

Skjalaðu það

Flestir hafa heyrt verkefnastjórnunarviðvörunina „Taktu forsendur þínar,“ og Project hjálpar þér að gera það auðveldlega. Notaðu þessa eiginleika til að skjalfesta upplýsingar um verkefnið:

• Athugasemd: Notaðu það bæði fyrir verkefni og úrræði til að skrá bakgrunnsupplýsingar, breytingar eða sérstök málefni.
• Skýrslur: Sérsníddu þær til að fella inn allar viðeigandi upplýsingar og hjálpa til við að skrá þróun og breytingar.
• Sjónræn skýrslur: Notaðu þennan nýja eiginleika til að mála mynd af stöðu verkefnisins fyrir sjónræna hagsmunaaðila.

Vistaðu margar útgáfur af verkefninu, sérstaklega ef þú breytir grunnlínunni í síðari útgáfum. Þannig hefurðu skrá yfir hvert skref í skipulagningu verkefnisins til að vísa til þegar spurningar vakna á götunni.

Haltu liðinu við efnið

Fylgdu þessum aðferðum til að halda samskiptaleiðum opnum:

• Notaðu Project eiginleika sem samþættast við Outlook eða önnur tölvupóstforrit. Notaðu þær til að senda verkefnisskrár eða aðrar tegundir samskipta.
• Uppfærðu samskiptastjórnunaráætlunina. Skjalaðu hver þarf hvaða upplýsingar, hvenær og hversu oft.
• Farðu yfir framfarir með liðsmönnum með því að hittast reglulega í eigin persónu, í gegnum síma eða með fundarhugbúnaði. Gakktu úr skugga um að allir liðsmenn hafi nýjustu útgáfuna af verkefnaáætluninni til að vísa í á þessum fundum.
• Birta vinnu sundurliðunaruppbyggingu (WBS) kóðann á skýrslum. Þá geturðu auðveldlega vísað til ákveðinna verkefna í stórum verkefnum án ruglings.

Mæla árangur

Þegar þú byrjar verkefnið ættir þú að hafa hugmynd um hvað er árangur og þú ættir að vita hvernig á að mæla þann árangur. Þú hefur heyrt þetta: „Þú getur fengið afhendinguna á réttum tíma, á kostnaðarhámarki eða gert rétt. Veldu tvo." Árangur getur falið í sér að ná mörgum markmiðum, svo sem

• Ánægja viðskiptavina
• Ánægja stjórnenda
• Fundur um takmarkanir á fjárlögum
• Að vera á réttum tíma

Til að ákvarða hvernig þú munt mæla árangur skaltu spyrja þessara spurninga:

• Mun árangur í fjárlagagerð þýða að fara ekki meira en 10 prósent fram úr upprunalegum áætlunum?
• Kemur verkefnið til greina á réttum tíma ef unnið er að því áætluðum fjölda vikna að frádregnum tveggja mánaða tímabili þegar þú varst í biðstöðu vegna verkfalls verkalýðsfélaga, eða skiptir heildarvinnutími minna máli en að standa við ákveðinn frest?
• Hvernig munt þú mæla ánægju viðskiptavina?
• Inniheldur árangursrík vörukynning háar sölutölur eftir kynningu, eða tókst verkefnið eingöngu vegna þess að þú færðir það út um dyrnar?

Settu áfanga í verkefninu sem endurspegla árangur hvers konar árangurs. Þegar þú nærð einum geturðu klappað liðinu þínu á bakið. Að vita hvernig árangur lítur út hjálpar þér að hvetja liðið þitt til að komast þangað.

Haltu sveigjanlegri stefnu

Það gerist eitthvað. Það hefur aldrei verið verkefni sem ekki krafðist húsnæðis fyrir óvart á leiðinni. Einkenni góðs verkefnastjóra er að hún er vakandi fyrir þessum breytingum og gerir breytingar til að takast á við þær fljótt.

Það er ekki auðvelt að gera breytingar til að mæta slæmum fréttum; í raun getur verið virkilega erfitt að flytja slæmar fréttir. Hins vegar að forðast vandamál í verkefninu og vona að það hverfi einfaldlega hefur viðbjóðslega vana að snjókast í enn verra vandamál. Eftirfarandi verkfæri geta hjálpað þér að vera vakandi fyrir breytingum og gera breytingar:

• Vinnulínuvalkosturinn getur hjálpað þér að breyta útlínu verksins í framhleðslu, bakhleðslu eða á annan hátt breytt dreifingu vinnu yfir lengd verksins.
• Notaðu Task Inspector til að sjá hvað knýr verkefni. Þú getur leitað að valkostum eins og að bæta við tilföngum, endurskoða ósjálfstæði verkefna og nota varasjóð.
• Kveiktu á sniði á mikilvægum slóðum til að sjá mikilvæga slóð verkefnisins og fylgjast með hversu mikill slaki er eftir. Að stilla verkefni til að nýta slakan á skilvirkan hátt getur haldið þér á áætlun í kreppu.

Lærðu af mistökum þínum

Ein frábær gjöf sem Project býður upp á er hæfileikinn til að líta til baka eftir að hafa lokið verkefni svo að þú getir lært af mistökum þínum. Þú getur skoðað upprunalegu áætlunina, og hverja útgáfu á eftir, til að sjá hversu vel þú áætlaðir tíma og peninga og komdu svo að því hvernig á að gera það betur.

Með því að nota skrár yfir verkefnið geturðu komið auga á þróun til að komast að því, til dæmis hvar þú virðist alltaf missa af tímasetningu, eða hvers vegna þú gefur alltaf allt of lítinn tíma í markaðsrannsóknir og allt of mikinn tíma fyrir spurningar og svör. Kannski gleymir þú alltaf að gera ráð fyrir tímabundinni aðstoð á álagstímum, eða þú ofmargar snemma, þegar þú þarft aðeins fáa.

Notaðu mikið af upplýsingum í verkefnaáætlunum til að fræða þig um eigin styrkleika og veikleika sem skipuleggjandi og stjórnandi verkefna og til að bæta færni þína með hverju verkefni sem þú tekur að þér.