Hvernig Access 2019 virkar og hvernig þú vinnur með það

Þegar þú skoðar öll forritin í Microsoft Office 2019 - Word, Excel, PowerPoint, Outlook og auðvitað Access - muntu sjá nokkra eiginleika sem eru í samræmi í föruneytinu. Access hefur nokkra eiginleika sameiginlega með restinni af forritunum í Microsoft Office pakkanum. Þú finnur sömu hnappa á nokkrum flipa og Quick Access Toolbar birtist í öllum forritum.

Ef þú veist nú þegar hvernig á að opna, vista og prenta í td Word, þá ertu líklega tilbúinn til að gera sömu hlutina í Access án nokkurra erfiðleika.

Til að ganga úr skugga um að þú sért algerlega tilbúinn fyrir aðgang, er hér að líta á helstu verklagsreglur sem geta gefið þér traustan grunn til að byggja á.

Hvernig á að opna Access

Aðgangur opnast á einhvern af nokkrum vegum. Svo, eins og veitingastaður með mjög yfirgripsmikinn matseðil, munu sumir elska allt valið og aðrir munu segja: „Ég get ekki ákveðið mig! Það eru bara of margir valkostir til að velja úr!“

Nú muntu lenda í aðstæðum þar sem ein af leiðunum er augljóslega besti kosturinn - án efa, og sú verður leiðin til að fara. En hvað ef þú hefur aldrei heyrt um það? Þú munt reyna að finna símanúmerið mitt (ég er óskráð — ha!) svo þú getir sagt mér hug þinn. Svo til að kynna þér allt þitt val (svo þú sért tilbúinn í allar aðstæður), hér eru allar leiðirnar sem þú getur opnað Access:

• Windows 8.1 notendur geta notað hvaða sem er af nokkrum aðferðum til að ræsa forrit - smelltu á neðra vinstra hornið á skjánum til að birta Start táknið, ýttu á Windows takkann á lyklaborðinu, eða ef þú ert með snertiskjá, bankaðu á Start hnappinn. Þegar upphafsskjárinn birtist, pikkarðu á Aðgangur að forritaflisanum.

Ef þú hefur nýlega notað Access, sérðu það á listanum vinstra megin á Start valmyndinni. Veldu bara Start→ Microsoft Access 2019 og Access opnast.

• Tvísmelltu á hvaða Access gagnagrunnsskrá sem er til staðar á skjáborðinu þínu eða í möppu (eins og sýnt er). Aðgangur opnast sjálfkrafa.

Tvísmelltu á Access gagnagrunnsskrá og Access opnast strax.

Góðar fréttir: Access 2019 mun opna gagnagrunnsskrár sem þú bjóst til með fyrri útgáfum af Access og ætti að styðja hvaða eiginleika sem eru notaðir í þessum gagnagrunnsskrám. Allar töflur þínar ættu að opnast rétt og skýrslur, eyðublöð og fyrirspurnir ættu líka að virka vel.

• Ef einhver hjálpsamur einstaklingur hefur bætt Access við Quick Launch tækjastikuna (á verkstikunni) geturðu smellt á Access 2019 táknið (það lítur út eins og A á forsíðu bókar) og svo er það. Aðgangur opnar fyrir þig strax þar og þá.

Hvernig á að velja upphafsstað í Access

Svo, Access er opið og (að því gefnu að þú hafir opnað það úr Start valmyndinni eða frá Quick Launch hluta verkstikunnar) ertu að glápa á Access viðmótið. Þú gætir séð eiginleika þar sem tilgangur þinn forðast þig eða sem þú veist ekki enn hvernig á að nota.

Skoðaðu hvernig Access býður þér til að byrja með gagnagrunninn þinn, hvort sem það er núverandi gagnagrunnur sem þarfnast vinnu eða nýr sem þú hefur allt skipulagt og tilbúinn til að fara í.

Opnun núverandi gagnagrunns

Jæja, þetta er auðveldasta. Ef gagnagrunnur er þegar til geturðu opnað hann með því að smella á File flipann (efst til vinstri á vinnusvæðinu) og velja Opna af listanum yfir skipanir sem birtist. Eins og sýnt er hér opnast spjaldið sem sýnir tegundir skráa sem þú getur opnað (bara hægra megin við langa rauða skráarspjaldið) og gagnagrunna sem þú hefur síðast notað. Smelltu á orðið Nýlegt á listanum nálægt vinstri og smelltu síðan á gagnagrunninn í Nýlegum lista, og hann opnast með núverandi töflum, fyrirspurnum, skýrslum og eyðublöðum lengst til vinstri í glugganum.

Veldu nýlega notaða gagnagrunninn þinn af Nýlegum lista til hægri.

Þegar gagnagrunnurinn opnast geturðu opnað og skoðað ýmsa hluta hans með því að tvísmella á þá á því spjaldi lengst til vinstri; hvað sem þú opnar birtist í aðal, miðhluta gluggans. Eftirfarandi mynd sýnir dæmi: tafla, tilbúin til breytinga.

Fyrirliggjandi tafla, tilbúin fyrir fleiri færslur.

Eftir að þú hefur opnað töflu geturðu byrjað að slá inn eða breyta færslum. Ef þú vilt fikta við einhverjar fyrirspurnir sem fyrir eru geturðu líka opnað þær með því að smella á þær á listanum vinstra megin á vinnusvæðinu.

Ræsir nýjan gagnagrunn frá grunni

Svo þú hefur ekki gagnagrunn til að opna, ha? Jæja, ekki láta það stoppa þig. Til að byrja á nýjum þarftu bara að opna Access.

Gagnagrunnsskrá geymir alla gagnagrunnshlutana þína. Allt sem tengist gögnunum er hluti af gagnagrunninum, þar á meðal:

• Allar töflurnar sem geyma gögnin þín
• Fyrirspurnir sem hjálpa þér að leita og nota gögnin
• Skýrslur sem sýna hvað gögnin þín eru og hvað þau þýða
• Eyðublöð sem gera fólki kleift að skoða, slá inn og breyta gögnum

Eftir að Access er opið skaltu smella á Nýja skipunina í File flipanum (ef það er ekki þegar virka skipunin). Frá skjánum sem myndast geturðu smellt á Blank Desktop Database hnappinn (sýndur hér) til að byrja.

Smelltu á Blank Desktop Database hnappinn í New hópnum.

Næst skaltu gefa gagnagrunninum nafn (sjá gluggann sem birtist á eftirfarandi mynd) og smelltu á Búa til hnappinn.

Nefndu gagnagrunninn eitthvað sem kemur í stað almenna DatabaseX.accdb.

X-ið í myndatextanum táknar tölu; Access úthlutar samfelldum númerum við sjálfgefna nöfnin. Myndin sýnir 1 bætt við skráarnafnið.

Ef þetta er alger fyrsti gagnagrunnurinn þinn í nýrri uppsetningu á Access, mun skráarnafnið sem boðið er upp á í þessu spjaldi vera Database1. Athugaðu að þú þarft ekki að slá inn skráarlengingu hér; Aðgangur mun bæta við réttu fyrir þig.

Hvað er litla gula mappan í glugganum þar sem þú nefndir nýja gagnagrunninn þinn? Það gerir þér kleift að velja möppu (aðra en sjálfgefna Skjalamöppuna í Windows 8/8.1) sem þú getur vistað gagnagrunninn þinn í. Smelltu á möpputáknið eftir að þú hefur slegið inn heiti fyrir gagnagrunninn þinn og notaðu síðan File New Database valmyndina sem myndast til að velja staðsetningu - núverandi undirmöppu innan Skjöl, skjáborðið, netdrif (ef þú ert á neti, segðu kl. skrifstofunni þinni), eða Office 365 OneDrive. Glugginn lítur mjög vel út fyrir alla sem hafa notað hvaða Windows forrit sem er, svo þetta verður ekki nýtt svæði fyrir þig.

Á þessum tímapunkti, með nýja gagnagrunninn þinn opinn, geturðu byrjað að slá inn færslur í fyrstu töfluna þína eða byrjað að nefna reitina þína og setja þá upp. Reitarnaöfnin fara í efstu röð (auðkennisreiturinn er þegar búinn til, sjálfgefið í nýju töflunni), og merkingin Smelltu til að bæta við er efst á dálknum með virka reitnum. Ef þú velur að vista töfluna þína núna (hægrismelltu á Tafla1 flipann og veldu Vista), geturðu nefnt borðið þitt eitthvað gagnlegra en Tafla1.

Byrjar á sniðmáti

Access býður upp á sniðmát (tilbúnar skrár sem virka eins og gagnagrunnskökur) fyrir nýja gagnagrunnsþarfir þínar. Þú munt finna sett af sniðmátstáknum á sama nýja spjaldinu þar sem við völdum bara tóman skrifborðsgagnagrunn. Eins og sýnt er geturðu valið sniðmátsflokk með því að smella á eitthvað af orðunum undir leitarglugganum Leita að sniðmátum á netinu og leitað á netinu að sniðmátum í þeim flokki.

Skoðaðu gagnagrunnssniðmát fyrir þann flokk sem þú valdir.

Þegar netleitinni er lokið (að því gefnu að þú sért nettengdur á þeim tíma), birtist röð af stórum hnöppum, einn fyrir hvert sniðmát sem passar við leitina þína. Athugaðu að stærri listi yfir flokka — til að nota ef þú vilt leita aftur að öðrum flokki sniðmáta — birtist hægra megin.