Skjölum breytt með IBM Workplace Services Express

Venjulega geturðu breytt þínum eigin skjölum í IBM Workplace Services Express (WSE), og, allt eftir aðgangsstillingum skjalasafnsins, gætirðu líka breytt skjölum liðsfélaga. Hins vegar geturðu stundum alls ekki breytt skjölum, ekki einu sinni skjölunum sem þú bjóst til sjálfur.

Þú getur auðveldlega séð hvort þú getur breytt skjali því þegar þú opnar það sérðu annað hvort Breyta hnappinn eða ekki.

Hér eru nokkrar ástæður fyrir því að þér gæti verið meinað að breyta skjali:

• Ekki er víst að skjalasafnið sé sett upp til að leyfa þér að breyta neinu af skjölunum, vegna eðlis safnsins sjálfs.

• Skjalið er læst - annað hvort er einhver annar í teyminu þínu að breyta því eða einhver læsti því handvirkt til að koma í veg fyrir frekari breytingar.

Að því gefnu að þú getir breytt tilteknu skjali - vegna þess að þú hefur réttan aðgang og skjalið er ekki læst - fjalla eftirfarandi hlutar um nokkra af þeim aukahlutum sem þú getur gert með skjalinu auk þess að breyta raunverulegu innihaldi þess.

Að breyta eiginleikum skjals

Mikilvægasti hluti skjals er auðvitað innihald þess. En það er meira í skjalinu, hvað varðar WSE.

Þú getur breytt eiginleikum skjalsins - reitunum sem WSE rekur um hvert skjal - eins og nafn skjalsins, lýsingu og svo framvegis. Þetta efni um skjal er stundum kallað lýsigögn. Skjalaeiginleikar geta verið mjög mikilvægir til að tryggja að aðrir liðsmenn geti fundið skjalið, sérstaklega þegar þeir leita að því. Því meiri upplýsingar sem þú setur inn í eignareitina, því meiri líkur eru á að aðrir notendur geti nálgast og notað efnið í skjalinu.

Til að breyta eiginleikum skjals, hvort sem það var búið til með Office eða WSE ritstjóra, fylgdu þessum skrefum:

1. Finndu og opnaðu skjalið sem þú vilt breyta og smelltu á Breyta hnappinn.

Eyðublaðið Breyta skjali birtist.

2. Notaðu eyðublaðið Breyta skjali til að breyta titli skjalsins, lýsingu eða ákjósanlegu tungumáli.

3. Þegar þú ert búinn skaltu smella á hnappinn Birta, Senda til samþykkis eða Vista sem einkadrög, eftir því sem við á.

Skjalið er vistað og lokað.

Skipt um skjal

Stundum gætir þú þurft að skipta um skjal, lás, lager og tunnu. Þetta er ekki eitthvað sem þú gerir oft, en stundum ertu með skrá á staðbundnum harða disknum þínum sem þú þarft að hlaða upp í stað skjals sem er nú þegar á bókasafninu. Óþarfur að segja að núverandi skjal er, vel, skipt út - varanlega - svo farðu varlega. Þú getur ekki skipt út skjali sem hefur verið vistað sem drög í bið.

Notaðu þessi skref til að skipta um skjal sem fyrir er í skjalasafni fyrir eitt úr tölvunni þinni:

1. Finndu og opnaðu skjalið sem þú vilt skipta út.

2. Smelltu á Skipta út hnappinn.

Eyðublaðið Skipta út skjali birtist.

3. Smelltu á Browse hnappinn og veldu skrána á harða disknum þínum sem þú vilt hlaða upp sem skipti.

4. Smelltu á hnappinn Birta, Senda til samþykkis eða Vista sem einkadrög, eftir því sem við á.

Nýja skjalið birtist í skjalasafninu og það gamla hverfur.

Færa eða afrita skjal

Þrátt fyrir að skrefin við að afrita og færa skjal séu nánast þau sömu eru niðurstöðurnar auðvitað mismunandi. Þegar þú afritar skjal endar þú með tvær eins útgáfur af skjalinu í tveimur mismunandi möppum. Þegar þú færir skjal er skjalið tekið úr upprunalegu möppunni og sett í möppuna sem þú tilgreinir.

Notaðu þessi skref til að afrita eða færa skjal í skjalasafni:

1. Finndu og opnaðu skjalið.

2. Veldu Fleiri aðgerðir –> Afrita eða Fleiri aðgerðir –> Færa.

Eyðublaðið Afrita í möppu (eða Færa í möppu) birtist.

3. Veldu áfangamöppuna þar sem þú vilt setja afritaða eða færta skjalið.

4. Smelltu á OK.

Skjalið er afritað eða fært á nýjan stað.