Bætir nýjum tengiliðum við í lögum! 2005

Á einfaldasta stigi, megintilgangur ACT! er að þjóna sem staður til að geyma alla tengiliði sem þú hefur samskipti við daglega. Þú getur bætt við og breytt öllum tengiliðum þínum úr Tengiliðaupplýsingaglugganum vegna þess að hann inniheldur allar upplýsingar sem tilheyra einni tiltekinni skráningu og gerir þér kleift að sjá alla tengiliðareitina þína.

Þú átt líklega fullt af tengiliðum sem þig langar að slá inn í gagnagrunninn þinn, svo hoppaðu strax inn og fylgdu þessum skrefum:

Ef þú ert ekki nú þegar í tengiliðaupplýsingaglugganum, farðu þangað með því að smella á tengiliðatáknið á ACT! Nav bar.

Í glugganum Tengiliðaupplýsingar, veldu einn af þremur leiðum til að bæta nýjum tengilið við gagnagrunninn þinn:

• Veldu Tengiliður → Nýr tengiliður.

• Smelltu á táknið Nýr tengiliður á tækjastikunni.

• Ýttu á Insert takkann á lyklaborðinu.

Að hefja einhverja af fyrri skipunum leiðir til auðrar tengiliðaskrár. Þú ert nú tilbúinn til að slá inn upplýsingar um nýja tengiliðinn.

Byrjaðu að slá inn upplýsingar með því að smella í reitinn Fyrirtæki og slá inn nafn fyrirtækis tengiliðsins.

FRAMKVÆMA! gerir ekki greinarmun á raunverulegum tengiliðum og auðum tengiliðum. Misbrestur á að slá inn upplýsingar eða ýta endurtekið á Insert-lykilinn leiðir til fjölda auðra tengiliðaskráa, sem eru til einskis og þjóna aðeins til að stífla gagnagrunninn. Svo, þó að þér sé frjálst að yfirgefa eitthvað af ACT! reitir auðir, þú þarft að slá inn eitthvað, svo byrjaðu á nafni fyrirtækisins.

Þú getur alltaf farið aftur í skrá síðar og bætt við, breytt eða eytt hvaða upplýsingum sem er í hvaða reit sem er.

Smelltu í næsta reit þar sem þú vilt slá inn upplýsingar og byrjaðu að slá inn.

Þú getur líka notað Tab takkann til að fara í næsta reit. Ef þú ýtir óvart einu sinni of oft á Tab takkann gætirðu komist að því að þú fórst einum of mörgum reitum fram og lentir á röngum reit. En ekki hafa áhyggjur: Haltu Shift takkanum niðri og ýttu svo á Tab til að færa bendilinn í öfuga átt.

Haltu áfram að fylla út reiti.

FRAMKVÆMA! kemur með um það bil 50 fyrirfram forrituðum reitum sem endurspegla þarfir flestra notenda. Margir reitanna skýra sig nokkuð sjálfir (og endurspegla þá tegund upplýsinga sem þú býst líklega við að finna í hvaða heimilisfangaskrá sem er): nafn tengiliðar, nafn fyrirtækis, sími, borg, ríki og póstnúmer. Þetta er þægilega staðsett efst í glugganum með upplýsingum um tengiliðaupplýsingar. Nokkrir reitanna eru aðeins minna augljósir:

• Heimilisfang: Ef þú gerir ráð fyrir að reitirnir þrír ACT! kveður á um heimilisfangið er ætlað að geyma þrjú önnur heimilisföng, þú hefur rangt fyrir þér! Annar og þriðji heimilisfangsreiturinn er ætlaður fyrir mjög löng heimilisföng. Þessi reitur er góður staður til að innihalda nafn byggingar ef það er óaðskiljanlegur hluti heimilisfangsins.

• 5160 merkimiðar, sem almennt eru notaðir fyrir fjöldapóstsendingar, prenta venjulega fjórar línur af upplýsingum: fyrirtæki, tengilið, heimilisfang og borg/ríki/póstnúmer (allt á fjórðu línunni). Ef þú þarft að nota annan og þriðja heimilisfang reitinn þarftu stærri merkimiða.

• Auðkenni/staða: Auðkenni/staða reiturinn er í meginatriðum flokkareiturinn og hann skráir hvern tengilið þinn í flokka. Með því að nota auðkenni/stöðu reitinn þarftu ekki að setja upp margs konar gagnagrunna handvirkt: einn fyrir vini þína, einn fyrir viðskiptavini þína, einn fyrir söluaðila þína, og svo framvegis. Auðkenni/staða reiturinn er forstilltur með nokkrum tugum af algengustu flokkunum, þar á meðal vinum, viðskiptavinum, söluaðilum og keppinautum, sem gerir leit að hverjum þessara flokka auðveld.

• Kveðja: Þessi reitur vísar til nafnsins sem kemur á eftir orðinu Kæri í bréfi, sem er notað í bréfasniðmátunum þínum. Sjálfgefið er að ACT!, sem er vinaleg gerð, notar fornafnið. Ekki hika við að breyta kveðjunni í formlegri.

• Ef þú vilt frekar nota formlegri kveðju sem sjálfgefna stillingu skaltu velja Verkfæri → Kjörstillingar og smella á kveðjustillingar hnappinn sem er þægilega staðsettur á Almennt flipanum.

• Vísað til: Þessi reitur er einn sá reitur sem oftast gleymist í gagnagrunninum. Upplýsingar sem færðar eru inn í þennan reit eru notaðar í skýrslunni Uppruni tilvísana; misbrestur á að slá inn upplýsingar sem vísað er til gerir skýrsluna gagnslausa. Svo hvað er málið? Segjum sem svo að þú sért að borga fyrir að auglýsa í tveimur dagblöðum — væri ekki gott að vita hvert þeirra vakti mesta möguleika? Ef þú ert að sækja vörusýningar eða leggur mikinn tíma og fyrirhöfn í vefsíðuna þína, myndirðu ekki vilja vita hvort viðleitni þín hafi skilað nýjum viðskiptum? Og ef núverandi viðskiptavinur sendir þér fullt af nýjum sölum, væri þá ekki gott að heiðra hann með fallegri skinku á jólunum frekar en venjulegri ávaxtaköku?

• Notandi: Taktu eftir því að nokkrir notendareitir eru neðst í glugganum Tengiliðaupplýsingar. Þessir reitir geyma upplýsingar sem eru sértækar fyrir fyrirtæki þitt.

• Skildu þessa tilteknu reiti eftir auða þar til þú endurnefnir þá. Ef þú gerir það ekki gætirðu endað með ýmiss konar gögn færð inn í einn reit.

  Þú getur alltaf farið til baka og bætt við, breytt eða eytt svæðisgögnum hvenær sem er!

Ekki vera brugðið þegar ACT! forsníða sjálfkrafa sum svæðisgögnin þín þegar þú slærð inn upplýsingar.

Bættu gögnunum þínum við eins jafnt og mögulegt er.

Ef nauðsyn krefur skaltu bæta mörgum færslum við reit.

Almennt séð er best að takmarka þig við einn hlut á hverju sviði. Af og til finnur þú aðstæður þar sem tengiliður flokkast í tvo flokka. Til dæmis gæti JoAnne Chamar verið bæði vinur og viðskiptavinur. Í þessum aðstæðum geturðu notað fellilistann til að slá inn fleiri en eitt atriði í reit.

Fylgdu þessum skrefum til að velja nokkur skilyrði til að vera með í einum reit:

• a. Settu bendilinn í reitinn.

• b. Hakaðu við valið sem þú vilt.

• c. Smelltu á viðeigandi færslur úr Breyta listagildum svarglugganum.

• d. Smelltu hvar sem er fyrir utan gluggann til að loka honum.

  Hinar ýmsu færslur birtast í reitnum, aðskildar með kommu.

Þegar þú fyllir út upplýsingarnar fyrir hvern nýjan tengilið skaltu ekki gleyma að smella á hina ýmsu flipa neðst í útlitinu þínu.

Þú finnur fleiri reiti í leyni á þessum flipa. Heimilisfang flipinn er staðurinn sem þú skráir persónulegar upplýsingar um tengilið. Þú gætir verið með nokkra aðra flipa sem þú getur líka valið úr.

Mismunandi skipulag sýna mismunandi flipa. Ef þú breytir núverandi skipulagi, ertu líklega að horfa á annað sett af flipa.

Ef þú gleymir að smella á þessa flipa neðst í Tengiliðaupplýsingaglugganum gætirðu horft framhjá sumum reitunum sem þú þarft til að fylla út mikilvægar upplýsingar. Svo vertu viss um að smella á þá flipa!

Vistaðu nýju tengiliðaupplýsingarnar.

Fræðilega séð þarftu ekki að vista nýjar tengiliðaupplýsingar; það er vistað ef þú gerir eitthvað af eftirfarandi:

• Framkvæmdu hvaða aðra ACT! skipun, sem felur í sér allt frá því að bæta við athugasemd eða sölutækifæri til að skipuleggja stefnumót.

• Farðu yfir í aðra skrá í gagnagrunninum.

• Smelltu á Vista hnappinn (táknað með litlu disklingatákninu á tækjastikunni).

• Ýttu á Ctrl+S.