Hvernig á að skipuleggja framtíðaraðdráttarfund

Eins og fyrrverandi forseti, Dwight D. Eisenhower, sagði einu sinni af gáleysi, „Áætlanir eru einskis virði, en skipulag er allt. Í samhengi við Zoom er skynsamlegt að boða til sjálfkrafa fundar við ákveðnar aðstæður, sérstaklega þegar textatengd samskipti virka bara ekki. Þegar það er tekið til hins ýtrasta væri atvinnulíf hverrar manneskju óviðráðanlegt og jafnvel beinlínis óreiðukennt ef hún gæti ekki að minnsta kosti reynt að skipuleggja dagana sína.

Í þessu skyni gerir Zoom það auðvelt að skipuleggja framtíðarfundi með öðrum og fylgjast með skráningu þátttakenda. Það sem meira er, með því að skipuleggja fundi opnarðu viðbótareiginleika sem geta gert fundina þína verðmætari fyrir alla hlutaðeigandi.

Hvernig á að skipuleggja Zoom fund

Til að skipuleggja fund með einstaklingi eða hópi fólks fyrirfram skaltu fylgja þessum skrefum:

Smelltu á Home táknið efst á skjáborðsbiðlaranum.

Smelltu á bláa áætlunarhnappinn. Zoom sýnir fundaráætlunargluggann sem sýndur er.

Að skipuleggja Zoom fund í framtíðinni.

Sérsníddu stillingar fundarins. Þú getur breytt því

• Efni og lýsing
• Dagsetning
• Upphafs- og lokatími
• Auðkenni fundar
• Hljóð- og myndvalkostir
• Samþætting við þriðja aðila dagatalsverkfæri, eins og Microsoft Outlook og Google Calendar
• Ítarlegir valkostir, þar á meðal hvort þú hafir úthlutað einhverjum öðrum gestgjöfum

  Að velja Mynda sjálfkrafa fyrir fundarauðkennið þýðir að Zoom framleiðir og dreifir einstöku, einnota númeri. Með öðrum orðum, þú munt ekki nota PMI fyrir þennan fund.

Þegar þú hefur lokið skaltu smella á bláa tímaáætlunarhnappinn. Þú hefur nú skipulagt fund þinn. Zoom birtir fundarstaðfestingarskilaboð með öllum viðeigandi upplýsingum, eins og þeirri sem sýnd er hér.

Skoða fyrirhugaðan Zoom fund.

Frá staðfestingu fundarins geturðu framkvæmt eftirfarandi aðgerðir með því að smella á tengda hnappa:

• Opna: Opnar dagatalið í sjálfgefna dagatalsforriti tölvunnar þinnar.
• Loka: Lokar glugganum.
• Afritaðu boðið: Sendir upplýsingar fundarins á klemmuspjaldið þitt. Héðan geturðu límt það í tölvupóst eða hvar sem þú vilt.

Skoðaðu áætlaða fundi með því að smella á Fundartáknið efst á Zoom skjáborðsbiðlaranum.

Þó að þú getir aðeins haldið einn fund í einu á hvert tæki geturðu tímasett eins marga og þú vilt fyrirfram.

Zoom gerir notendum einnig kleift að skipuleggja fundi í gegnum vefgáttina og í gegnum mismunandi vafraviðbætur.

Hvernig á að breyta áætluðum fundi

Segðu að þú hafir skipulagt fundinn þinn. Eftir að hafa hugsað um það ákveðurðu þó að þú viljir gera nokkrar breytingar. Jú, þú getur ruglað fundi þínum og valdið eyðileggingu með dagatölum annarra. Betri leið felur þó í sér að breyta núverandi fundi þínum - eitthvað sem Zoom gerir þér kleift að gera auðveldlega með því að fylgja þessum skrefum:

Í Zoom vefgáttinni, undir persónulegum haus, smelltu á Fundir.

Smelltu á nafn fundarins sem þú vilt breyta. Zoom sýnir grunnupplýsingar um áætlaðan fund þinn.

Smelltu á hvíta Breyta þessum fundi hnappinn neðst í hægra horninu á síðunni.

Gerðu hvaða breytingar sem þú vilt. Þú getur breytt eftirfarandi:

• Umræðuefni
• Dagsetning og upphafs- og lokatími
• Auðkenni fundar
• Hljóð- og myndvalkostir
• Ítarlegir valkostir, þar á meðal hvort þú hafir úthlutað öðrum gestgjöfum

Smelltu á bláa Vista hnappinn.

Safnaðu þátttakendum í gegnum skoðanakannanir

Bruce hefur skipulagt væntanlegan fund með meðlimum E Street Band hans. Meðan á símtalinu stendur vill hann fá viðbrögð allra. Jú, þátttakendur munu bæði geta hringt inn og slegið inn textatengdar athugasemdir í spjallglugganum. Þessi tegund af óskipulögðum gögnum er oft dýrmæt, en að safna þeim saman er venjulega sóðalegt og tímafrekt, sérstaklega með stærri hópa. Skipulögð gögn er miklu auðveldara að safna og greina. Í þessu skyni er betri leið í mörgum tilfellum að framkvæma skoðanakönnun - sem sýnir strax niðurstöður.

Zoom áskilur sér kannanir fyrir viðskiptavini um úrvalsáætlanir.

Virkjar skoðanakönnun á reikningsstigi

Til að virkja skoðanakönnun fyrir alla meðlimi fyrirtækis þarf stjórnandi eða eigandi að fylgja þessum skrefum:

Í Zoom vefgáttinni, undir Admin hausnum, smelltu á Account Management.

Smelltu á Reikningsstillingar.

Undir könnunarhlutanum, smelltu á skiptahnappinn hægra megin á síðunni. Það verður blátt. Zoom birtir nýjan glugga sem biður þig um að staðfesta val þitt.

Smelltu á bláa Kveikja hnappinn. Zoom staðfestir að það hafi uppfært stillingarnar þínar.

Þú þarft aðeins að virkja kannanir einu sinni á reikningsstigi.

Að búa til skoðanakönnun fyrir áætlaðan fund þinn

Eftir að þú hefur virkjað skoðanakannanir geturðu búið til eina eða fleiri skoðanakannanir fyrir komandi fund:

Í Zoom vefgáttinni, undir persónulegum haus, smelltu á Fundir.

Vinstra megin á síðunni, undir Komandi fundir, smelltu á fundinn sem þú vilt skipuleggja skoðanakönnun fyrir.

Skrunaðu niður neðst á síðunni og smelltu á hvíta Bæta við hnappinn við hlið orðanna Þú hefur ekki búið til neina skoðanakönnun ennþá.

Í glugganum sem birtist skaltu slá inn titil spurningar þinnar.

(Valfrjálst) Veldu gátreitinn Nafnlaus ef þú vilt fela svör fundarmanna.

Sláðu inn nafn spurningar þinnar.

Tilgreindu hvort spurningin sé ein- eða fjölvalsspurning með því að velja viðeigandi gátreit.

Sláðu inn möguleg svör í textareitina.

(Valfrjálst) Til að halda áfram að bæta við spurningum, smelltu á + Bæta við spurningu og endurtaktu skref 4 til 8.

Þegar þú hefur lokið við að setja upp skoðanakönnun þína skaltu smella á bláa Vista hnappinn.

Þú getur nú skoðað könnunina eins og þessi mynd sýnir.

Vistað skoðanakönnun fyrir Zoom fund í framtíðinni.

Athugaðu að Zoom tengir kannanir við PMI tiltekna notenda, lítið en mikilvægt atriði. Segðu að Hank þurfi að skipuleggja fund með hinum DEA umboðsmönnum á skrifstofu sinni. Hann er að meta tvo möguleika sína:

• Að nota PMI: Ef hann fer þessa leið getur hann fengið aðgang að öllum könnunum sem hann hefur búið til undir PMI.
• Að leyfa Zoom að búa til einnota fundarauðkenni sjálfkrafa: Ef Hank velur þennan valkost, þá á skoðanakönnun hans aðeins við um þann tiltekna fund. Þar af leiðandi myndi hann ekki geta endurunnið þau eða flutt á annan fund.

Hvort heldur sem er, einhvern tíma á fundinum geta gestgjafar sett skoðanakannanir sínar af stað.

Gerðu það sem þú vilt, en ég myndi ekki láta framseljanleika kannana stjórna ákvörðun þinni um að nota PMI eða ekki.

Hvernig á að standa að fundarskráningu

Þó að það sé valfrjálst, þá hefur það ýmsa augljósa kosti að krefjast þess að þátttakendur skrái sig fyrir fundi í framtíðinni, þar á meðal að telja fjölda höfuða fyrirfram. Þar fyrir utan getur fyrirtæki eða yfirmaður þinn skipað mætingu á ákveðna fundi.

Að krefjast þess að aðrir skrái sig á fundinn þinn

Brandt heldur mikilvægan deildarfund og vill tryggja að allir starfsmenn mæti. Sem slíkur krefst hann skráningar með því að fylgja þessum skrefum:

Í Zoom vefgáttinni, undir persónulegum haus, smelltu á Fundir.

Smelltu á nafn fundarins sem þú vilt skoða skráningarupplýsingarnar um.

Smelltu á hvíta Breyta þessum fundi hnappinn.

Skrunaðu niður að orðinu Skráning og veldu Required gátreitinn.

Smelltu á bláa Vista hnappinn. Zoom færir þig aftur á aðalfundarsíðuna.

(Valfrjálst) Hægra megin við skráningartengil, afritaðu einstaka vefslóð eða smelltu á Afrita boð til að skoða nánari upplýsingar um fundinn.

Dreifðu hlekknum eða fundarupplýsingum til allra fundarmanna hvernig sem þú velur.

Skráning á næsta fund

Brandt stýrir tíu manna starfsliði. Hann hefur krafist þess að fólkið skrái sig á mánaðarlegan fund sinn. Ennfremur hefur hann dreift hlekknum til fundarmanna, kannski jafnvel í gegnum Zoom Meetings & Chat. Þegar aðrir smella á þá slóð munu þeir sjá eyðublað svipað því sem birtist hér:

Skráningareyðublað fyrir Zoom fund.

Skoða skráningargögn

Eftir að fundarmenn hafa fyllt út og sent inn fundarskráningareyðublað geymir Zoom upplýsingarnar sínar. Þú getur fengið aðgang að því með því að fylgja þessum skrefum:

Í Zoom vefgáttinni, undir persónulegum haus, smelltu á Fundir.

Smelltu á nafn fundarins sem þú vilt skoða skráningarupplýsingarnar um.

Skrunaðu niður á flipann Skráning og hægra megin við Stjórna þátttakendum, smelltu á Skoða.

Zoom sýnir glugga svipað þeim sem sýndur er.

Skoða skráningarfunda.

Smelltu á Breyta hnappinn til að sérsníða skráningarvalkostina þína enn frekar.