Ef þú vistar ekki vinnuna þína í Office skjali, vinnubók eða kynningu, hverfur það sem þú hefur slegið inn þegar þú lokar forritinu eða slekkur á tölvunni þinni. Með því að vista vinnuna þína er það geymt til síðari notkunar. Þegar „síðar“ kemur geturðu opnað skrána á ýmsa vegu.
Skrefin til að vista, opna og prenta gagnaskrár eru næstum nákvæmlega þau sömu í hverju forriti, svo að ná góðum tökum á þeim í einu forriti gefur þér stórt forskot í hinum forritunum. Í þessum kafla muntu sjá grunnfærni sem mun þjóna þér vel til að vinna með gagnaskrár, sama hvaða forrit þú ert að nota.
Í hverju forriti birtast tenglar á þær skrár sem síðast voru notaðar á skráarvalmyndinni, á listanum Nýlega. Smelltu á File hnappinn og smelltu síðan á Nýlega flokkinn; smelltu síðan á hvaða skrá sem er nýlega notuð til að opna hana fljótt aftur.
Þegar þú opnar og vistar fleiri skrár breytist listinn yfir nýlega notaðar skrár. Ef þú vilt ganga úr skugga um að tiltekin skrá sé áfram á listanum, smelltu á hnappinn til hægri.
Ef skráin sem þú vilt opna birtist ekki á Nýlegum lista, smelltu á Opna skipunina (Skrá→ Opna) til að birta Opna valmyndina. Þaðan geturðu valið skrána sem þú vilt og smellt síðan á Opna.
Ef þú vilt opna skrá á öðrum stað en sjálfgefna möppunni geturðu skipt yfir í mismunandi geymslustaði í Opna valmyndinni á sama hátt og þú gerir í Vista sem valmyndinni.