Hvernig á að deila efni með þátttakendum Zoom fundar

Tól til að deila skjám og athugasemdum hafa verið til í áratugi. Reyndar, ef Zoom hefði ekki tekist að innihalda þessa dýrmætu eiginleika, myndu margir með réttu líta á þá áberandi aðgerðaleysi, þar með talið þitt.

Fundir og spjall er meira en verkefnið. Þú getur deilt skjánum þínum með öðrum og jafnvel leyft þeim að stjórna mús og lyklaborði tölvunnar þinnar. Það sem meira er, þú getur leyft öðrum að merkja upp skjáinn þinn - og öfugt.

Deildu skjánum þínum með öðrum

Sem gestgjafi fundarins geturðu auðveldlega deilt skjánum þínum með þátttakendum með því að fylgja þessum skrefum:

Dragðu músina neðst á skjáinn meðan á fundinum stendur. Zoom sýnir fundarvalmyndina.

Smelltu á Skjádeilingartáknið. Zoom sýnir öll opin forrit tölvunnar þinnar eins og þú sérð hér.

Velja skjá til að deila með fundarmönnum.

Ef þú ert að nota marga skjái og forrit skaltu búast við fjölbreyttu úrvali.

Smelltu á tiltekinn skjá, skjáborð eða forrit sem þú vilt deila með fundarmönnum. Þú getur líka valið töfluna frá Zoom eða spjaldtölvuna þína eða snjallsíma ef þú hefur tengt þá við tölvuna þína í gegnum snúrur.

(Valfrjálst) Ef þú vilt deila hljóði tölvunnar þinnar og/eða fínstilla skjádeilingarlotuna þína til að spila myndbönd, veldu þá samsvarandi gátreiti neðst í vinstra horninu á skjánum.

Smelltu á Advanced flipann efst á skjánum til að gera eftirfarandi:

• Deildu hluta af skjánum þínum
• Deildu aðeins tónlist eða tölvuhljóði
• Efni úr annarri ytri myndavél

Smelltu á bláa Deila hnappinn neðst í hægra horninu.

Aðdráttur bætir við bæði grænum tilkynningu um að þú ert að deila skjá og rauðum hætti að deila vísir neðst í fundarvalmyndinni, eins og sýnt er.

Aðdráttarvalmynd sem gefur til kynna virka skjádeilingu.

Zoom setur einnig græna girðingu utan um tiltekna skjáinn sem þú ert að deila sem lúmsk áminning.

Þó að annar fundarþátttakandi geti stjórnað skjánum þínum þýðir það ekki að þú sért upp á náð hans. Það er, þú getur samt hreyft músina, slegið inn lyklaborðið og framkvæmt aðrar venjulegar tölvuaðgerðir.

Skildu nákvæmlega hverju þú ert að deila

Öflugir valkostir fyrir skjádeilingu Zoom geta ruglað nýliða og jafnvel reynda notendur. Til að útrýma þessu rugli skaltu vísa til fyrstu myndarinnar í þessari grein. Af hverju sýndi Zoom alla þessa skjái?

Til að svara þessari spurningu þarf ég að koma með smá bakgrunnsupplýsingar um hvernig ég vinn. Núverandi tölvuuppsetningin mín inniheldur MacBook Pro og ASUS ytri skjá. Á þeim tíma sem ég deildi skjánum mínum var ég að keyra níu mismunandi forrit á tölvunni minni. Samanlagt skilurðu núna hvers vegna Zoom bauð mér svo marga mismunandi deilingarmöguleika. (Þegar það kemur að skjádeilingu, gerir Fundir og spjall ekki mismunun.) Til einföldunar er ég aðeins að draga fram fjögur þeirra:

• Skrifborð 1: Ef ég vel þennan valmöguleika (A), þá deili ég hvaða og öllum forritum sem keyra á skjá MacBook Pro minnar. Segðu að ég ýti á Command+Tab á Mac minn til að skipta yfir í annað forrit. (PC notendur nota Alt+Tab til að gera það sama.) Vegna þess að ég valdi áður Desktop 1, myndu allir þátttakendur halda áfram að sjá allt á skjá Mac minnar. Athugaðu að Zoom setur stóran hvítan „1“ vinstra megin á skjánum mínum til að minna mig á að ég myndi deila þessu skjáborði.
• Skjáborð 2: Ef ég vel þennan valmöguleika (B), þá deili ég hvaða og öllum forritum sem ég hef fest við ytri skjáinn minn. Þegar ég smelli á skipta yfir í annað forrit, þá halda þátttakendur áfram að sjá allt sem ég er að sýna þessum skjá. Athugaðu að Zoom setur stóra hvíta 2 vinstra megin á ytri skjánum mínum til að minna mig á að ég myndi deila þessu skjáborði.
• Tvítafla Zoom: Að velja þennan valmöguleika (C) þýðir að ég er aðeins að deila Zoom töflunni minni með fundarmönnum
• Microsoft Word: Að velja þennan valkost þýðir að ég deili Microsoft Word (D) aðeins á fundinum mínum. Þar af leiðandi, þegar ég skipti yfir í vafra eða Spotify, þá gerir Zoom sjálfkrafa hlé á skjádeilingu fyrir alla fundarmenn vegna þess að ég hef í raun fært Word í bakgrunninn. Það er, það er ekki lengur virka forritið á tölvunni minni.

Það er ekkert algert við möguleika Zoom á skjádeilingu. Sérstakar val þitt mun ráðast af vélbúnaði þínum og forritunum sem þú ert að keyra. Einfalt dæmi mun skýra mál mitt.

Samir vinnur hjá Initech og notar Microsoft Surface og tengir ekki utanáliggjandi skjá við hann. Hann er núna að nudda með bæði Microsoft Word skjal og Excel töflureikni. Þessi mynd sýnir grófa mockup af skjá Samirs.

Teiknimynd af forriti sem keyrir á borðtölvu starfsmanns.

Það er kominn tími á vikulegan fund Samirs með Bill yfirmanni sínum. Samir deilir aðeins Microsoft Word með honum. Sérstaklega í þessu tilviki er hugtakið skjáhlutdeild svolítið rangnefni. Með öðrum orðum, Samir er ekki að deila öllum skjá tölvunnar sinnar. Hann er frekar að deila aðeins einu tilteknu forriti: Word.

Ef Samir vildi deila Excel með Bill, þá yrði hann að hætta nýju skjádeilingarlotunni sinni og hefja nýjan. Auðvitað, ef Samir deildi öllu skjáborðinu sínu, þá hefði hann getað deilt báðum forritunum samtímis með Bill frá upphafi.

Að deila skjáborði með fundarþátttakendum getur verið allt öðruvísi en að deila tilteknu forriti.

Þegar þú deilir skjáborðinu þínu geturðu sjálfgefið ekki deilt Zoom forritinu sjálfu. Þú getur breytt þessari stillingu með því að fylgja þessum skrefum:

Ræstu Zoom skrifborðsforritið.

Smelltu á Stillingar táknið í efra hægra horninu. Zoom sýnir stillingarnar þínar.

Smelltu á Share Screen vinstra megin.

Veldu gátreitinn Sýna aðdráttarglugga við skjádeilingu.

Framkvæmdu mismunandi verkefni á meðan þú deilir skjánum þínum

Auðvitað gætirðu viljað gera meira en bara deila skjánum þínum. Aðdráttur gerir þér kleift að framkvæma eftirfarandi tengdar aðgerðir á núverandi skjádeilingarlotu:

• Gerðu hlé á skjádeilingarlotunni þinni
• Hættu alveg að deila skjánum þínum
• Deildu öðrum skjám þínum með notendum

Til að framkvæma þessa valkosti skaltu fylgja hverri af eftirfarandi leiðbeiningum sem þú vilt:

• Ef þú vilt hætta tímabundið að deila skjánum þínum skaltu smella á hnappinn Gera hlé á deilingu. Aðdráttur birtir skilaboð sem lesa: „Hlé er gert á skjádeilingunni þinni.
• Ef þú vilt deila öðrum skjá með fundarþátttakendum skaltu smella á hnappinn Nýtt deila.
• Þegar þú vilt hætta að deila skjánum þínum skaltu smella á rauða Hætta deilingu hnappinn fyrir neðan fundarvalmyndina í miðjunni.

Þeir sem fara ekki varlega þegar þeir deila skjánum sínum eiga á hættu að skammast sín og jafnvel missa vinnuna

Leyfðu fundarmönnum að stjórna skjánum þínum

Peter vinnur í upplýsingatækni og hann hjálpar Bob að greina vandamál í tölvum þess síðarnefnda. Af mörgum ástæðum gæti Peter viljað fjarstýra skjánum hans Bob:

• Þetta er bara skilvirkara vinnulag.
• Peter vill ekki halda áfram að gelta skipunum á Bob. (Þessi ástæða er í miklu uppáhaldi hjá mér fyrir að veita öðrum möguleika á að stjórna skjánum mínum.)
• Bob kærir sig ekki um að vita nákvæmlega skrefin sem þarf til að leysa það. Hann vill bara að Pétur sjái um þetta fyrir sig.

Segðu að þú viljir að fundarþátttakandi stjórni tölvunni þinni. Fylgdu þessum skrefum til að láta einhvern núverandi fundarþátttakanda keyra (eins og krakkarnir segja):

Dragðu músina eða bendilinn neðst á Zoom meðan á fundinum þínum stendur. Zoom sýnir fundarvalmyndina.

Smelltu á Share Screen táknið.

Eftir að þú hefur deilt skjánum þínum skaltu smella á fjarstýringartáknið.

(Valfrjálst) Veldu valkostinn Samþykkja allar beiðnir sjálfkrafa.

Til að leyfa tilteknum einstaklingi að stjórna tölvunni þinni skaltu fylgja sömu skrefum en í staðinn velja Gefðu mús/lyklaborðsstýringu til: og smelltu á nafn þátttakandans sem þú vilt láta stjórna tölvunni þinni.

Segðu öðrum á fundinum að þeir geti stjórnað skjánum þínum ef þeir biðja um aðgang.

Segðu að þú viljir ekki samþykkja allar beiðnir sjálfkrafa. Þegar þú sérð beiðni þátttakanda um að taka við stjórninni skaltu smella á bláa Samþykkja hnappinn til að veita henni stjórn á skjánum þínum.

Biðja um stjórn á skjá gestgjafa

Eftirfarandi skref eiga við um fundarmenn sem vilja biðja um stjórn á skjá gestgjafans:

Færðu bendilinn á tölvunni þinni efst í Zoom skjáborðs biðlara gluggann. Þegar þú gerir það birtir Zoom valmyndina Skoðavalkostir.

Smelltu á valmyndina View Options og veldu Request Remote Control í valmyndinni sem birtist. Aðdráttur gefur til kynna að þú sért að biðja um stjórn á skjá gestgjafans.

Smelltu á bláa beiðnihnappinn.

Aðdráttur sýnir beiðni þína um að taka við stjórn á skjá gestgjafans.

Á þessum tímapunkti þarf gestgjafinn að samþykkja beiðni þína.

Náðu aftur stjórn á tölvunni þinni

Ef þú ert gestgjafinn og vilt halda áfram að stjórna tölvunni þinni skaltu fylgja þessum skrefum:

Fara aftur á Zoom fundinn. Með öðrum orðum, stjórnaðu músinni og flipanum yfir frá hvaða forriti eða skjá sem þú varst að deila.

Færðu músina yfir fundarboðið

Smelltu á rauða Stop Share hnappinn.

Hvernig á að skrifa athugasemd á skjáinn þinn

Zoom gerir fundarmönnum kleift að gera miklu meira en að deila skjánum sínum sín á milli. Með nokkrum smellum geturðu skrifað athugasemdir á skjái annarra. Með því að gera það geturðu gefið ákveðna endurgjöf, komið með innsýnar tillögur eða bent á vandamál á þann hátt sem orð ein tekst oft ekki.

Notaðu sérstaka töflu

Líkurnar eru á að þú hafir séð líkamlega töflu á einhverjum tímapunkti í vinnunni. Með því að nota merki getur fólk í herberginu teiknað hvaða fjölda skýringarmynda sem er á þurrhreinsunartöflur. Þeir geta skjalfest viðskiptaferla, endurhannað skipulagstöflur, teiknað upp lógó, skrifað kóða eða bara hvað sem er.

Af hverju ætti Zoom að vera öðruvísi?

Eftir að þú hefur gert það sýnir Zoom töfluna sína á eftirfarandi mynd.

Aðdráttartöflu með athugasemdavalmynd.

Eftirfarandi tafla sýnir valmyndaratriði töflunnar og lýsir því hvað þeir gera.

Aðdráttarskýringarmöguleikar

Segðu að þú missir utan um valmyndina fyrir athugasemdatólið Zoom. Smelltu bara á athugasemdahnappinn í fundarvalmyndinni. Zoom færir enn og aftur athugasemdaverkfærin aftur að framan.

Skýringarverkfæri Zoom eru aðeins fáanleg meðan á skjádeilingu stendur.

Eftir að þú hefur ræst sameiginlega töfluna gætu aðrir viljað bæta sínum eigin glósum við hana. Ef þú ert þátttakandi og vilt bæta glósum við sameiginlega töflu skaltu fylgja þessum skrefum:

Frá skjáborðsbiðlaranum skaltu færa bendilinn á tölvunni þinni efst í Zoom skjáborðsbiðlara gluggann.

Í valmyndinni Skoðavalkostir sem birtist skaltu velja Annotate.

Þú getur nú bætt hvaða athugasemdum sem er á töfluna sem þú vilt.

Athugið að allir á fundinum geta skrifað athugasemdir á sama tíma.

Skýringar á skjá

Zoom þvingar ekki fundargestgjafa og þátttakendur til að nota sérstaka töflu til að gera athugasemdir. Allir á fundinum geta merkt upp venjulegan skjá og forritið sem keyrir á honum. Möguleikarnir hér eru takmarkalausir, en hér er eitt algengt dæmi.

Geno er að þróa nýja útgáfu af vefsíðu fyrir viðskiptavin sinn Jerry. Geno býður Jerry á Zoom myndbandsfund og fylgir þessum leiðbeiningum:

Deildu skjánum þínum með öðrum.

Smelltu á athugasemdahnappinn í fundarvalmyndinni.

Héðan geturðu bent á hönnunarþætti og breytingar á mun sértækari hátt en aðeins orð leyfa. Aftur á fyrra dæmið, Jerry getur nú sýnt Geno nákvæmlega hvert hann vill færa mynd eða lógóið í hausnum.

Að kalla fram aðra fundarmöguleika

Gestgjafar geta kallað fram nokkra aðra valkosti til að stjórna fundum sínum.

Fylgdu þessum skrefum til að kalla fram þessa valkosti:

Ræstu Zoom skrifborðsforritið.

Byrjaðu fund og virkjaðu myndbandið þitt.

Smelltu á þátttakendur táknið á svörtu fundarvalmyndinni neðst á skjánum. Aðdráttur sýnir nýjan skjá hægra megin.

Í neðra hægra horninu, smelltu á Meira hnappinn.

Zoom sýnir sjálfskýrandi valkosti í eftirfarandi töflu.

Viðbótarfundarvalkostir fyrir gestgjafa